Повышение эффективности рабочего времени



Основные показатели баланса

Во многом стабильность функционирования предприятия обуславливается рациональной деятельностью его сотрудников. Чем с большей полезностью расходуются рабочие часы, тем выше индексы, определяющие экономическую эффективность работы организации. Поэтому основная задача руководства — минимизирование потерь трудовых часов, за счет аннулирования обстоятельств, оказывающих на них прямое влияние

Именно поэтому важно проводить анализ использования рабочего времени. Для этого применяются основные показатели баланса рабочего времени на одного человека:

  • Календарный (Кф). Значение показателя = 365 календарных дней;
  • Номинальный, режимный. Буквенное обозначение – Нф. Это значение исчисляется по формуле:

Где,

Твых – регламентированные законодательством праздничные и выходные дни;

Тнеяв – число дней (часов), в течении которых работник отсутствовал на производстве по различным причинам (болезнь, прогул, отпуск и другое);



Твп – число дней (часов) внутри дневных или сменных простоев;

Т – фактическая продолжительность трудового периода.

Качественность использования имеющихся трудовых кадров определяется по количеству рабочего времени, отработанного одним работником в базовом периоде. Затем составляется совокупный показатель по каждой рабочей категории, подразделению, а на последок по всему производству в целом.

Структура затрат

Нормирование труда – это важный момент производственного менеджмента, задачей которого является определение затрат рабочего времени в количественном выражении на выполнение различных рабочих действий.

То есть нормирование заключается в точной сопоставимости между величиной выполняемых работ и количеством необходимых трудовых и производственных ресурсов, необходимых для ее выполнения.

Повышение эффективности рабочего времениЭтот показатель в первую очередь нацелен на оценку трудоемкости выполнения единицы конкретного задания.

Для организации продуктивной работы сотрудников предусматриваются необходимые перерывы, которые включаются в рабочий период. Совокупность предусмотренных перерывов и периода выполнения задания относятся к рабочему периоду.

Время работы это показатель, включающий в себя трудовой период затраченный непосредственно на выполнение производственных задач и время, несвязанное с выполнением основных обязанностей именно для данного конкретного работника.

Время выполнения производственных задач делится на:

  1. Подготовительно-заключительное (ПЗв), связанное с получением задания, подготовкой места для выполнения трудового процесса, отчет о выполненной работе либо сдача готовых изделий;
  2. Оперативное время. Это трудовой период непосредственно с выполнением основного производственного процесса: производством продукции, отладкой и корректировкой устройств, задействованных в рабочем процессе. В связи с этим операционное время делят на: оперативный период (ОПв) и вспомогательный (ВПв);
  3. Период обслуживания рабочего места (ОРМв). Это временные затраты связанные, например, с загрузкой сырья или перемещением детали от одного станка к другому. Такие процедуры постоянно повторяются во время каждого нового цикла.

Каждый из выше перечисленных временных этапов подразделяется на подэтапы. Разберемся с этим поподробней. Так подготовительно-заключительный период делиться на время:

  • получения задания, инструмента, допуска к работам, необходимого сырья;
  • изучение с особенностей выполнения задания, чертежей, технических особенностей изготовления продукции;
  • вводного инструктажа;
  • передачи неизрасходованного материала на хранение, возврат полученного в начале смены инструмента и заготовок;
  • передача выполненного задания в ОТК (отдел технического контроля).

Главное к чему стремятся нормировщики трудового процесса – это сокращения всевозможных непроизводственных затрат, таких как:

  • изготовление продукции ненадлежащего качества и бракованной продукции. Переделка некачественных изделий;
  • работ, выполняемых не в соответствии с производственным регламентом и технологическими инструкциями;
  • потерь времени из-за отсутствия материала или необходимого инструмента. Поиск наладчика оборудования или необходимых чертежей и тому подобные простои.

В структуры затрат рабочего времени включаются перерывы, которые могут быть как регламентированными, так и не регламентированными.

Регламентированные перерыва направлены на отдых сотрудника для подержания бодрости, концентрации внимания и предупреждения повышенной утомляемости. Все нерегламентированные перерывы связаны с нарушением технологии производства. Это может быть связано с отсутствием материалов, поломкой оборудования и тому подобное.

Цели анализа

Повышение эффективности рабочего времениПрежде чем приступить к анализу, необходимо четко разграничить весь кадровый состав организации на непосредственно связный с производством продукции – промышленно-производственный и специалистов, чья деятельность косвенно влияет на выполнение производственных задач – непромышленный персонал.

