Акт приёма-передачи документов



Для чего необходим акт передачи ЭЦП

Чаще всего необходимость в этом возникает у руководителей предприятий, которые физически не успевают подписывать все электронные запросы и документы, к примеру, связанные с бухгалтерией. Им гораздо проще предоставить возможность использовать ЭЦП, к примеру, главному бухгалтеру или юридическому представителю предприятия. Это позволит им сэкономить собственное время, но при этом не допустить, к примеру, потерю выгодного контракта.

Основным нормативно-правовым актом в использовании ЭЦП является ФЗ 63
. В то же время, ГК РФ 160 указывает, что ЭЦП используется в силу указания закона или акта о соглашении сторон.

Налоговое делегирование

Ст. 80 п.5 Налогового Кодекса РФ говорит о правилах подписания налоговой отчетности. Декларации и расчеты должны быть подписаны налогоплательщиком или его представителем. Иные должностные лица, включая главного бухгалтера, имеют право подписания данных документов только при наличии доверенности, оформленной в соответствии с требованиями действующего Гражданского Кодекса.

Акт приёма-передачи документовIT virus enter laptop computer via USB thumb drive



Налоговый Кодекс не запрещает передачу копии доверенности по телекоммуникационным каналам сети (ТКС). Но т.к. доверенность является юридически значимым документом, то пересылать оригинал в электронном виде нельзя (согласно письму ФНС от 10.08.2016 г. под номером 4-11/14578). В налоговую инспекцию необходимо предоставить документ с реквизитами доверенности вместе с подачей декларации.

Также данные об оформленной доверенности предоставляются в налоговую инспекцию в течение 3 рабочих дней после ее подписания. Документы разрешено передавать лично или по каналам ТКС в виде сканов, заверенных ЭЦП (квалифицированной подписью).

Правила заполнения бланка

Бланк оформляется в письменном виде, участие директора организации в процессе заполнения необходимо. Руководитель обязан утвердить и подписать акт передачи электронной цифровой подписи, а составлять документ и вносить в него все данные может один из сотрудников компании. Обычно составлением таких документов занимается юридический отдел.

Акт приёма-передачи документов

Обязательные реквизиты

Доверенность на использование ЭЦП руководителя компании обязательно должна содержать:

  • данные о представителе и представляемом лице (согласно ст. 185 ГК РФ п.1). К таким данным относят полное ФИО, серию и номер паспорта, полный адрес регистрации, ОГРН, ИНН и юр. адрес компании;
  • полный и подробный список возможных действий и полномочий, которыми наделяется представитель;
  • дату составления и заверения акта о передаче электронной подписи. Без этого по п. 1 ст. 186 ГК РФ документ не будет иметь юридической силы.

Помимо этого в акт желательно включить:

  • фактическое место жительства доверителя и доверенного лица;
  • примеры собственноручной подписи сторон;
  • термины, соотносящиеся с правовыми актами, для избежания ошибок в процессе использования ЭЦП;
  • данные о сертификате ключа ЭЦП;
  • письменное подтверждение доверенного лица о том, что закрытый ключ ЭЦП будет сохранен в тайне, а его реквизиты и иные данные не будут переданы (умышленно или случайно) сторонним лицам.

Акт приёма-передачи документовОбразец заполненной Доверенности на использование ЭЦП

Срок действия документа определяется ст. 186 ГК РФ. Если конкретная дата не указана, то срок действия доверенности сохраняется со дня ее подписания. Если доверенность оформляется для совершения действий за границей и не содержит данных о ее сроке действия, то юридическая сила сохраняется до момента ее отмены соответствующим документом.

Структура документа

Единой правильной формы для документа законодательством не предусмотрено.

В акте должны быть указаны все лица, которым разрешен доступ к электронной цифровой подписи, а заверить его должен человек, защищающий интересы компании на переговорах, участвующий в подписании договоров, соглашений и т.д. Доверенность на ЭЦП от директора должна содержать подробный список действий представителя или представителей организации (если передача осуществляется 2 и более лицам), а также личную собственноручную подпись руководителя компании. Дополнительно желательно включить передачу части обязательств доверенному лицу от руководителя, т.к. формулировки о защите интересов организации бывает недостаточно.

Еще важно прописать право доверенного лица решать промежуточные вопросы, которые могут возникнуть при подписании документов, соглашений и т.п. Помимо реквизитов организации, доверителя и доверенного лица можно указать полные контактные данные сторон

Помимо реквизитов организации, доверителя и доверенного лица можно указать полные контактные данные сторон.

