Как я организовала хранение документов у меня дома



Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений ().

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике ( и п. 4 ПБУ 1/2008 «» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.



Согласно  юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов ().

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (, ).

Согласно в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается ().

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел ().

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Как навести порядок в документах

Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку.
Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.

  • документы на квартиру
  • медицинские док-ты
  • налоговые
  • кредитные
  • квитанции об оплате
  • чеки и гарантийные талоны и так далее

Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

Шаг 3. Выбор способа хранения.
Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

Как я организовала хранение документов у меня дома

Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

Как я организовала хранение документов у меня дома

Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.

Как я организовала хранение документов у меня дома

Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.

Как я организовала хранение документов у меня дома

Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг.
В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

Где хранить документы дома

Разумеется, не на виду. Не подойдут для этого и старая супница или треснутая ваза, которую жалко выбрасывать. Почему бы не хранить в ней свернутые в трубочку платежки или договоры по кредитам? Потому что это неудобно и непрактично. Самое подходящее место для хранения документов – шкаф с дверкой или секретер. Последний, кстати, для этого и предназначен. Если в доме есть вездесущие дети, лучше закрывать места хранения на замок.

Как я организовала хранение документов у меня дома

Важно, чтобы в шкафу было сухо, иначе бумага станет преть и однажды развалится в руках. В магазинах сегодня можно найти множество разных папок, файлов, скоросшивателей, органайзеров для них и оригинальных пластиковых контейнеров разной глубины и ширины. Все это можно использовать для сортировки документов и размещения в шкафу

Как я организовала хранение документов у меня дома

Порядок формирования дел

Как я организовала хранение документов у меня дома

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Документы хранить или разобраться

Мой документальный метод крайне прост. Я разделяю их все на две категории: документы, которые нужно хранить, и документы, с которыми нужно разбираться. Письма, требующие ответа, анкеты, требующие заполнения, газета, которую вы намерены прочесть, — отведите специальный уголок для бумаг, с которыми необходимо разобраться.

Позаботьтесь о том, чтобы все подобные документы хранились только в одном месте. Не позволяйте им распространяться по остальным помещениям. Я рекомендую пользоваться вертикальным органайзером, в котором документы могут храниться стоя, и отвести для этого органайзера особое место. Все бумаги, требующие внимания, можно разместить в нем, не разделяя их.

Не забывайте, что контейнер под грифом «требует внимания» должен быть пустым. Если в нем есть документы, вы должны понимать, что у вас в жизни есть несделанные дела, которые требуют вашего внимания. Хотя мне никогда не удавалось полностью опустошить этот контейнер, это цель, к которой нам всем следует стремиться.

Что касается документов, которые необходимо хранить, я подразделяю их соответственно частоте использования. В категорию нечасто используемых входят полисы страхования, гарантийные талоны и лицензии

Увы, их необходимо хранить автоматически, не принимая во внимание тот факт, что они не вызывают никакой радости. Поскольку вам практически никогда не придется пользоваться документами из этой категории, я рекомендую сложить их все в одну-единственную обычную прозрачную пластиковую папку, не заботясь об их дальнейшей классификации

Формирование дел

Как я организовала хранение документов у меня дома

После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.

Правила и порядок формирования дел

Формирование дел проводится по правилам, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

К началу календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, готовятся папки.

На обложках указываются:

  • наименование организации (полное и краткое);
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела по номенклатуре дел;
  • заголовок дела в полном соответствии с номенклатурой дел;
  • срок хранения дела.

При формировании дел следует соблюдать ряд правил. Их выполнение всегда поможет правильно определить место хранения любого документа.

В дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы, которые соответствуют по виду и содержанию его заголовку. Запрещается включать в дело черновые и дублетные экземпляры документов.

Необходимо запомнить, что документы постоянного и временного сроков хранения не группируют в одно дело.

Существует правило, по которому в дело не помещают более 250 листов при его толщине не более 4 см. Это условие обеспечивает оптимальные условия для поиска информации и наименьшие трудозатраты при подготовке дел к архивному хранению. Если создается больше документов, относящихся к этому делу, заводится новый том с тем же заголовком.

Дела формируются в течение одного календарного года. В учебных заведениях обычно документы группируются в течение учебного года (т.е. с сентября по август). Однако существует определенная специфика в формировании ряда категорий дел. К ним относятся судебные дела, дела, решения по которым выходят за рамки календарного (учебного) года. В течение всего периода работы формируются дела выборных органов комиссий, творческих групп.

Приказы по основной деятельности должны группироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Внутри дела документы также должны систематизироваться. Распорядительные документы вместе с приложениями формируют в дело по видам документов и хронологии. То есть сначала помещают документ более ранней даты, затем — более поздней. Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам.

