Потеряны первичные документы, что делать

Содержание



Где хранить

Хранить всю бухгалтерскую документацию предприятие должно в специально отведенном для этого месте, архиве. Под него обычно выделяют небольшую комнату без окон, которую заставляют стеллажами и глухими шкафами. Если у помещения имеются окна, то их завешивают шторами или жалюзи, чтобы уличный свет не проникал в комнату. Если архив расположен на первом этаже, чтобы уберечь важные бумаги от кражи, на окна устанавливают металлические решетки.

Бланки строгой отчетности принято хранить в сейфах или запирающихся на ключ помещениях. Архивом должен заведовать отдельный сотрудник, который и отвечает за сохранность всех бумаг.

Как правило, ответственность за сохранность и безопасность бухгалтерской документации несет лично руководитель компании. Именно с него будут спрашивать представители контролирующих государственных органов, в случае утери документации или ее отсутствия. Экономический субъект при этом несет персональную ответственность. В ст. 23 действующего Налогового кодекса говорится, что обязанность по сохранению отчетов лежит на самом налогоплательщике, будь он физическим лицом или коммерческой организацией.

Шаг 6 составляем опись утраченных поврежденных документов

Опись (Пример 4) прилагается к акту расследования порчи документов.

Потеряны первичные документы, что делать

Важно!



При порче (утрате) первичных документов и отчетности организация должна немедленно
обратиться в налоговые органы с соответствующим заявлением (с подтверждением форс-мажорной ситуации от официальных органов). Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии бухгалтерских документов, предпримет меры налогового контроля, однако если доказательства утраты подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном не проведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.

При утрате первичной документации и отчетности руководитель организации может быть привлечен к уголовной ответственности, если подобная ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Диапазон ответственности — от штрафа в размере 100 000 — 300 000 рублей до лишения свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ч. 1 ст. 199 УК РФ).

За кражу каких документов преступнику грозит уголовная ответственность

Предметом преступления по ст. 325 выступают такие важные документы, как:

  • паспорт;
  • официальные документы предприятия, организации – устав, протокол общего собрания учредителей, свидетельство о государственной регистрации предприятия, свидетельство о праве собственности и другие регистрационные и важные документы;
  • другие личные документы – военный билет, удостоверение личности военнослужащего, водительское удостоверение, документ об образовании, свидетельство о рождении, медицинский полис и др.

Также в ст. 325 УК РФ прописана уголовная ответственность не только за кражу документов, но и за хищение штампов, печати организации, а также марок акцизного сбора и знаков соответствия.

Бухгалтерская и налоговая документация.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», документы, на
основании которых производятся записи по счетам и формирование бухгалтерской
отчетности, хранятся в течение пяти лет. В тоже время Налоговым Кодексом
срок хранения документов, связанных с расчетом налогов, установлен в четыре года. 
Но!  Как Вы знаете, во всех правилах бывают исключения. И существуют ситуации, когда
документы, связанные с расчетом налогов, должны и будут храниться дольше. Например,
статья 346.18 НК РФ обязывает налогоплательщика, применяющего УСН с объектом
«Доходы минус расходы», при уменьшении налоговой базы на сумму полученного 
ранее убытка, хранить документы, связанные с получением такого убытка в течение
времени, когда такой убыток уменьшает налоговую базу – до 10 лет.

Таблица 2
ДокументОснованиеСрок хранения
Бухгалтерские документы, отчетность (в том числе в фонды и статистику)129-ФЗ5 лет
Документы, связанные с расчетом налогов (декларации, документы налогового учета, счета-фактуры, справки-расчеты и так далее)НК РФ4 года

Способы хранения бухгалтерских документов

Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов — в своем архиве или на территории специализированно архивной компании. Рассмотрим подробнее оба варианта.