Промышленно-производственные кадры – это работники напрямую связанные с выполнением основных видов деятельности предприятия. Непромышленные кадры – это лица занятые уборкой территории, работники столовой или медицинской службы, если такие имеются в штатном расписании организации. Анализировать эффективность их работы не имеет смысла, так как она напрямую не связана с выполнением производственных задач.

Особо важную роль на производственных предприятиях имеет качественный подход к расстановке рабочей силы, то есть объемы выпускаемой продукции должны зависеть не от количества, задействованного для ее изготовления персонала, а от качества его работы.

Проведение анализа использования рабочего времени – это первостепенная задача для аналитической работы особенно на больших производственных предприятиях.

Специалист, проводящий исследование преследует следующие цели и задачи:

  1. Проведение совокупного анализа качества расходования времени, выделенного на работу;
  2. Выявление факторов и масштаба их воздействия на целесообразное расходование рабочего дня;
  3. Изучение качества использования трудовых ресурсов и выявление их резервов;
  4. Расчет и объяснение причин временных потерь в течение каждого трудового периода или процесса;
  5. Обнаружение дополнительных запасов рабочего времени;
  6. Соразмерность распределения рабочего персонала по участкам, то есть где присутствует переизбыток, а где нехватка;
  7. Вычисление продуктивности приложения усилий каждого сотрудника и в совокупности по участкам, цехам и производству в целом. Сопоставление текущего показателя с коэффициентами прежних периодов. Выявление признаков, повлиявших на перемену производительности.

Эти исчисления, позволяют выявить по какому пути использования производственного состава движется предприятие: по экстенсивному или интенсивному. То есть увеличение выработки получается за счет увеличения количества рабочей силы или за счет ее более рационального использования.

Рекомендации по повышению эффективности использования фонда рабочего времени

Повышение эффективности рабочего времениДля каждого обособленного предприятия специалисты по анализу рабочего времени предоставят индивидуальный список мероприятий, составленный на основании проведенного анализа. При этом воздействие на работников предприятия не должно включать только репрессивные действия в отношении прогулов, несанкционированных простоев или других нарушений рабочего процесса. Мероприятия должны включать в себя действия, направленные на стимулирование работников на рациональное использование рабочего времени, а также профилактические действия, предупреждающие возникновение процессов, снижающих качество использования фонда производственного времени.

Обычно в процессе анализа выясняется, что работники предприятия используют часть рабочего времени для решения личных проблем, возникает масса простоев из-за недопоставки сырья или поломки оборудования. Достаточно часто наблюдаются опоздания, либо не явка на работу по непонятным причинам. Именно из этих факторов складываются основные потери рабочего времени. Для этого рекомендуется предпринять ряд мер следующих мероприятий:

Ввести дополнительную систему штрафов за опоздания или неявку на работу без особых оснований;

Провести дополнительный инструктаж по соблюдению техники безопасности;
Провести опрос работников предприятия на тему: «Что мешает нормальному рабочему процессу». На основании высказываний улучшить условия труда работников;

Мероприятия по снижению заболеваемости сотрудников. Для этого необходимо произвести тщательный анализ диагнозов, указанных в листках нетрудоспособности, выявить наиболее частые причины и приять меры

Например, проводить массовую вакцинацию перед эпидемиями гриппа, улучшить условия труда, отправлять работников на оздоровление, организовать общую столовую и другие мероприятия;
Стимулировать сотрудников, занятых обслуживанием оборудования по принципу: чем дольше техника работает без поломки, тем более высокий процент премии в конце месяца;

Особое внимание уделить кратковременным административным отпускам без сохранения заработной платы, так как очень часто они предоставляются без особых на то оснований.

Повышение эффективности рабочего времениСуществует один исторический факт, отражающий эффективную систему поощрений, для сокращения простоев в результате поломки оборудования. Впервые разработал и применил его американский промышленник Генри Форд. Он первый внедрил конвейерное производство для поточного изготовления машин. Если конвейер по каким-то причинам ломался, то останавливалось все производство и предприятие несло огромные убытки.

Ремонтом и обслуживанием конвейера занималась бригада специалистов. Заработная плата насчитывалась им за время не работы, то есть когда конвейер не нуждался в настройке и ремонте. Как только происходил любой сбой, ремонтники как можно быстрее старались устранить поломку, потому что время, занятое на ремонт конвейера им не оплачивалось.

Вот такой оригинальный способ мотивации ремонтной бригады придумал великий изобретатель Генри Форд.

Поэтому любые меры должны быть индивидуально подобраны по каждое конкретное производство и предприятие.

