Практическая логистика, путевые и транзитные документы

Путевой лист грузового автомобиля формы N N 4-С и 4-П

Указанные формы отличаются тем, что форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок строительных материалов при условии оплаты работы грузового автомобиля по сдельным расценкам, а форма N 4-П (повременная) — при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу.

Заполнение путевого листа до выдачи его водителю осуществляется диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации — владельцы грузового автомобиля и заказчики. Как форма N 4-П, так и форма N 4-С выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Форма N 4-П (повременная) рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Форма содержит два отрывных талона. Лицевая сторона талона заполняется в организации — владельце грузового автомобиля, а оборотная заполняется заказчиком. Отрывные талоны служат основанием для предъявления организацией — владельцем грузового автомобиля счета заказчику и предъявляются ему вместе со счетом.

Прежде чем предъявить заказчику счет и отрывной талон, данные из него переносятся в путевой лист, который остается в организации — владельце грузового автомобиля. Выше линии отреза талонов оборотная сторона унифицированной формы N 4-П содержит таблицы, в которых повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, служащие основанием для учета работы автомобиля в течение дня.

При использовании грузового автомобиля для перевозки товарно-материальных ценностей в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов, один экземпляр каждого из которых прилагается к путевому листу.

Путевые листы оформляются в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным лицом и выдаются на руки водителю при условии сдачи предыдущего полученного им путевого листа. Затем соответствующие строки путевого листа заполняются механиком и водителем, после чего водитель приступает к работе. Если грузовой или специальный автомобиль используется для перевозки грузов по заказу, заказчик также заполняет путевой лист, вписывая в него сведения о выполнении заказа. По окончании работы водитель указывает в путевом листе сведения о расходе горючего и оформленный путевой лист сдается диспетчеру, который проверяет правильность его заполнения.

Как правило, путевые листы передаются в бухгалтерию организации по реестру, который составляется диспетчером. В таком реестре указываются номера путевых листов, дата их получения и сдачи водителем, а также иные сведения. Унифицированной формы реестра нет, поэтому организация может разработать такой документ самостоятельно. Использование форм документов, разработанных самостоятельно, должно быть предусмотрено приказом по учетной политике организации, образцы форм помещаются в приложении к приказу.

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств

Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании –> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) –> получение счета на оплату –> поступления денежных средств (предоплата) –> доставка товара –> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) –> получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

• Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
• Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
• Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

• Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
• Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
• Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как

• подбор автотранспорта
• расчет маршрута
• подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

* * *

Продолжение следует:

• Часть 2. Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек.
• Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.

6. транспортная документация

Права Менеджер по логистике имеет право: 4.1 Вносить на рассмотрение коммерческого директора предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными данной должностной инструкцией.
4.2 Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями предприятия. 4.3 Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 4.4 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.5 Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей. 4.6 Использовать льготы , установленные законодательством РФ, коллективным договором предприятия.

Какие документы оформпляет менеджера по логистике

А вот крупные организации, занимающиеся разноплановыми направлениями, открывают целые логистические центры, в которых каждый специалист играет четко определенную роль.

Права и ответственность специалиста по логистике Конечно, у логиста есть не только обязанности, но и права.

Например, он может осуществлять запрос на любые материалы и документы по вопросам своей деятельности.

Специалист по логистике имеет право на сотрудничество со сторонними учреждениями для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

А также представлять интересы своей организации, связанные с профессиональной деятельностью, перед лицом сторонних предприятий.

Должностные обязанности менеджера по логистике предусматривают серьезную ответственность, не только административную, но и материальную, за доверенное ему имущество, а в некоторых случаях, и уголовную.

• Закупочная – поиск надежных поставщиков, анализ рынка, управление материальными запасами, налаживание долгосрочных связей с поставщиками.
• Маркетинговая (сбытовая) – анализ рынка сбыта, распределение продукции, управление запасами, ценообразование, реклама, кредитная политика.
• Складская – определение параметров расположения складов их габаритов, оценка эффективности функционирования склада.
• Транспортная – выбор конкретного вида транспорта, маршрута и варианта доставок груза.
• Финансовая – управление кредиторской и дебиторской задолженностями, организация взаиморасчетов.
• Производственная (промышленная) – производство, снабжение, сбыт, финансы, персонал.
• Инновационная – поиск дополнительных способов повышения эффективности работы предприятия и его прибыли.

