Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте



Метод расстановки приоритетов

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте

3

Методика «АБВ» подразделяется на 3 категории• А – очень важное,• Б – важное,• В – располагающий (приятный).Далее задачи делятся на иерархию подкатегорий А1, А2, Б1, Б2, В1 и тд.4. Не очень эффективная, хотя достаточно популярная методика расстановки приоритетов основывающаяся по «принципу мишени», а именно, человек принимается за выполнение тех задач, которые поступили первыми

Может быть данный способ, кому-то действительно приносит пользу, однако разделить задачи на не важные и важные он не может.Метод расстановки приоритетов не только экономит время, но и позволяет осуществить все запланированные задачи, что в свою очередь приводит дела в порядок и помогает обрести успех при их выполнении.

5 методов приоритизации для менеджеров проектов и IT команд

Метод MoSCoW для категоризации задач

  • M – задачи и требования, которые имеют самый высокий приоритет и должны быть первоочередно применимы к продукту в первую очередь. Без них релиз не будет выполнен (это must).
  • S – важные требования, но не с самой высокой приоритетностью. Обычно они не имеют решающего значения, но все равно обязательны к исполнению (это should).
  • C – требования и задачи, желательные для релиза (это could).
  • W – наименее критичные требования, их можно проигнорировать или перенести до следующих релизов (это would).

Hygger.io


Must Have — внедрить Priority Chart — график, на котором можно отбирать самые ценные идеи и отдавать их в разработку, ранжировать идеи по метрикам Value / Efforts, обеспечить поддержку разработки с помощью Kanban и Sprint досок, добавить Burndown Chart для трекинга прогресса по спринту.



Should Have — внедрить функцию Time tracking для учета отработанного времени, Cycle /Lead Time Report для контроля над процессом, сделать интеграцию со Slack для получения обновлений на досках.

Could have — добавить раздел My Tasks, где можно посмотреть все задачи в разных статусах, внедрить Client Access для приглашения клиентов в проект.

Would Have — обеспечить SAML SSO /G Suite SSO для единого входа сотрудников в приложение, добавить Calendar View для доски, добавить интеграцию с системами управления проектами (JIRA, PivotalTracker, Trello, и др.)

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте

Модель Кано

Ожидаемые свойстваЧасто в качестве примера ожидаемых свойств приводят работу авиалиний. Гарантия того, что всем хватит места в салоне самолета – это ожидаемое свойство.Основные свойстваВ примере с авиалиниями, основным свойством может быть отсутствие пересадок на длительном маршруте.Свойства, вызывающие восхищениеВаш любимый десерт на борту авиаперевозчика – пример такого свойства.Расстановка приоритетов в тайм-менеджментестатье

Техника Story Mapping

Горизонтальная осьВертикальная осьГруппы связанных историй

Внутриорганизационные методологии

Методология KJ

  • Выбрать ведущего (модератора).
  • Приготовить много стикеров разных цветов.
  • Найти помещение со свободной стеной или большой доской.
  • Разместить флип-чарт или отдельную доску для результатов.

8 этапов методологии KJ

  1. Выберите центральный вопрос, который будет стимулировать результаты. Каждый сеанс предполагает свой центральный вопрос.
  2. Организуйте рабочую группу. Участники группы должны быть из различных отделов компании.
  3. “Выгрузите данные” Для этого понадобятся стикеры. Каждому участнику группы предлагается инициировать мозговой штурм в разных направлениях.
  4. Разместите стикеры на стенке в рандомном порядке. Каждый участник, при необходимости, может добавить новые стикеры на дальнейших этапах.
  5. Сгруппируйте похожие тематики. Когда все стикеры на стене добавлены, вся группа начинает группировать похожие темы.
  6. Присвойте имена. Участники должны присвоить имя каждой группе, используя стикеры другого цвета.
  7. Проголосуйте за наиболее важные, с вашей точки зрения, группы, которые помогут ответить на центральный вопрос.
  8. Оцените самые важные из групп. Все стикеры помещаются на доске и располагаются по количеству голосов. Участники могут объединять подобные группы, что добавляет их голоса и поднимает их рейтинг. Когда 3-4 группы очевидно опережают остальные, активность завершается.