Эффективность рабочего времени теория и практика

Многим свойственно делить свою жизнь на части. Нелюбимую — что просто отбывают на службе, производстве, и другую — когда хотят успеть жить на полную. Это проблема и трудноискоренимый стереотип среди тех, кто не видит смысла и цели в своем труде. Первые минуты в офисе многие рассматривают как продолжение утреннего домашнего ритуала:

  • просматривают личную почту и ленту новостей;
  • переписываются с друзьями в соцсетях;
  • изучают сайты по поиску работы и онлайн покупок.

Перечислять псевдозанятия, которые крадут важный ресурс, уже не стоит. Продуктивное утреннее время ушло. Еще сколько-то минут нужно, чтобы вернуться мыслями к непосредственным обязанностям и сконцентрироваться на них.
Впрочем, научиться рационально распределять время можно. Наука тайм-менеджмента нам в помощь: в теории и на практике.

Эффективность использования рабочего времени (теоретические аспекты)

Выкладываться на 100% в течение всего дня невозможно. Никто еще не отменял биологических ритмов жизни. На плодотворность влияют:

  • режим труда;
  • планирование занятости;
  • организация трудового процесса;
  • самочувствие сотрудника.

Как же действовать, чтобы не получить “волшебный пинок для скорости” от работодателя? Начинайте с малого – расписывайте все дела, и заметите, насколько вырастет ваша продуктивность, сколько высвободится минут, часов, в том числе и на отдых. О завтрашнем дне думаем с вечера:

планируем действия. Это увеличивает результативность на 25%

Большие задачи разбиваем на мелкие;
фиксируем план действий вместе со сроками их осуществления – так они будут более конкретными и ощутимыми;
расставляем приоритеты: простой способ «АБВГ», где А – самое важное дело дня, Б – средней важности и т.д. С утра приступайте к пункту А

Выполнили это задание – вздохнули полной грудью с облегчением, и далее день покажется более легким. Но постарайтесь не допустить, чтобы значимая цель перешла в разряд срочных;
сосредотачиваемся на главном – переносим второстепенные проблемы на менее продуктивное время, полномочия делегируем;
планируем отдых. Доказано, что моральное выгорание снижает отдачу, и напротив, хорошая передышка дает новые силы и идеи.

Бизнес моделирование

Умный предприниматель, если хочет остаться на плаву, начинает свое дело с составления бизнес-концепции. Систем продвижения на рынке множество, каждый выбирает свою. Мы определим ее как умение или намерение заработать деньги, как практический инструмент для решения, в каком направлении должна развиваться организация.

Бизнес-планирование – процесс постоянный. Успешность его реализации зависит от управляющего звена, от авторов модели, от тех, кто должен привести предприятие к процветанию. Каждый отталкивается от целей и задач своего конкретного занятия. Но есть основные общие действия для оптимизации:

  • зафиксировать основу: определить текущие процессы, их плюсы и минусы, чтобы отталкиваться от этой модели к новой;
  • идти от конкретного к общему: получить картину трудового дня одного работника, чтобы понять производительность всего отдела;
  • разработать стратегию: на основании полученных данных на первых этапах решить, какие направления улучшить, с помощью каких инструментов достигнуть большей производительности;
  • снять психологические препятствия, т.е. объяснить персоналу, для чего нужны изменения, и что они дадут отдельному сотруднику.

Эффективность использования рабочего времени на предприятии

Завершить определенный проект качественно и, главное, в точно установленные календарные даты — цель любой уважающей себя организации. Правда, случается, что фиксированные сроки сдвигаются и становятся почти недостижимой мечтой. Если задаться вопросом, как исправить эту ситуацию, можно получить помощь в виде программного продукта.

Так и поступили в «Рязаньпроекте». Рабочие вновь срывали сроки очередной программы, указывали на сложность специального программного обеспечения, оправдывались его новизной и своим недостатком опыта. Тогда дирекция по развитию решила остановиться на ПО CrocoTime и повернуть обстоятельства себе на пользу. Установка ПП учета и анализа рабочего времени позволила апеллировать всем жалобщикам на их задержки. На основе отчетов выяснили:

  • время прихода/ухода и утренних задержек;
  • целевую и нецелевую занятость;
  • фактически отработанное время каждым специалистом;
  • эффективность отдельных сотрудников и подразделений в целом по конкретным заданиям.

В итоге руководство “Рязаньпроекта” отметило эффект от внедрения продукта: наладили дисциплину, оптимизировали работу и получили прибыль.

5. Статистика производительности труда

Традиционная
для отечественной статистики система
показателей производительности труда
работников предприятия характеризует
эффективность только живого труда, т.
е. производительности труда в узком
смысле.

Затраты труда
работников предприятия могут быть
выражены:

– количеством
отработанных человеко-часов;

– количеством
отработанных человеко-дней;

– среднесписочной
численностью работников за месяц
(квартал, год и другой календарный
период).