Три правила при составлении приказа

Требования к составлению доверенности или приказа указаны в ст. 185-186 ГК РФ. Распространяются они и для доверенности на передачу права подписи ЭЦП. Документ должен обязательно содержать:

  • дату составления: дата окончания действия документа проставляется только в случае, если доверенность действительна меньше года;
  • полная информация об уполномоченном представителе налогоплательщика, которым может выступать стороннее физическое лицо, другая организация или сотрудник компании.

Правило первое

Универсальные правила оформления документа по передаче права подписи действительны только при подписании кадровой документации и налоговой отчетности, а также для внутрихозяйственной деятельности. Приказ должен иметь письменную форму и заверен нотариусом в случаях, если:

  • в роли доверителя выступает ИП;
  • документ предназначен для заключения сделок, требующих нотариального заверения;
  • документ предназначен для заключения сделок с недвижимостью.

В остальных случаях для признания юридической силы документа можно ограничиться печатью и подписью руководителя.

Акт приёма-передачи документовОбразец приказа на право подписи главного бухгалтера

Правило второе

Федеральное и Гражданское Законодательство не определяет единую верную форму документа, поэтому организация вправе разработать свой шаблон или образец и использовать его в дальнейшем для работы. Данный шаблон не нужно утверждать отдельным внутренним приказом, т.к. он не относится к первичным учетным документам.

Правило третье

Доверенность или приказ, составленные в письменной форме, должны обязательно содержать:

  • дату выдачи;
  • подпись руководителя;
  • реквизиты компании и ее организационно-правовую форму;
  • полные ФИО уполномоченного сотрудника;
  • паспортные данные, включая номер государственного подразделения, выдавшего паспорт.

Образец подписи, контактные данные и срок действия доверенности не относятся к обязательным реквизитам и указываются по желанию сторон.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

(Образец)

УТВЕРЖДАЮ                          УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ОИВ                   Руководитель Уполномоченного
                                   удостоверяющего центра
__________________ И.О. Фамилия    __________________ И.О. Фамилия
"___"_______________ 200_ г.       "___"________________ 200_ г.
М.П.                                М.П.
                              АКТ
      СДАЧИ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ РАБОЧЕГО МЕСТА СО СРЕДСТВАМИ ЭЦП
"____"_________ 200_ года                                г. Москва
   Настоящий акт составлен _______________________________________
                                     (наименование ОИВ)
в лице ___________________________________________________________
                     (должность, фамилия, имя, отчество
__________________________________________________________________
                    уполномоченного лица ОИВ)
и представителем:
в лице ___________________________________________________________
            (фамилия, имя, отчество сотрудника Уполномоченного
__________________________________________________________________
                     удостоверяющего центра)
о том,  что Уполномоченный удостоверяющий центр выполнил следующие
работы:
   1. Установил средства ЭЦП, рег. No. __________ на рабочее место
уполномоченного лица ОИВ.
   2. Выполнил необходимые настройки.
   3. Провел обучение уполномоченного лица правилам работы с ЭЦП и
средством ЭЦП.
Уполномоченное лицо               Сотрудник Уполномоченного
                                  удостоверяющего центра
___________________ И.О. Фамилия  ___________________ И.О. Фамилия
"___"___________________ 200_ г.  "___"___________________ 200_ г.

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Акт: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Акт» по всему сайту
  • «Акт сдачи в эксплуатацию рабочего места со средствами электронной цифровой подписи».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Акт сдачи-приемки услуг агента (приложение к агентскому договору на распространение услуг связи оператора)
  • Акт сдачи-приемки этапа научно-исследовательской (опытно-конструкторской) работы, выполненной по договору
  • Акт сдачи-приемки научно-исследовательских (опытно-конструкторских) работ, выполненных по договору
  • Акт сдачи-приемки научно-технической продукции, произведенной по государственному контракту на выполнение научно-исследовательской (опытно-конструкторской) работы
  • Акт сдачи-приемки работ (приложение к договору на оказание консультационных (юридических) услуг по представлению интересов заказчика в арбитражном суде)
  • Акт сдачи-приемки выполненных работ по государственному контракту, заключенному в рамках ФЦП «Научные и научно-педагогические кадры инновационной России» на 2009 — 2013 годы
  • Акт сдачи-приемки (приложение к договору на выполнение проектно-изыскательских работ по землеустройству, земельному кадастру и мониторингу земель)
  • Акт сдачи-приемки земельного участка на территории города Москвы
  • Акт сдачи-приемки материалов и технической документации (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)
  • Акт сдачи-приемки работ (услуг) (приложение к договору на выполнение работ и услуг с передачей оборудования в безвозмездное пользование)

Акт приема передачи печати организации на основании приказа

Акт приёма-передачи документов

Очень важно также точно указать период времени, в течение которого этими ценностями будет распоряжаться другое должностное лицо. После завершения оформления акта приёма-передачи этот документ необходимо заверить передаваемой печатью

Обязательный атрибут составленного документа – подпись руководителя предприятия (организации), которая подтверждает передачу имущества.