Приложения обычно присоединяются к документам, к которым они относятся. Если приложения имеют большой объем, они могут составлять отдельное дело с соответствующим заголовком.

При формировании в дело переписки следует учитывать, что письмо-ответ помещают за письмом-запросом. Это означает, что принцип хронологии соблюдается в отношении инициативных документов.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся, независимо от времени их создания. Годовые, квартальные и месячные планы хранятся отдельно.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. При этом предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Электронные базы данных формируются в отдельные дела.

Порядок ведения, хранения и внесения изменений в эксплуатационную документацию на измерительную технику

К
эксплуатационным документам на образцы
ИТ относятся формуляр (паспорт),
руководство по эксплуатации (инструкция
по эксплуатации и техническое описание)
и другие. Эксплуатационная документация
на образец ИТ ведется в целях отражения
в ней технического состояния образца
ИТ и других сведений по его эксплуатации.
При ведении эксплуатационной документации
должны соблюдаться следующие правила:

записи
в эксплуатационной документации
производятся разборчиво, подчистки
записей не допускаются;

Ответственность
за своевременное и правильное ведение
эксплуатационной документации возлагается
на лицо, за которым закреплен образец
ИТ. Правильность ведения эксплуатационной
документации на образцы ИТ контролируют
командиры подразделений, в ведении
которых находятся эти образцы ИТ в
сроки, установленные руководящими
документами.

В
разделах формуляра (паспорта) “Сведения
о рекламациях” и “Учет неисправностей”
ведется учет рекламаций и отказов,
указываются причины их возникновения
и меры, принятые по устранению обнаруженных
отказов.

Сведения
о консервации и расконсервации, по
установке на длительное хранение
заносятся в соответствующие разделы
формуляра (паспорта) с указанием даты,
вида и объема работ за подписью лица,
проводившего эти работы.

В
раздел формуляра (паспорта) “Сведения
о движении и закреплении изделия при
эксплуатации” заносятся данные о
поступлении образца ИТ в воинскую часть
(на склад), о передаче в подразделение,
о закреплении за ответственным лицом,
о возвращении на склад воинской части,
о передаче в другую воинскую часть с
указанием даты, номера приказа (наряда,
накладной) и номера воинской части.

Сведения
о месячной и годовой наработке образца
ИТ заносятся с момента начала его
эксплуатации в раздел формуляра
(паспорта) “Учет работы”. Допускается
делать записи только о суммарной
наработке к моменту проведения ТО-1, для
этого используются сведения о времени
работы приборов из журнала учета
технического состояния (аппаратных
журналов) образцов ВВТ или журналов
учета поверочных и ремонтных работ
МВЧП. На образцы ИТ со счетчиками
наработки в формуляр (паспорт) заносятся
только итоговые сведения о наработке
за год.

При
отправке образца ИТ в ремонт, передаче
его в другую воинскую часть, консервации
или постановке на длительное хранение
в формуляр (паспорт) записывают итоговые
данные о наработке, которые заверяются
подписью командира подразделения.

Результаты
поверки СИ оформляются в эксплуатационной
документации.

Сведения
о ремонте образца ИТ заносятся в формуляр
(паспорт) лицом, непосредственно
осуществляющим ремонт, и заверяются
его подписью и печатью ремонтного органа
метрологической воинской части.

Сведения
о техническом обслуживании заносятся
в формуляр (паспорт) лицом, проводившим
техническое обслуживание, и заверяются
его подписью.

Эксплуатационная
документация на образец ИТ хранится
установленным в воинской части порядком
в специально отведенных для этого
местах.

Учебные материалы

Люди, которые любят учиться, посещают семинары или курсы по разнообразным предметам, например ароматерапии, логическому мышлению или маркетингу. Для участников семинаров материалы, распространяемые лектором, сродни почетной медали, поэтому с ними трудно расстаться. Но когда я оказываюсь дома у таких пылких учащихся, я обнаруживаю, что эти материалы узурпируют значительную часть пространства. Самая большая коллекция семинарских материалов, с которой я сталкивалась, составила 190 файловых папок.

Одной из моих клиенток была женщина немного за тридцать, она работала в рекламной компании. Стоило войти в ее комнату, как мне показалось, что я нахожусь в офисе. Мне бросились в глаза ряды папок с аккуратно отпечатанными заголовками. «Все это — материалы с семинаров, которые я посещала», — сказала она мне.