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте

Техника приоритезации Feature Buckets

Metrics Мovers Customer RequestsDelightStrategicBacklog Priority Chartплатформа для product менеджеров Hygger.io

  • Quick Wins – идеи первоочередного порядка.
  • Big Bets – идеи с высоким приоритетом, но которые могут быть выполнены после Quick Wins.
  • Maybes – идеи с меньшей ценностью и срочностью.
  • Time sinks – идеи, которые вовсе можно отложить или удалить.

Расстановка приоритетов в тайм-менеджментеНадеюсь, описанные выше методологии определения приоритетов помогут вам расставить акценты и научиться определять самые важные задачи и выявлять те, которые могут тормозить рабочие процессы. Экспериментируйте и добивайтесь хороших результатов!

Практика применения матрицы Эйзенхауэра Дуайта Дэвида

Нарисуем 4 вадрата Эйзенхаура, обозначим каждый кввдрат буквами:

А

Важно и срочно(красный);. Б

Важно и не срочно(зеленый);

Б

Важно и не срочно(зеленый);. В

Неважно и срочно(синий);

В

Неважно и срочно(синий);. Г

Неважно и не срочно(белый)

Г

Неважно и не срочно(белый)

Начинаем выполнение всех дел по алфавиту, т. е. сначала задачи пункта «А», затем «Б», «В» и в конце «Г». Пока не выполним дела квадрата «А»,
не приступаем к «Б». Затем пока не сделаем пункт «Б» не начинаем задачи из «В» и т. д. В общем, работаем последовательно шаг за шагом, не
меняя порядка.

А теперь к практике, допустим, у нас есть следующий список входящих дел:

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте

Теперь отсортируем список входящих задач, проставим рядом, напротив каждого пункта, букву квадрата, к которому можно отнести данную задачу.

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте

Теперь вы знаете с чего начинать, чтобы успеть сделать главное. Просто сначала выполняете дела из квадрата «А», потом «Б», затем «В» и «Г»,
если будет время.

СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:

8 Главных жизненных ценностей человека

Важно оценивать степень важности не в уме, а на листке, т. к

когда дел становится более 7+-2, то расстановка приоритетов может быть ошибочна,
поскольку наш мозг не предназначен для таких операций в уме. Именно около 7+-2 дел мы можем хранить в памяти, остальное забывается.
Написанные на листке задачи, куда легче и быстрее, а главное, точнее можно отсортировать, не жалейте время на записи.

Еще можно переписать список в квадраты для наглядности, особенно, как только начнете применять метод Эйзенхауэра, но это необязательно.

Как вы уже понимаете,— суть работы с принципом Эйзенхауэра: разделение задач и концентрация на первых двух квадратах.

Работа в соответствии с принципом Эйзенхауэра поможет уменьшить количество авралов на работе и вы станете больше успевать.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также
по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др.
задавайте их мне, постараюсь помочь. Еще возможна
консультация по skype.

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения 😉

Подписывайтесь по email

Добавляйтесь
Смотрите

ПОХОЖИЕ ВИДЕО И СТАТЬИ:
— Принцип Парето 20/80 на практике — 8 Главных жизненных ценностей человека — 7 шагов организации рабочего места — 12 способов избавиться от лени — 8 поглотителей времени (хронофагов)

Насколько вы готовы быть руководителем

Лимит времени:

из 15 заданий окончено

Вопросы:

  1. 1
  2. 2
  3. 3
  4. 4
  5. 5
  6. 6
  7. 7
  8. 8
  9. 9
  10. 10
  11. 11
  12. 12
  13. 13
  14. 14
  15. 15

Информация

Данный тест поможет выявить ваш скрытый потенциал. Вы узнаете сможете ли вы управлять компанией, если прямо сейчас вы станете главой этой компании.

Вы уже проходили тест ранее. Вы не можете запустить его снова.

Тест загружается…

Вы должны войти или зарегистрироваться для того, чтобы начать тест.