В этой статье мы подробно рассмотрим только транспортную логистику.
Менеджер по логистике руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности менеджера по логистике Менеджер по логистике выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Составляет логистические прогнозы и планы.2.2. Координирует работы по проектированию логистических систем и внедрению их на предприятии.2.3.

Разрабатывает бюджет на логистику и обеспечивает его соблюдение.2.4.

Управляет материально-техническим снабжением и закупками.2.5.
Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств.

Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении. Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании – оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) – получение счета на оплату – поступления денежных средств (предоплата) – доставка товара – оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) – получение комплекта документов

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании – оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) – получение счета на оплату – поступления денежных средств (предоплата) – доставка товара – оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) – получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.
Рынок транспортных услуг Грузоперевозки – это огромная инфраструктура со своими правилами, законами и особенностями.

Главная цель бизнеса здесь это своевременная доставка продукции с минимальными издержками.

Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки. В России сегодня нет единой общепризнанной классификации игроков рынка логистики. Клиент, которому необходимо перевезти груз, может запутаться как в терминологии, так и в предоставляемых услугах.

Даже сами компании, порой называя себя «транспортно-логистическими», предоставляют только услуги по перевозке.

Чтобы легко ориентироваться в терминах, используемых представителями рынка логистики, давайте наведем в них порядок.

Оптимизация процессов

Основная задача транспортной логистики состоит в обеспечении технической, технологической и экономической сопряженности участников транспортного процесса. 

Кроме этого, транспортная логистика имеет следующие задачи: 

• Создание транспортных систем в транспортной логистике, в том числе транспортных коридоров и цепей;
• Совместное планирование транспортных процессов на различных видах транспорта;
• Совместное планирование транспортного процесса со складским и производственным процессом;
• Выбор вида транспортного средства;
• Выбор типа транспортировки;
• Определение рационального маршрута.

Принципы транспортной логистики – основная цель минимизация издержек на транспортировку и в том числе:

• максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава в логистике;
• кратность транспортируемой партии груза, единицам заказа, отправки и складирования;
• стандартизация тары;
• экономия от масштаба и дальности перевозок содержит транспортная логистика;
• концентрация грузопотоков на отдельных каналах — распределение и отказ от неэкономичных товаров;
• доставка грузов точно в срок.

Для оптимизации логистики могут использоваться принципы «бережливого производства» LEAN и минимизации потерь на всех этапах и во всех процессах.

Lean Logistics – это комплекс методов и инструментов, направленных на создание вытягивающей системы в общей цепи логистики, но с акцентом на оптимизацию и улучшение процессов управления закупками и запасами, включая транспортную и складскую логистику.

Основной результат внедрения данных технологий – это оптимизация совокупной логистической стоимости в цепи поставок с одновременным повышением показателя дисциплина поставок.

По данным исследовательского агентства MA-Research.ru рынок в 2018-2019 гг. будет иметь слабо положительную динамику, в реальностях которой компаниям придется работать над оптимизацией процессов.

Среди конкурентных преимуществ, позволивших целому ряду компаний в 2015—2016 гг. не только достаточно успешно работать в условиях экономической рецессии, но и усилить свои позиции на рынке ТЛУ, следует отметить наличие диверсифицированной клиентской базы, компетенций в организации перевозок сборных грузов, в обслуживании e-commerce и экспортного грузопотока. Большое значение имеют быстрая реакция на изменение спроса и географии грузопотоков, способность предложить эффективные решения для снижения логистических издержек и оптимизации процессов.

Направлениями оптимизации аналитиками указываются повышение уровня профессионализма и клиентоориентированности компаний, а также использование технологических решений для оптимизации процессов и повышения их управляемости.

