Обоснование обучения сотрудников, примеры

Выбор методов развития персонала.

Проблема выбора всегда одна из самых сложных проблем человечества. Чтобы упростить задачу можно условно поделить персонал компании на 2 части: новички и старички. Новички – это сотрудники, впервые выполняющие задачу, которой предстоит обучить или вообще только пришедшие в компанию. Старички – имеющие знания и некоторый опыт в решении задачи или в должности в целом, но нуждающиеся в дальнейшем развитии.

Далее все становится намного проще. Чтобы грамотно обучить новичка ему необходимо раскрыть теорию и дать знания, для этого подробно ответить на 4 вопроса: что, как, зачем и почему. Все это обязательно под запись и с обратной связью для оценки правильности понимания. Исходя из этого, для новичка больше подходят методы, где дают достаточно много теории, нужно слушать и вникать.

Например, такие методы как:
• Наставничество;
• Электронные (онлайн) курсы;
• Аудио и видео уроки;
• Курсы, семинары, тренинги;
• Лекции и т.д.

Если же предстоит обучить работающего специалиста, то длительные рассказы лектора его не вдохновят на подвиги, ведь он сам уже имеет представление о реализации, пробовал это делать и достиг в этом определенных успехов. Такому сотруднику целесообразнее давать вариативную базу, которая позволит шире взглянуть на вопрос, разрешать больше практических ситуаций, а не бороздить в очередной раз и без того понятную теорию.

Для специалистов больше подойдут, например, такие методы как:
• Деловые игры;
• Супервизия;
• Разбор ситуаций из практики;
• Ротация и т.д.;

При выборе метода развития важно понимать, что для каждой задачи, которая будет выполняться сотрудником впервые – он новичок и методы для обучения этой задаче нужны соответствующие (как для новичка). Еще одна важная деталь

Влияющая на выбор метода – это вид знаний: теоретические или практически. Например, если опытного сотрудника нужно выучить новому регламенту работы, то методы с развитием вариативной базы тут не подходят.

Стадии адаптации нового сотрудника

Адаптацию персонала можно разбить на 3 основных стадии:

1. Стадия ознакомления.
В это время сотрудник сопоставляет свои цели с целями компании, оценивает насколько ожидания сходятся с реальностью и, как правило, к концу стадии ознакомления сотрудник понимает, подходит ли ему предлагаемое рабочее место.

Руководство в свою очередь делает вывод о возможностях и потенциале сотрудника, определяет уровень и объем дальнейших затрат на развитие (временных, денежных). Как правило, точки над «i» расставляются как раз на этапе стажировки или испытательного срока, период которого, чаще всего, совпадает со стадией ознакомления.

2. Стадия приспособления.
Период приспособления новичка может растянуться до года, срок зависит от влияния на процесс адаптации руководства и коллектива. Сотрудник усваивает стандарты, правила, приспосабливается к коллегам. Чем быстрее удается вписаться в коллектив, тем быстрее завершается процесс.

3. Стадия ассимиляции.
На этой стадии можно считать, что специалист приспособился к коллективу и функционалу, ориентируется в задачах и может их выполнять, принимает установленные ценности. Как правило, таких сотрудников уже считают полноправными членами команды.

Основная цель процесса адаптации снижение издержек организации за счет следующих факторов:

1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:
• достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки;
• уменьшение количества возможных простоев и ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.

2. Сокращение уровня текучести кадров:
• снижение кол-ва сотрудников, не прошедших испытательный срок;
• уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.

3. Экономия времени и ресурсов персонала, задействованного в адаптации.

4. Создание позитивного отношения к работе, компании и удовлетворенности работой.

Можно выделить ТОП-5 причин ухода новичка в период адаптации:
1. Не понимает, что конкретно от него хотят (нет четких задач).
2. Не получает оперативных разъяснений по работе, не знает бизнес-процессов и каналов коммуникации.
3. Не верит в реальность достижения целей: недостаточно инструментов для их достижения или попросту не знает, как их достичь.
4. Слишком долгое и сложное обучение, либо сложный функционал.
5. Считает, что желаемый финансовый уровень не достижим.