Организация собственного архива

Если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то оно должно выделить под архив отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), системой безопасности, а также системой климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

  • Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В противном случае важнейшие документы организации могут выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.  
  • Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Кроме того, в целях предотвращения несанкционированного доступа в архиве можно установить металлическую дверь.
  • Необходимо разработать номенклатуру (систематизированный перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам организации сэкономить время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел должна храниться непосредственно в архиве организации.
  • Следует разработать регламент выдачи документов из архива. Не стоит выдавать бухгалтерские документы из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг большой популярностью пользуется сервис внеофисного хранения документов. При пользовании сервисом функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании. Профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием и выполняют все требования законодательства, предъявляемые к архивам. В этом их главное отличие от собственных архивов организаций, которые, как правило (особенно в небольших организациях) находятся в весьма запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни средств, ни времени сотрудников.

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным преимуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (создание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов — собственный архив или внеофисное хранение — определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота. Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Что необходимо предпринять в случае утери или уничтожения документов

В случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен прежде всего назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов (п. 6.8 Положения). Результаты работы комиссии следует оформить актом, утвержденным руководителем организации.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ обязательно проведение инвентаризации, по результатам которой необходимо составить по возможности подробный перечень (опись) утраченных документов.

Помимо этого организации необходимо подтвердить причину утраты документов внешними оправдательными документами. В случае пожара следует получить справку из органов государственной противопожарной службы, если документы похищены — справку из органов внутренних дел, при затоплении помещения — акт о затоплении от собственника помещения, справку из ЖЭКа. Перечень украденных или уничтоженных документов, составленный представителями указанных органов и служб, может в дальнейшем послужить весомым аргументом при возникновении споров с налоговой инспекцией.

После того как все доказательства причины утраты документов будут собраны, следует уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации. Безусловно, сделать это нужно до назначения налоговой проверки. Целесообразно оформить уведомление в письменном виде на имя руководителя налоговой инспекции с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Следующий шаг — восстановление утраченных документов. Попытаться сделать это необходимо, так как:

действия по восстановлению документов будут важным аргументом в судебном разбирательстве с налоговым органом. Сложившаяся арбитражная практика свидетельствует о том, что, если организация не предпринимает никаких действий по восстановлению пропавших документов, факт утраты документов в результате чрезвычайных обстоятельств не признается обстоятельством, исключающим вину налогоплательщика (Постановления ФАС ВСО от 28.07.2003 N А33-20597/02-СЗн-Ф02-2227/03-С1; ФАС СКО от 24.05.2005 N Ф08-1523/05-911А; ФАС ЦО от 30.05.2005 N А64-1904/04-10)

Отсутствие мер по восстановлению документов может трактоваться как противоправное бездействие, приведшее к совершению налогового правонарушения по неосторожности (п. 3 ст

110 НК РФ);

если документы не будут восстановлены, налоговый орган может воспользоваться правом, предоставленным ему пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, и определять суммы налогов расчетным путем на основании данных о налогоплательщике и об аналогичных налогоплательщиках. Высока вероятность, что рассчитанные таким образом налоги будут больше, чем отраженные в налоговых декларациях, на основании чего будут доначислены суммы налогов, пени, и возникнут соответствующие штрафные санкции.

Порядок восстановления документов зависит от того, какие именно документы утрачены. Так, при утрате бухгалтерской и налоговой отчетности организации следует обратиться в налоговую инспекцию с запросом о предоставлении копий сданных отчетов и деклараций за прошедшие периоды. Данный запрос целесообразно оформить вместе с уведомлением о пропаже или уничтожении документов, о котором говорилось выше.

Для восстановления банковских документов организации необходимо обратиться в обслуживающий банк с запросом о предоставлении копий платежных документов и выписок. Если сохранилась электронная база бухгалтерской программы, то восстановить утраченные регистры бухгалтерского и налогового учета не составит труда, после чего на основании данных регистров следует сформировать подробный перечень утраченных первичных документов. В случае потери или уничтожения данных бухгалтерской программы единственным источником информации о подлежащих восстановлению первичных документах будут копии банковских документов. На их основе можно составить реестр контрагентов, к которым необходимо обратиться с просьбой о предоставлении копий всех документов, касающихся их взаимоотношений с организацией (договоров, счетов, счетов-фактур, актов, накладных и т.п.).