Отдельные моменты заполнения путевых листов

Путевой лист, согласно п. 10 Приказа N 152, оформляется на один день или на срок, не превышающий один месяц. До введения в действие Приказа N 152 возникало немало споров по поводу того, с какой периодичностью следует составлять путевые листы. Теперь же основания для возникновения подобных споров исчерпаны, поскольку путевку разрешено составлять на срок, не превышающий один месяц.

Если в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями, то п. 11 Приказа N 152 допускает оформление на один автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Каждая из форм путевых листов содержит раздел «Движение горючего»

Заполнение этого раздела производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов, на что обращено внимание в Письме Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 «О путевых листах». Соответственно, и расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега

Нормируемый расход горюче-смазочных материалов определяется в соответствии с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Следует также напомнить читателям о том, что в целях обеспечения безопасности дорожного движения в каждой организации независимо от формы собственности, имеющей и использующей автотранспорт, должен проводиться предрейсовый медицинский осмотр водителей. Предрейсовые медосмотры проводятся как на базе организации, так и в условиях медицинского учреждения перед началом рабочей смены водителей. Водители должны являться на предрейсовый медосмотр с путевым листом. Если водитель допущен к рейсу, в путевом листе ставится штамп «Прошел рейсовый медицинский осмотр». В штампе должны быть указаны дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей приведен в Письме Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32.

1 Общее представление системы ТрансЛогистикSoft

      Программный
комплекс (ПК) «ТрансЛоrистик Soft» – это
комплекс программ, которые предназначены
для решения бизнес задач предприятий,
деятельность которых так или иначе связана
с транспортом, грузами, перевозками, экспедированием.
Он обеспечивает полный контроль, учёт
и анализ деятельности транспортного
предприятия, экспедиторской фирмы, грузового
склада, диспетчерского пункта, также
организацию работ предприятия как на
внутреннем, так и международном рынке
транспортных услуг.

      ПК 
«ТрансЛоrистик Soft» – это масштабируемая
система, которая подходит как для небольших
предприятий, и даже транспортно-экспедиторских
отделов в составе предприятия, так и для
крупных транспортных компаний.

      Комплекс 
позволяет автоматизировать планирование
и учёт не только в масштабе одного предприятия,
но и наладить обмен информацией о перевозках
и грузах между партнёрами по перевозкам
как через Интернет, так и с использованием
прямого соединения через сетевые устройства.

      Программный
комплекс «ТрансЛоrистик Soft» обеспечиват
подключение передаваемой информации
в производственные базы данных автоматически.
Весь комплекс состоит из ряда модулей,
которые разработчики называют контурами.

      Контур 
«ТЛ-План». Обеспечивает определение
затрат при выполнении международных
перевозок грузов автотранспортом, снижение
затрат, расчёт себестоимости рейса, а
также определение ставки за перевозку
груза, планирование перевозок.

      Контур 
«Грузовой экспедитор». Обеспечивает
приём заявок на перевозку груза, фиксация
мест груза, определение параметров страхования
и страховой премии при страховании партии
груза, распределение мест груза по перевозкам,
формирование пакетов путевой документации,
оформление товарно-транспортных накладных.

      Контур 
«Экспедитор-Перевозчик». Обеспечивает
сбор, анализ, обработку информации по
использованию парка транспортных средств,
грузоперевозок, расчётам с грузодателями
и перевозчиками, а также закрытие перевозок
и формирование пакетов учётной и путевой
документации, анализ работы парка транспортных
средств.

      Контур 
«Грузовой склад». Предназначен для
автоматизации учёта грузов на грузовом
складе. Обеспечивает учёт, формирование/раскомплектацию
комплектов. Осуществляет расчёт стоимости
хранения и оплаты аренды складских площадей,
расчёты с Заказчиками.

Выделяют пять основных факторов выбора вида транспорта

1. Время
   доставки.

2. Частота
   отправлений груза.

3. Надежность
   соблюдения графика доставки.

4. Способность
   перевозить разные грузы.

5. Способность
   доставить груз в любую точку территории.

6. Минус
   — стоимость перевозки.

Основное
место в транспортной логистике занимают
задачи составления маршрутов, которые
позволяют до минимума сократить пробег
транспортных средств, или которые
минимизируют затраты на перевозку
грузов.