Люди часто уверяют: «Я хочу когда-нибудь заново перечитать эти материалы», — но большинство никогда этого не делают. Более того, у большинства из них дома хранятся материалы множества семинаров на одни и те же или близкие темы. Почему? Потому что узнанное на семинарах не задержалось в голове. Но если содержание таких курсов не применяется на практике, они не имеют смысла.

Почему люди идут на существенные расходы, оплачивая такие курсы, когда могут прочесть ту же информацию в книге или еще где-нибудь? Потому что они хотят ощутить энтузиазм преподавателя и особую учебную атмосферу. Таким образом, истинный материал — это сам семинар или сходное событие, и усваивать его следует вживую.

Как я организовала хранение документов у меня дома

3 шаг. Организацияхранения.

Самый
приятный и творческий процесс.

Начала я с
инструкций и гарантийных талонов.
Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими
пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то
даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я
вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я
перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная
куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в
ноутбуке.
Как я организовала хранение документов у меня дома
Расскажу как. В сети есть практически все
инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и
скачать файл
pdf
или
обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их
отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию
по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель,
коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер
краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта
работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее.
Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать
и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий
шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это
по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное,
что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний
носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.


Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальные
документы.
Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение!

Хранить
документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном
хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик для
документов у меня уже есть — размеры ящиков я еще при заказе мебели делала
такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него
обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в
папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на
право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто
используемые ближе.
!
Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то
красивое, чтобы не портить интерьер.
!
Большое количество папок, на мой взгляд, не очень
удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более
крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать
документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папки
получились такие:

  • документы на
    недвижимость по каждому объекту отдельно;
  • документы на
    авто;
  • личная папка
    для каждого члена семьи;
  • медицинская
    папка для ребенка;
  • квартирная
    папка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
  • старые
    платежи (архив за три года);
  • текущие
    платежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний с
    маркировкой «оплачено»).

Папка с
коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не
рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при
платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях
с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории
платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала,
просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если
что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нет
специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет
любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться
конверты А4.
Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто
обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Хранение дел

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Сохранность документов, защиту от негативного воздействия света и пыли обеспечивается хранением в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа. Чтобы найти необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером.

Документы, уже сформированные в дела, могут понадобиться сотрудникам для работы. В этом случае вместо документа, извлеченного из дела, помещается лист-заместитель. В листе-заместителе указывают номер и дату документа, его краткое содержание, когда и кому он выдан. На дело, выданное целиком, заполняется карта-заместитель. В ней указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карточка-заместитель помещается в шкафу на месте выданного дела.

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Правоведение

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Как рассортировать документы

Для начала нужно взять всю пухлую стопку или мешок с бумагами и вывалить все это посреди комнаты на пол. Для такого ответственного мероприятия лучше выбрать выходной день. Совет, желательно  детей и домашних животных  на это время отправить на прогулку или к бабушкам.

Как я организовала хранение документов у меня дома

  • Каждую бумажку нужно тщательно проверить на предмет нужности. Все документы, утратившие со временем актуальность, сложить в отдельную стопку. Позже все, на которых есть ваша фамилия, желательно сжечь где-нибудь на пустыре или на даче, а остальное выбросить или сдать в макулатуру.
  • Все нужное рассортировать по папкам или коробкам. В папки с файлами удобно поместить бумаги размера А4. Первым в папку вложить файл с описью документов. Это поможет быстро находить каждый из них.
  • Все папки и скоросшиватели с документами поставить вертикально в пластиковый органайзер, а его на полку шкафа.
  • Для паспортов, свидетельств о рождении и браке, военных билетов, медицинских полисов, СНИЛС можно использовать небольшой пластиковый контейнер с крышкой. Сверху положить опись содержимого. Коробка не должна быть громоздкой, чтобы в чрезвычайной ситуации ее легко было взять одной рукой. Хорошо, если крышка плотно прилегает к контейнеру или защелкивается, а сверху у нее имеется ручка.

Как я организовала хранение документов у меня дома

Все важные документы желательно отсканировать и разместить файлы на нескольких электронных носителях. Это поможет восстановить их, если документы будут утеряны. ругой вариант сортировки: документы каждого члена семьи положить в отдельную папку и подписать их яркими маркерами. Чеки об оплате коммунальных услуг и на крупные покупки больше года хранить бессмысленно. Столько же времени хранятся гарантийные талоны на бытовую технику. Чтобы они не копились, их нужно раз в год перебирать и выбрасывать то, что уже неактуально. Если в органайзеры с документами заглядывать хотя бы один раз в полгода и перебирать их, порядок будет всегда. А в магазинах каждый раз присматривайте новые гаджеты для хранения бумаг, которые существенно облегчают быт.