С какой целью организовывается хранение документов

Обязанность и правила по хранению документации в процессе ведения бухгалтерского учета определены положениями многих законов нормативных документов, основными из которых являются:

  • Федеральный закон № 125/ФЗ от 22 октября 2004 года «об организации архивного дела в РФ»;
  • правила, перечни и Приказы по организации и ведению архивной документации.

Что касается организаций, то в отношении их по обязанности хранения документации также действует Положение о порядке и сроках хранения, установленным Постановлением ФК по рынку ценных бумаг №03-33/пс от 16 июля 2003 года.

В соответствующих нормативных документах определено, что каждая организация обязана организовать хранение документации при ведении бухучета на протяжении сроков, которые установлены правилами организации архивного дела, то есть минимальный срок хранения документов составляет 5 лет.

В Налоговом Кодексе же определено, что документы бухгалтерского и налогового учета должны храниться у организации не менее 4-х лет. Данное требование действует и в отношении тех документов, которыми подтверждается получение прибыли организацией или же расходы, а также уплата налоговых взносов. Индивидуальные предприниматели именно эти требования должны брать за основу при хранении документов, если другие сроки для них не определены законодательством.

Об административном наказании

Приказом Росархива N 18 утвержден перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях

Обратим внимание на то, что должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом, также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ:

  • ч. 1 ст. 19.4 «Неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль)»: неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль) в сфере архивного дела, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет ответственность в форме предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц от 1000 до 2000 руб.;
  • ч. 1 ст. 19.5 «Невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль)»: невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений архивного законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб., а на юридических лиц — от 10000 до 20000 руб.;
  • статья 19.6 «Непринятие мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения»: непринятие по постановлению (представлению) органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.;
  • статья 19.7 «Непредставление сведений (информации)»: непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 300 до 500 руб., на юридических лиц — от 3000 до 5000 руб.

Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях».

Дела об административных правонарушениях, связанные с нарушениями в сборе и обработке статистической отчетности, рассматриваются должностными лицами Федеральной службы государственной статистики и ее территориальных органов, указанными в ч. 2 ст. 23.53 КоАП РФ. Должностные лица территориальных органов статистики, уполномоченные составлять протоколы об административных правонарушениях, определены Постановлением Госкомстата России N 36 . Согласно п. 1 Постановления Госкомстата России N 36 к должностным лицам, уполномоченным осуществлять государственный контроль в области государственного статистического учета и составлять протоколы об административных правонарушениях, относятся государственные служащие, замещающие должности начальника отдела и заместителя начальника отдела в территориальных органах Госкомстата и непосредственно выполняющие возложенные на них обязанности сбора статистической информации, включая бухгалтерскую отчетность.

Постановление Госкомстата России от 07.02.2003 N 36 «О должностных лицах территориальных органов Госкомстата России, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях».

А.Вифлеемский

Д. э. н.,

директор

Нижегородского центра

образования

Правила хранения первичных учетных документов, передачи их на архивное хранение, изъятия выемки

При хранении первичных учетных документов организации руководствуются также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 (далее по тексту — Положение о документообороте), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.

Во всех случаях ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

В соответствии с разд.6 Положения о документообороте до передачи на архивное хранение в самой организации или в соответствующих архивах первичные документы должны храниться в бухгалтерии организации в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки же строгой отчетности хранятся в сейфах или металлических шкафах.

До формирования дел первичные учетные документы для целей их сохранения рекомендуется хранить подшитыми в специальных тематических папках. Отработанные (проведенные по учету) документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны быть скомплектованы в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках.

Ежемесячно по итогам оформления регистров учета документы рекомендуется зашивать в тематические дела, хранящиеся в вышеприведенном порядке.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера.

В отдельных случаях первичные учетные документы могут быть изъяты уполномоченными на то органами. Так, в соответствии с п.8 ст.9 Закона о бухгалтерском учете первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работники налоговых органов при изъятии (выемке) первичных документов, в частности, руководствуются ст.ст.93 — 94 НК РФ и Инструкцией Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

При проведении изъятия (выемки) главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Во всех случаях изъятие (выемка) документов должно быть оформлено протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему уполномоченному должностному лицу организации.