Образец акта приема-передачи печати скачать (Размер: 25,0 KiB | Скачиваний: 6 804) Категория: Акты

Как составить акт приема-передачи печати организации?

Документ составляется несколькими лицами:

  1. Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
  2. работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.
  3. Лицо, которому передаётся штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
    • доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
    • нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
    • работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.
  4. доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
  5. нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;

Для регистрации факта передачи необходимо указать в документе фамилию, имя и отчество, а также должность каждого участвующего в процессе лица.

Акт приема передачи печати организации на бухгалтера

Документ создается в трех экземплярах:

  1. один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
  2. второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
  3. третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

  1. Сотрудник, у которого печать находилась на хранении. Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
  2. Лицо, которому передаётся штамп. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
  1. доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;

Простой образец акта приема передачи документов

Акт приема-передачи документов предназначен для оформления процедуры отправки значимой документации согласно определенному перечню. Данный бланк служит вариантом подтверждения получения определенным лицом определенного документа.

СКАЧАТЬ образец акта приема передачи документов

Предназначение документа

Бланк акта заполняют юридические лица, если намереваются передать значимые юридические документы в следующих ситуациях:

  1. Документы другим юрлицам в рамках договора.
  2. Кадровые документы при переводе или увольнении сотрудников, а также ликвидации подразделений и т.д.

Документ фиксирует факт вручения деловых бумаг, позволяя впоследствии доказать исполнение своих обязанностей перед другой стороной. Акт может заполняться как в рамках исполнения обязательств по договору, так и в других ситуациях по просьбе сторон, одна из которых нуждается в документации.

Надлежаще составленный приемопередаточный акт имеет юридическую силу, так как составление и подписание данной бумаги будет служить свидетельством совершений действий при разбирательствах в суде.

Документ подписывается между двумя сторонами в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон – отправителю и получателю.

Обязательные реквизиты

Несмотря на то, что в российских законах нет утвержденной единой формы документа, следует соблюдать определенные требования при составлении и подписании акта. В противном случае документ будет считаться недействительным и не сможет быть использован в качестве доказательства получения адресатом требуемого документа.

Придерживаясь следующих рекомендаций, компания разрабатывает приемопередаточный акт самостоятельно:

  1. Документ должен иметь название.
  2. Указывается дата, когда акт был составлен и место его оформления.
  3. Компания, передающая документы, вносит в акт свое полное название в качестве отправителя.
  4. Указывается конкретное ответственное лицо, оформившее акт: его должность и полное имя.
  5. Вносят сведения об адресате, т.е. лице, которое должно получить определенные документы. Название организации пишут полностью с указанием формы собственности.
  6. В документе обязательно отражают информацию о лице, которое должно получить список документации: полное ФИО и его должность.
  7. Информация о документах может быть занесена в виде таблицы, в которой содержатся сведения о названии документов, их регистрационных номерах.
  8. Приемопередаточный акт должен содержать подписи ответственных сотрудников предприятия, участвующих в процессе передачи документов с обеих сторон.
  9. Документ является юридически значимым и нуждается в заверении печатью в организации, составившей подобный акт.

Данный бланк может заполняться и в случае передачи документации между физическими лицами. В таком случае вместо полного названия юрлица указывают паспортные данные сторон, а подписи не заверяются печатью ввиду их отсутствия.

Если документы передаются в оригинале, информация об этом должна быть отражена в акте. В случае утери или порчи составленный акт позволит урегулировать ситуацию с соответствующими органами. Так как риск утраты документов присутствует всегда, рекомендуется накануне передачи делать копии со всех оригиналов.

На видео об оформлении передачи документов

Акт приема-передачи документации применяется и в работе кадровой службы. При передаче важных личных документов не только составляется акт, но и проверяется их соответствие указанному в акте перечню и на подлинность. Это позволит избежать нежелательных разбирательств, если между сотрудником и организацией появятся какие-либо претензии.