Вы должны закончить следующие тесты, чтобы начать этот:

Результаты

Правильных ответов: из 15

Ваше время:

Время вышло

Вы набрали из баллов ()

  1. 1
  2. 2
  3. 3
  4. 4
  5. 5
  6. 6
  7. 7
  8. 8
  9. 9
  10. 10
  11. 11
  12. 12
  13. 13
  14. 14
  15. 15
  1. С ответом

  2. С отметкой о просмотре

  1. Задание 1 из 15

    1.

    Смысл стратегии с точки зрения управления организацией состоит в том, что стратегия

    • Открывает сотрудникам пути к радости, веселью и благожелательному расположению начальства

    • Концентрирует усилия сотрудников, придает им уверенность и повышает чувство принадлежности к уникальному коллективу

    • Подсказывает наиболее успешные маркетинговые ходы

    Правильно

    Неправильно

  2. Задание 2 из 15

    2.

    Какая величина является основным показателем относительной результативности бизнеса

    • Прибыль

    • Норма возврата на капитал

    • Чистая приведенная стоимость

    Правильно

    Неправильно

  3. Задание 3 из 15

    3.

    Важнейший ресурс, за который обычно борются группы во внутриорганизационных политических играх

    • Власть

    • Лояльность клиентов

    • Расходная часть бюджета

    Правильно

    Неправильно

  4. Задание 4 из 15

    4.

    Какие бизнес-процессы создают добавленную стоимость?

    • Бизнес-процессы развития

    • Основные бизнес-процессы

    • Обеспечивающие бизнес-процессы

    Правильно

    Неправильно

  5. Задание 5 из 15

    5.

    Что из перечисленного ниже может являться критическим фактором успеха для торговой организации?

    • Мы должны иметь самый широкий ассортимент среди предприятий нашей отрасли

    • Мы должны увеличить долю рынка с 10% до 15% в течение следующих трех лет

    • Мы должны приходить на работу вовремя

    Правильно

    Неправильно

  6. Задание 6 из 15

    6.

    Кто должен принимать окончательное решение при оптимизации бизнес-процесса?

    • «Владелец» процесса

    • Генеральный директор

    • Функциональные руководители подразделений, участвующих в бизнес-процессе

    Правильно

    Неправильно

  7. Задание 7 из 15

    7.

    Что из перечисленного является основным барьером при реализации проекта по оптимизации бизнес-процессов и организационной структуры?

    • Персонал

    • Финансы

    • Государство

    Правильно

    Неправильно

  8. Задание 8 из 15

    8.

    Как строится набор задач в Положении о маркетинговой службе?

    • В соответствии с функциями маркетинга

    • Согласно действующим распоряжениям руководителя службы маркетинга

    • Согласно штатному расписанию

    Правильно

    Неправильно

  9. Задание 9 из 15

    9.

    Вы выпускаете несколько товаров (оказываете разнообразные услуги). В каком случае Вы можете претендовать на то, что у Вас в портфеле есть бренд?

    • Возможность получения дополнительной прибыли от названия

    • Высокая известность

    • Высокая стоимость

    Правильно

    Неправильно

  10. Задание 10 из 15

    10.

    Вы работаете на промышленном рынке, где предлагаете оборудование, интересное в нашей стране не более чем 20-25 предприятиям. Какие средства рекламы Вам надлежит использовать преимущественно?

    • Ежедневные многотиражные газеты

    • Личные продажи

    • Телевидение

    Правильно

    Неправильно

  11. Задание 11 из 15

    11.

    Вы хотите понять, достаточное ли количество менеджеров обслуживает сбытовую территорию. Вы начнете с

    • создания фотографии рабочего дня

    • опроса менеджеров

    • расчетов издержек на содержание службы сбыта

    Правильно

    Неправильно

  12. Задание 12 из 15

    12.

    В какие проекты целесообразнее направить собственные инвестиции?

    • с меньшей степенью риска, но в том же направлении бизнеса, что и имеющееся традиционное

    • самые рискованные проекты

    • на заработную плату

    Правильно

    Неправильно

  13. Задание 13 из 15

    13.