Обязанность хранения документов

Согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Аналогичная норма для государственных (муниципальных) учреждений закреплена в п. 14 Инструкции N 157н .

Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению».

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, осуществившего внесение исправления, с указанием даты исправления. При наличии технической возможности учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.

Оформление и хранение первичных (сводных) документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны.

Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения (субъекта учета) (п. 3 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете).

Для справки. В силу ст. 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения документов на должностное лицо накладывается административное наказание в виде штрафа в размере от 2000 до 3000 руб.

Организация хранения документов

Далее приведем рекомендации, которые касаются организации хранения документов.

Пунктом 1.1 Положения о документах устанавливается порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете. То есть информация, содержащаяся в данном документе, применяется в отношении государственных (муниципальных) учреждений. Из разд. 6 Положения о документах следует, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

В учреждении может быть организован стационарный архив, в котором хранятся документы с длительным сроком хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу, либо по решению руководителя — архив для хранения документов бухгалтерии. Он представляет собой комнату со стеллажами, на которых размещаются папки с подшитыми в них в хронологическом порядке к регистрам бухгалтерского учета первичными документами.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации) (разд. 6 Положения о документах).

Организация работы архива в учреждении, в котором постоянно или временно (свыше 10 лет) хранятся документы, а также дела по личному составу, осуществляется в соответствии с Правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Правила Росархива). В Правилах Росархива сказано, что государственные организации, не отнесенные к источникам комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться Правилами Росархива при организации и обеспечении работы своих архивов. Поскольку из описанной ситуации явно следует, что учреждение не входит в число источников комплектования государственных архивов, оно вправе использовать положения Правил Росархива при разработке своего внутреннего положения о работе архива учреждения. Данное положение будет являться приложением к учетной политике учреждения.

Таким образом, в положении о работе архива учреждения может быть прописана следующая информация.

По всем завершенным делам бухгалтером под непосредственным методическим руководством работника, ответственного за ведение архива, ежегодно не позднее 1 февраля года, следующего за отчетным, составляются описи. Форма описи должна быть приведена в приложении к учетной политике . В описях отражаются: индекс дела, заголовок дела, крайние даты, срок хранения документов, необходимые примечания.

При разработке формы описи можно воспользоваться формой, приведенной в Приложении 1 к Правилам Росархива.

Индекс дела включает в себя дату передачи дела (комплекта документов, регистра учета, отчетности) в архив с присвоением порядкового номера передачи дела в общей хронологической последовательности и аббревиатуру отдела, сдающего документы.

Приведем пример оформления описи.

Пример. 15.01.2011 бухгалтер сдал в архив журналы операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов за период с января по декабрь 2010 г. включительно.

В журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов за январь имеются документы (акты о приеме-передаче объектов основных средств, акты о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, требования-накладные), датированные 23.12.2009 — 29.01.2010. В журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов за февраль содержатся документы, датированные 02.02.2010 — 19.02.2010.

Опись сдачи документов в архив будет оформлена следующим образом.

Подготовка документов и дел к постоянному или временному хранению

Законченные дела после окончания календарного года (или периода, в котором они сформировались) должны быть оформлены и учтены. Перед оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию документов. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела, сверху, располагается самый ранний документ, в конце — самый поздний). Одновременно проверяют документы на дублетность, принадлежность к хронологическому периоду и делу, изымают черновики, лишние экземпляры и т.п.

Оформление дел (полное или частичное) производят в зависимости от сроков хранения дел, указанных в номенклатуре или определенных экспертной комиссией организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, частичному (неполному) — дела кратковременного хранения (до 10 лет включительно). Полное оформление дела предполагает:

  • нумерацию листов;
  • составление заверительной надписи;
  • составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);
  • переплет или подшивку;
  • оформление обложки.

При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить дополнительную систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Вступление

В процессе хозяйственной деятельности любой компании,
начиная со дня принятия решения о ее создании, возникает множество различных
документов, самого разного назначения.  Не успели Вы получить свидетельство о
регистрации и открыть счет в банке, как уже у Вас на руках оказалась куча
различных бумажек. А ведь это только начало – с этого момента их количество
будет только увеличиваться. 