В
зависимости от единиц измерения затрат
труда различают следующие показатели
производительности:

средняя
часовая выработка:

Повышение эффективности рабочего времени

средняя
дневная выработка:

Повышение эффективности рабочего времени

средняя
месячная (квартальная, годовая) выработка:

Повышение эффективности рабочего времени

Показатель
средней месячной (квартальной, годовой)
выработки определяется как для рабочих,
так и для всех работников предприятия.

Между
показателями часовой, дневной и месячной
выработки одного рабочего предприятия
существуют следующие взаимосвязи:

Повышение эффективности рабочего времени

Повышение эффективности рабочего времени

где
Повышение эффективности рабочего времени
средняя
фактическая продолжительность рабочего
дня в часах;

Повышение эффективности рабочего времени– средняя
фактическая продолжительность рабочего
периода в днях.

Средняя фактическая
продолжительность рабочего дня и
рабочего периода определяется по данным
баланса рабочего времени.

Зная
среднюю месячную выработку одного
рабочего
Повышение эффективности рабочего времени
и долю рабочих в общей численности
работников предприятия (d),
среднюю
месячную выработку на одного работника
можно
определить по формуле

Повышение эффективности рабочего времени

Мультипликативная
форма связи показателей выработки
Повышение эффективности рабочего времени
позволяет использовать для анализа
динамики уровня производительности
труда на предприятии индексную модель:

Повышение эффективности рабочего времениПовышение эффективности рабочего времениПовышение эффективности рабочего времениПовышение эффективности рабочего времениПовышение эффективности рабочего времени

На
уровень и динамику выработки продукции
на одного работника предприятия оказывают
влияние четыре фактора:

– средняя
часовая выработка одного рабочего:

– средняя
фактическая продолжительность рабочего
дня;

– средняя
фактическая продолжительность рабочего
периода;

– доля
рабочих в общей численности работников
предприятия.

Влияние
каждого фактора в относительном выражении
на изменение производительности труда
на 1 работника измеряет соответствующий
аналитический индекс.

Разность
числителя и знаменателя аналитического
индекса показывает изменение выработки
на одного работника предприятия за счет
одного из факторов в абсолютном выражении.

Обратным
показателем производительности труда
является трудоемкость
продукции
(t),
характеризующая затраты труда на
производство единицы продукции:

Повышение эффективности рабочего времени

Эффективный руководитель

Контролировать подчиненного входит в обязанности администратора. Но кто проследит за директором в его личной исполнительности? Ведь именно от него зависит беспрерывный трудовой процесс, соблюдение сроков и во многом увлеченность персонала общей идеей.
У каждого есть свой образ эффективного руководителя. Он умный, организованный, опытный, настойчивый, прогрессивный, работоспособный. От лидера ждут и другие деловые качества:

  • организовать рабочее время команды в целом и свое в частности;
  • уметь адаптироваться к новым веяниям и менять направление деятельности, если не добились успеха;
  • брать ответственность на себя за принятые решения;
  • понимать коллектив, его возможности и уметь организовать под нужные задачи;
  • стимулировать на продуктивность, помогать в решении профессиональных проблем, избегать переработок со стороны работников.

Нарисован почти идеальный образ топ-менеджера. Только руководителю, как и рядовому специалисту, свойственно отвлекаться. Основная проблема — коллеги, которые не устают отвлекать вопросами, телефонные разговоры, совещания, просмотр документации и электронной почты. На ее проверку в среднем уходит до 30% трудового дня. Частые заседания также несут мало пользы всей организации. Многие просто отсиживаются на них, не внося результативных предложений. Как среднему звену менеджмента, так и высшему помогут тайм-трекеры.

CrocoTime для всех и каждого

Программные продукты помогают сократить неэффективное время. Если требуется найти ошибки в механизмах управления, оптимизировать бизнес-процессы с учетом особенностей компании, оптимально подойдет ПО CrocoTime. Программа контроля покажет причины острой нехватки времени коллективу и его руководителю:

  • нарисует картину дня: автоматически учитывает продуктивное и непродуктивное время;
  • проанализирует данные за неделю/месяц и определит действия, которые перестали приносить прибыль, подскажет, как стоит перераспределить рабочие силы для выполнения более важных задач;
  • поможет в бизнес-планировании: автоматически составит отчеты, на основании которых можно оценить эффективность команды, выбрать наиболее удобный механизм управления коллективом.

Вовремя реагировать на перемены, менять систему управления компанией в зависимости от ее успешности – важная часть грамотного предпринимательства. Равно как и умение правильно расставлять приоритеты, распределять нагрузку. Оптимизировать бизнес-процессы будет ПП CrocoTime.