    Какой из перечисленных показателей является наиболее важным при формировании финансовых целей?

    • объем выручки от реализации продукции и услуг

    • среднесписочное число работающих на предприятии и по совместительству

    • объемы закупок сырья и материалов и товаров для перепродажи

    Правильно

    Неправильно

  14. Задание 14 из 15

    14.

    Когда целесообразно принимать решение о продаже отдельного направления (либо бизнеса в целом) для получения максимальной цены за данный бизнес?

    • в момент минимального уровня конкуренции на данном рынке, с падающей динамикой максимальных цен

    • в момент выхода с рынка с минимальным уровнем конкуренции ввиду отсутствия спроса

    • в момент выхода с новым продуктом на рынок, со стабильной динамикой роста цен

    Правильно

    Неправильно

  15. Задание 15 из 15

    15.

    Когда НЕ эффективно развитие сотрудников в организации?

    • Когда организация будет существовать короткое время

    • Развивать сотрудников полезно всегда

    • Когда на это нет денег

    Правильно

    Неправильно

2 квадрат Важно и не срочно

СТАТЬЯ ПО ТЕМЕ:

11 способов расставить приоритеты

Регулярное выполнение всех задач именно из этого квадрата — показатель вашего успеха и продуктивности.
К данному квадрату относятся дела, которые могут подождать, но от их невыполнения будут серьезные негативные последствия.

Важная задача отличается от неважной тем, что последствия при их невыполнении разные. Чем важнее задача, тем сильнее отрицательные последствия
от ее невыполнения

Поэтому отдаем предпочтение выполнению сначала важных задач и только потом срочных.

В идеале все важные как срочные, так и несрочные задачи должны быть выполнены полностью. Среди дел из данной области можно отметить такие как:
задачи по личностному развитию, заботе о здоровье, например: своевременно обратиться ко врачу и предупредить заболевание, овладеть базовыми навыками
английского языка для повышения по работе и др., как правило, это ключевые задачи, которые могут сильно изменить вашу жизнь.

Все мы понимаем, что успеть все запланированное, в большинстве случаев невозможно. Хотя бы потому что возникают непредвиденные обстоятельства,
которые вносят серьезные коррективы в планы

Учитывая этот факт лучше сделать важные задачи, от которых сильно зависит ваша жизнь, чем неважные дела.
Поэтому так важно сортировать задачи согласно правилу Эйзенхауэра.

Когда мы правильно распределяем дела и начинаем работу с наиболее важных, то становится меньше авралов, т. е. мы успеваем сделать дела, пока они не
стали срочными

А это очень важно ведь, когда на срочные дела не всегда хватает времени — они получаются недоделанными и мы устраиваем испытание
своим нервам, пытаясь успеть к сроку. В то же время при регулярной работе с квадратом важно и не срочно вы можете уделить на каждую задачу именно
столько времени, сколько она требует, в итоге количество авралов и стрессовых ситуаций уменьшится, а качество работы вырастит

По аналогии из
обычной жизни лучше своевременно делать профилактику болезни, чем запустить и в конце испытывать сильную боль и серьезные последствия в будущем.

Двухмерные формы обзора

К сожалению, Outlook, в отличие от Excel, дает гораздо меньше возможностей
для «двухмерного» обзора, когда мы структурируем не просто список задач, но их
распределение по плоскости. Поэтому в этой главе я приведу примеры организации
обзора не только на Outlook, но и на Excel.

Для обзора оперативных задач, особенно при управлении в условиях аврала и цейтнота,
бывает удобно применять один лист Excel, организованный по МСВ-принципу. По сравнению
с Outlook это дает гораздо более комфортный обзор, и более высокую легкость оперирования
с записями это просто строчки в Excel, для вписывания и перемещения которых
не нужно совершать так много действий, как для операций с задачами в Outlook.