В первой части статьи мы рассмотрим основные виды документов
(по их назначению), правила учета и сроки хранения, а также ответственность,
предусмотренную текущим законодательством РФ за их нарушение. Во второй – дадим
практические советы, как организовать документооборот, а также обеспечить
сохранность документов на предприятии.

Какая ответственность наступает в случае выявления неправильного хранения бухгалтерской документации

Сразу же хотим отметить, что вся ответственность за правильность хранения бухгалтерской документации, а также соблюдение сроков ее хранения, ложится на руководителя организации. В то же время главный бухгалтер ответственен за организацию хранения первичной учетной документации, документов бухотчетности и регистров бухучета. Причиной утраты первичной документации, имеющей отношение к бухучету, могут стать природные явления – различные бедствия и аварии. Также нередко приходится сталкиваться с тем, что документы утеряны из-за человеческого фактора – из-за чьих-то неправомерных действий. Если же документы утеряны/пришли в негодность в результате незаконных действий, то данный факт обязательно должны подтвердить правоохранительные органы и выдать организации соответствующее постановление. Утеря документов при чрезвычайных ситуациях также должна быть подтверждена соответствующими инстанциями, например, при уничтожении документов от пожара справку выдает МЧС.

При утрате первичной бухгалтерской документации руководитель организации обязан выдать приказ по назначению комиссии, которая должна провести расследование причин утраты документов.

Если отсутствует первичная документация, которой подтверждается проведение какой-либо хозоперации, то согласно Налогового Кодекса, данная ситуация относится к числу грубых нарушений правил бухгалтерского учета, под которыми стоит понимать:

  • отсутствие у организации первичной документации (оригиналов счет-фактур, регистров бухучета);
  • неоднократное (под неоднократным стоит понимать более двух раз в год) отражение, с ошибками или же вне установленные сроки, информации на счетах бухучета, а также в отчетностях хозопераций, различного рода способов оплаты (деньги, материальные ценности, активы, вложения налогоплательщика, и пр.).

При обнаружении нарушений, связанных с порядком организации или же несоответствием сроков хранения бухгалтерской документации, на организации могут быть наложены штрафные санкции, размер которых определен в КоАП РФ. Невозможность организацией предоставить первичную документацию представителям налоговой службы в ходе проверки рассматривается последней как налоговое правонарушение, ответственность за которое указана в ст.120 НКРФ. Еще раз отметим, что ответственным за сохранность бухгалтерской документации назначается главбух организации.

Также правонарушением является уничтожение бухдокументации, сроки хранения по которым не соответствуют требованиями нормативных документов. За это правонарушение предусмотрена административная ответственность.

Журнал учета поступления выбытия дел в архив из архива

 N п/п
    Дата   поступленияили выбытия
 Наименование   отдела,      сдавшего  (получившего)     дела    
Номер описипоступивших (выбывших)    дел    
   Индекс  поступивших (выбывших)    дел    
  Срок  хранения
   Подпись       лица,       сдавшего  (получившего)     дела    
Примечание
 1 
     2     
      3      
     4     
     5     
    6   
      7      
     8    

Не будет лишним в положении об учетной политике учреждения привести перечень лиц, которым могут быть выданы дела из архива. В этот перечень могут быть включены:

  • руководитель учреждения;
  • заместитель руководителя учреждения;
  • начальник отдела, работник которого сдал документы в архив и просит их вернуть для пользования;
  • заместитель начальника отдела, работник которого сдал документы в архив и просит их вернуть для пользования;
  • работник, сдавший документы в архив.

Шаг 4 составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации (Пример 3).

Потеряны первичные документы, что делать

В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

Обратите внимание

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании (ст. 193 ТК РФ). При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Если взысканием является увольнение, приказ составляется по унифицированной форме № Т-8, в которой в графе «Основание» указываются докладные записки, акты и объяснительные работника (см. письмо Роструда от 01.06.2011 №1493-6-1).