Автомобильный
транспорт.
Сфера применения автомобильного
транспорта в России — внутригородские,
пригородные и внутрирайонные грузовые
и пассажирские перевозки, в также
перевозки на средние и дальние расстояния
малотоннажных ценных и скоропортящихся
грузов.

Преимущества:
высокая маневренность и оперативность;
регулярность поставки; менее жесткие
требования к упаковке товара по сравнению
с другими видами.

Недостатки:
сравнительно высокая себестоимость
перевозок (по максимальной грузоподъемности
автомобиля); срочность разгрузки;
возможность хищения груза; возможность
угона автотранспорта; сравнительно
малая грузоподъемность.

Железнодорожный
транспорт.
В условиях России железнодорожный
транспорт наиболее эффективен для
перевозки массовых видов грузов на
средние и дальние расстояния с высокой
концентрацией грузовых потоков.

Преимущества:
сравнительно невысокая себестоимость
перевозки; хорошо приспособлен для
перевозки различных партий грузов при
любых погодных условиях; возможность
доставки груза на большие расстояния;
регулярность перевозок; возможность
эффективной организации погрузочно-разгрузочных
работ.

Недостатки:
невысокая маневренность.

Морской
транспорт.
Является самым крупным перевозчиком в
международных перевозках. Морской
транспорт выполняет в основном внешние,
экспортно-импортные перевозки (в том
числе все грузовые перевозки в
межконтинентальном сообщении). Велика
его роль в каботажных (внутренних)
перевозках для северных и восточных
прибрежных регионов страны.

Преимущества:
низкие
грузовые тарифы; высокая провозная
способность.

Недостатки:
низкая скорость; жесткие требования к
упаковке и креплению грузов; малая
частота отправок; зависимость от
метеоусловий.

Внутренний
водный транспорт.
Внутренний водный (речной) транспорт
предназначен для перевозок отдельных
массовых видов грузов на средние и
дальние расстояния, а также для
пассажирского сообщения (особенно
пригородного). Однако в последние
десятилетия он не выдерживает конкуренции
с другими видами транспорта и практически
превратился в специфический вид
технологического транспорта,
предназначенного для перевозки
минерально-строительных материалов.

Преимущество
— низкие грузовые тарифы, при перевозках
грузов весом более 100 тонн на расстояние
более 250 км этот вид транспорта самый
дешевый.

Недостатки:
малая скорость доставки; низкая
доступность в географическом плане
из-за ограничений, которые накладывает
конфигурация водных путей; сезонность.

Воздушный
транспорт. По
своим функциям воздушный транспорт
также относится к узкоспециализированным:
он осуществляет в основном пассажирские
перевозки на дальние и средние расстояния,
хотя и имеет большое значение в
транспортировке ряда ценных, скоропортящихся
и срочных грузов.

Преимущества:
высокая скорость; возможность достижения
отдаленных районов.

Недостатки:
высокие грузовые тарифы; зависимость
от метеоусловий, что снижает надежность
соблюдения графика поставки.

Трубопроводный
транспорт.
Трубопроводный транспорт предназначен
для перекачки газа, нефти и нефтепродуктов.
Трубопроводный транспорт, в отличие от
вышеописанных универсальных видов
транспорта, пока остается
узкоспециализированным, предназначенным
для перекачки на дальние расстояния
жидких и газообразных продуктов
ограниченной номенклатуры: газ, нефть
и нефтепродукты.

Преимущества:
высокая
скорость доставки; наиболее экономически
выгодный способ транспортировки нефти
и газа.

Недостатки:
узкая специализация; частые аварийные
ситуации по причинам нарушений
безопасности трубопроводов хищений
цветных металлов, оборудования с
вдольтрассовых сооружений;
несанкционированных врезок в трубопроводы;
диверсионных актов; повышенная опасность
экологических и социальных последствий
возможных отказов и аварий: возгораний,
взрывов, загрязнения природной среды,
большой угрозы населению, потери из-за
хищений посредством несанкционированных
врезок в нефтепроводы; наукоемкостью
и капиталоемкостью диагностики дефектов,
ремонта, модернизации оборудования,
реконструкции и строительства новых
трубопроводов.