Зная основные причины, руководителю остается на них влиять, чтобы исключить или уменьшить риск ухода сотрудника. Как правило, первая и пятая причины выявляются на адаптационных встречах и там же закрываются, остается лишь своевременно их проводить. Как можно повлиять на остальные причины будем разбирать в статье далее.

При привлечении новых сотрудников, в результате текучести или расширения штата, каждый новый сотрудник приносит убытки вместо ожидаемой прибыли, пока не достигнет положительных результатов. На обучение персонала отдается очень много времени и энергии руководителей, наставников, которая могла бы пойти на достижение целевых показателей. В данном случае, ускорение программы адаптации и минимизация участия живого человека в процесса адаптации и обучения– это один из способов оптимизации затрат на процесс адаптации.

Какие виды служебных записок существуют

Обычно это докладные и служебные. Составляются они в случае, если человек, о котором идет речь, сделал нечто, выходящее далеко за рамки внутреннего распорядка, что требует только вмешательства вышестоящего звена.

Это может иметь оттенок как со знаком «минус» – прогул, невыполнение должностных обязанностей, нарушение служебной этики, итд, – так и со знаком «плюс». К примеру, сотрудник заслуживает премии или заграничной командировки по обмену опытом за счет работодателя.

Или повышения в должности. Повод может быть любым, главное – объяснить, чего вы хотите от руководителя и почему вы считаете именно такие меры целесообразными.

Все эти предложения вносятся обычно работниками одного подразделения с тем, на кого требуют написать записку, могут быть ниже или выше его по рангу.

Видео о том, какая разница между докладной и служебной запиской:

Организация документооборота

Процесс обучения персонала играет немаловажную роль в работе организации, с ним связано движение определенных внутренних документов: их создание, согласование и архивирование.

Обучение может проводиться как в очной форме (тренинги, семинары, практические занятия в учебных классах), так и с помощью электронных обучающих курсов. В процессе проведения очных/дистанционных мероприятий различные отделы могут обмениваться информацией.

В учебный центр от отделов организации поступают такие документы как:

• Заявки на очное обучение персонала.
• Заявки на назначение электронных курсов.

Под заявкой на очное обучение понимается некоторая заполненная форма, содержащая основные поля, с информацией о количестве обучаемых, их фамилии, имена, отчества, название учебного мероприятия, сроки и место его проведения. Заявка подается сотрудником и визируется у непосредственного руководителя, а затем отдается на рассмотрение сотруднику учебного центра, ответственному за проведение мероприятия. Под заявкой на назначение электронного курса понимается некоторая заполненная форма, содержащая информацию о сотруднике (фамилия, имя, отчество) и название электронного курса.

От учебного центра в отделы поступают такие документы как:

• Отчеты по итогам проведенного обучения.
• Отчеты по итогам работы отдела (в Дирекцию и Финансовый отдел).

Под отчетом по итогам проведенного обучения понимается некоторая выходная форма, содержащая информацию по сотрудникам, прошедшим обучение (фамилия, имя, отчество, отдел), название учебного мероприятия, оценку, стоимость мероприятия, даты начала и завершения мероприятия.

Кроме того, в организации организуется множество документопотоков, связанных с основной деятельностью, соответственно, всем участникам процесса согласования приходится совмещать несколько ролей, участвуя как в учебной, так и в основной деятельности организации. Под автоматизацией документооборота понимается внедрение в существующую систему программных алгоритмов, позволяющих упростить определенные процессы, связанные с согласованием документов, их хранением и исполнением.

Прежде чем автоматизировать документооборот на определенных участках, необходимо описать существующие бизнес-процессы и пошаговый путь документации между отделами и внутри отделов. Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Основное преимущество автоматизации – это сокращение времени на обмен информацией между участниками процесса, также стоит отметить рост производительности труда персонала. Именно поэтому основными направления деятельности в дипломном проектировании стали процессы, связанные с автоматизацией подачи заявки и получением итоговых отчетов по результатам проведенного обучения. Для решения этих задач был проанализирован документооборот между учебным центром организации, производственными и финансовым отделами, выявлены слабые стороны документооборота и составлены блок-схемы алгоритмов.