Расстановка приоритетов в тайм-менеджментеРис. 13. МСВ-планирование в Excel

Центр внимания на этой странице — подраздел «Сегодня», в котором лежит основной
To do list, список задач

Чем ближе к вершине — тем ближе к «фокусу внимания»;
акцентировать внимание на отдельных задачах также можно с помощью цвета или полужирного
шрифта. Область близкого внимания разделена на несколько подразделов: текущие
проекты и цели, информация к сведению, задачи на контроль, навигатор по нужным
документам, ссылки на базы данных, хаос мыслей и задач для «разгребания»

Задачи
легко и быстро перетаскиваются между подразделами.

Возможности применения двухмерных форм обзора в Outlook связаны в основном
с уже упоминавшимся графиком Гантта. Напомню, это широко известный в проектном
менеджменте инструмент планирования, позволяющий отображать длительности задач,
сроки их исполнения, и взаимосвязи между ними.

Рис. 14. График Гантта

С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных
рутинных задач. Как правило их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы
они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные
задачи, так и еженедельные. Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается
галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении «провисов», когда
какая-то задача не выполняется сликшком долго (например, не создаются резервные
копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). В Excel такой обзор
организуется с помощью обычной таблички, в Outlook с помощью пользовательских
полей типа «Да/Нет», как показано на Рис. 15

Обратите внимание, что даты в столбцах
– это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна
быть выполнена

Расстановка приоритетов в тайм-менеджментеРис. 15. Пример графика регулярных задач

Сравнительно сложную форму графика Гантта также можно использовать для обзора,
но к сожалению скорее в Excel, чем в Outlook. Как правило это бывает удобно для
стратегического планирования. Например:

Расстановка приоритетов в тайм-менеджментеРис. 16. График Гантта с обзором проектов в Excel

На рисунке приведено достаточно «грубое» планирование проектов, временная сетка
– месяцы и недели. Аналогичный график можно применять для более детального планирования,
задав подневную временную сетку.

Еще один пример применения такого рода форм дает участник ТМ-сообщества Дмитрий
Литвак, руководитель проектного офиса банка «Русский стандарт». Его система планирования
дня в Outlook выглядит следующим образом:

Расстановка приоритетов в тайм-менеджментеРис. 17. Планирование дня с помощью «Упрощенного графика Гантта»

Примерное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце
формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались
в верхнюю часть обзорной таблицы.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов: сделайте это правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2

Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным»

«Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3

Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным

Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты

Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!. 1

Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А___________%

B____________%

С____________%

D_________%

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет

2,____________________=_________ — приоритет

3.____________________=_________ — приоритет

4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________

Вместо этого: __________________________

Расстановка приоритетов

Расстановка приоритетов в тайм-менеджменте

Когда вы выбираете, какую из нескольких задач надо выполнить, можно использовать несколько инструментов по расстановке приоритетов. Основные из них приведены ниже. Если вы привыкли использовать лишь один метод расстановки приоритетов, эксперементируя с новыми методами можно найти более подходящий для вас.

Помните, является общепризнаным, что 20% ваших усилий составляют 80% вашего успеха (принцип Парето). Так что, если в вашем списке задач 100 пунктов, возможно только около 20 из них будут ключевыми, на которых нужно сосредоточится. Какой бы метод расстановки приоритетов вы ни использовали, вы должны быть уверены, что он поможет вам выдлить эти задачи.

Квадранты Кови

Стивен Кови описал высокоуровневую систему расстановки приоритетов в своей книге “Семь привычек высокоэффективных людей”. По этой методике задачи относятся к одному из четырёх квадрантов:

Важное и срочное
Важное, но не срочное
Неважное, но срочное
Неважное и несрочное

Др

Кови отмечает, что высокоэффективные люди основное внимание уделяют квадранту II и это уменьшает затраты времени в других квадрантах. Хотя система не поможет вам решить, какие дела из квадранта I сделать первыми, а какие вторыми, может быть очень полезным решить, к какой категории относятся ваши задачи

Другое название “Квадрантов Кови”, более принятое в отечественной практике тайм-менеджмента, – матрица Эйзенхауэра. Если и имеются какие-либо различия между этими методиками, они находятся далеко за пределами этого краткого изложения.

Метод АБВ

Я впервые узнал про эту схему, когда использовал бумажный органайзер Франклина.

Он ранжирует задачи по трём категориям:

А – жизненно важное
Б – важное
В – приятное

Затем задачи подразделяются в этих категориях на А1, А2, А3, …, Б1, Б2, … и так далее. Заметтье, что категории А, Б, В имеют прямую взаимосвязь с квадрантами I, II, III рассмотренными Кови в книге “7 привычек высокоэффективных людей”.

Многие люди находят этот метод расстановки приоритетов очень полезным.

Хотя стандартные списки задач в КПК Pocket PC и Palm не поддерживают эту систему, существует несколько очень хороших сторонних программ, исправляющих этот недостаток.

Например, Pocket Informant и Agenda Fusion для Pocket PC используют расстановку приоритетов и добавляют массу других полезных возможностей. Следующий скриншот демонстрирует расстановку приоритетов задач в Pocket Informant:

Если вы используете Microsoft Outlook, вы возможно уже уведомлены что там используется три градации приоритетов для задач: Высокий, Обычный, Низкий. Это, разумеется, соответствует приоритетам А, Б, В. Pocket Outlook на Pocket PCs и смартфонах использует ту же систему приоритетов.

На Palm для расстановки приоритетов используется численный рейтинг от 1 до 5. При синхронизации с Outlook приоритеты 1 и 2 становятся “Высоким” приоритетом, значение 3 превращается в “Обычный”, а 4 и 5 преобразовываются в “Низкий” приоритет.

Метод результат против времени

По этому методу, вы оцениваете каждую задачу по результату который вы получите от неё и времени, которое понадобиться для выполнения задачи. Задачи дающие существенный результат и требующие мало времени будут идти первыми. Соответственно, задачи дающие малую выгоду и занимающие много времени будут выполняться последними или не выполнятся вовсе.

Завершающая мысль

Иногда приоритеты сдвигаются. Все мы жонглируем задачами. Нам нужна уверенность в том, что наши приоритеты соответствуют нашим личным целями и целям наших организаций. Поэтому требуется переиодический пересмотр и еженедельный сеанс планирования.

Also, while the message has been out for years that organizations should clearly communicate their goals and priorities, research continues to show that many organizations are not good at this. Hence, you may need to make an effort to identify the goals and priorities of your organization, to ensure your priorities are consistent with those.

Наконец, чтобы подчеркнуть то, что было отмечено в начале этой страницы, вы должны извлекать все преимущества из Принципа Парето. The best discussion I have ever seen of this is in Tim Ferriss’ book The 4-Hour Workweek: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich.

I am personally convinced that Ferriss is the New Time Management Guru.

Градация приоритетов

Я предлагаю вам один из самых лучших методов определения приоритетов, который помогает эффективно экономить время. Его преимущество заключается в чрезвычайной простоте применения.

Чтобы удвоить производительность в любой сфере жизни, необходимо определить среди всех своих задач самую ценную, а затем заставить себя выполнить ее до конца

Весь тайм-менеджмент строится на том, чтобы помочь вам еще до начала работы выявить самое важное из всех дел

Приоритет задачи в каждый данный момент времени зависит от того, какие потенциальные последствия имеет ее выполнение (или невыполнение). Важным следует считать то дело, которое будет иметь самые серьезные последствия. Все преуспевающие люди отличаются тем, что в ходе планирования постоянно думают о последствиях своих действий.

Предлагаемый вам метод градации приоритетов АБВГД должен применяться перед тем, как вы беретесь за работу. Внимательно проанализируйте составленный вами перечень мероприятий и поставьте напротив каждого пункта соответствующую букву в зависимости от его значимости.

3 квадрат Неважно, срочно

Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело
важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать»

Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему
следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия. К неважным
задачам можно отнести следующие: позвонил коллега и попросил помочь в несущественной задаче, вам предлагают участие в соц. опросе или просто
знакомый зашел поболтать о жизни.

Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:

— вынуждены прерываться с важных задач;

— на фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.

Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и
просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно
сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным
делом — перезвоните.

Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше
переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.