• Маланичева Е.О., Ватрала М.И. Процесс обучения сотрудников // Academy. – 2016. – № 6 (9). – С. 35-36.
• Маланичева Е.О., Ватрала М.И., Юрьева К.Д. Системы управления ресурсами // Academy. – 2016. – № 6 (9). – С. 36-37.

3. Условия выполнения обучения сотрудников

2.3.2 Условия завершения

−  для внешнего обучения: предоставление сотрудником, прошедшим обучение, сертификата о пройденном обучении и первичных бухгалтерских документов;

−  для ДО — Успешное прохождение теста;

−  для внутреннего обучения — проведение обучающего мероприятия.

2.3.3 Условия отмены

Письменный отказ сотрудника от обучения до регистрации заявки в обучающей организации. Несогласование заявки на обучение Заместителем Генерального директора по персоналу, перенос дат проведения обучающего мероприятия по инициативе Исполнителя (если не удалось согласовать новые даты с Заказчиком) или отмена обучающего мероприятия до проведения оплаты за него.

Руководство пригласило специалистов провести тренинг или семинар для работников

Как обосновать расходы вашей компании по обучению работников? С семинарами и тренингами все проще. Такие мероприятия чаще всего устраивают не образовательные учреждения, а специализированные организации. Например, бухгалтерские семинары проводят аудиторские и консалтинговые компании. Лицензии на образовательную деятельность у них обычно нет

И для работодателя здесь не важно, получит сотрудник по завершении занятий какой-нибудь документ или нет

А потому даже не стоит стараться подвести истраченные средства на подобные занятия под расходы на обучение – требования пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса все равно не выполняются. Да это вам и не нужно. Вы можете представить затраты на семинары и тренинги как расходы на консультационные услуги и учесть их при исчислении налога на прибыль на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 264 кодекса.

Главное проверьте, чтобы в договоре с организатором занятий были прописаны именно консультационные, а не образовательные услуги.

И кстати, таким же образом стоит поступить, если для тренинга вы пригласили частного преподавателя или специалиста. Ведь у таких лекторов не может быть лицензии в силу закона – индивидуальная педагогическая деятельность не лицензируется (подп. «б» п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31 марта 2009 г. № 277). А значит, выплаченное им вознаграждение под образовательные расходы не подпадает. Опять же вы учтете его как расходы на оплату консультационных услуг.

Соберите все необходимые документы
Затраты на семинары и тренинги обоснует следующий набор бумаг:
– договор с организацией на оказание консультационных услуг или договор подряда с лектором как с физлицом;
– план (содержание) семинара или тренинга;
– приказ руководителя о направлении сотрудников на консультационный семинар или тренинг;
– акт оказанных услуг по завершении занятий;
– платежные поручения, квитанции, чеки.

Свяжите тему практического курса с основной работой обучающихся сотрудников
Консультационные затраты, так же как и расходы на обучение, должны быть связаны с деятельностью вашей компании. Поэтому проследите, чтобы тема и программа семинара не вызывали сомнений в том, что участие в данном мероприятии конкретного специалиста поспособствует более эффективному его участию в работе компании. Чтобы не столкнуться с претензиями со стороны проверяющих, причину, по которой руководство направляет сотрудников на семинар или тренинг, стоит четко прописать в приказе.

– Суммы, потраченные на обучение, придется восстанавливать в составе внереализационных доходов только в двух случаях. Первый – если компания оплатила учебу будущему сотруднику, потом заключила с ним трудовой договор, но после этого расторгла его в течение года. И второй – когда обученного потенциального работника компания так и не взяла в штат в течение трех месяцев после окончания занятий

Причем не важно, по какой причине. Такие правила установлены в подпункте 2 пункта 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ

Если же на момент обучения работник уже числился в штате организации, то в случае его увольнения затраты на его профподготовку, ранее учтенные при расчете налога на прибыль, восстанавливать не нужно. Налоговый кодекс этого не требует.

Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 10 сентября 2009 г. № 03-04-06-02/67 и от 8 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/575.

Главное, о чем важно помнить

1. Затраты на повышение квалификации штатных работников признавайте как расходы на обучение. Главное, чтобы у обучающего центра была лицензия на образовательную деятельность.

2. Расходы на частных лекторов и консультантов можно учесть, только если с ними заключен договор на консультационные услуги. То же самое касается семинаров, организованных аудиторской компанией, не имеющей лицензии на образовательную деятельность.

3 Термины и определения, сокращения

В настоящем документе применяются следующие термины и определения, сокращения:

Внешнее обучение — обучение и консультирование по бизнес-процессам, проводимое привлеченными компаниями, а также независимыми бизнес-тренерами и преподавателями. Осуществляется в индивидуальной и корпоративной формах;

Внутреннее обучение — обучение, осуществляемое силами сотрудников ООО «ХХХ» и компаний сегмента «Дистрибуция» Группы Компаний «ООО «ХХХ»»

Дистанционное обучение — обучение сотрудников на рабочем месте посредством изучения учебных программ с помощью Интернет (Интранет)-технологий;

Долгосрочное обучение — обучение, проводимое в виде повышения квалификации, стажировки профессиональной переподготовки и переподготовки;

Индивидуальное обучение — образовательные мероприятия, посещаемые сотрудниками индивидуально;

Корпоративное обучение — обучение, которое проводится для группы сотрудников по специально разработанной программе;

Координаторы дистанционного обучения — Ответственные ИТ-специалисты в филиалах — специалисты, обеспечивающие информационную (техническую) поддержку сотрудников, проходящих обучение;

Обучение — процесс получения новых знаний, умений и навыков по важным для организации направлениям, передача опыта поведения в профессионально значимых ситуациях;

Сертификат дистанционного обучения – внутренний документ установленного образца, выдаваемый сотрудникам, успешно прошедшим обучение по курсу или программе дистанционного обучения;

Система дистанционного обучения — Это комплекс программно-методических средств, основанный на Интернет (Интранет)- и мультимедиа-технологиях и современных методиках образования, предназначенный для организации и проведения целенаправленного и контролируемого процесса обучения сотрудников, в том числе в удаленных подразделениях;

Тематическое обучение — краткосрочное обучение по конкретным производственным вопросам;

Учебные курсы дистанционного обучения – систематизированный набор учебных электронных ресурсов, направленных на развитие в интерактивном режиме определенных знаний и навыков у обучаемого. Учебные курсы могут включать лекционную часть и интерактивные компоненты: практикумы, ролевые игры, кейсы, тесты для самопроверки и т. д.;

Финальный тест – форма оценки усвоения учебного материала по итогам прохождения каждого курса дистанционного обучения. По результатам финального теста преподавателем принимается решение о выдаче сотруднику сертификата.

ГП ХХХ – головное предприятие ООО «ХХХ»;

ДО – дистанционное обучение;

ХХХ – ООО «ХХХ».

Ежегодные курсы

Независимо от того, идет ли речь о формате обучения один на один или полномасштабных учебных сессиях, сотрудники всегда нуждаются в обучении и переподготовке для того, как наилучшим образом выполнять свою работу и способствовать достижению корпоративных целей. Получение непрерывного образования также означает, что они всегда находятся в курсе отраслевых разработок.

Предприятия сталкиваются с различными проблемами при управлении сотрудниками. С таким количеством разных личностей неизбежно возникнут конфликты и проблемы. Часто одним из лучших способов минимизации трения является обучение каждого работника надлежащему и безопасному поведению. Будь то решение проблемы безопасности или предотвращения дорогостоящего судебного процесса, инвестиции в обучение могут иметь большое значение.

Однако некоторые уроки заслуживают большего, чем однократное занятие. Краткий курс повышения квалификации каждый год может обеспечить безопасность работодателей, не требуя, чтобы сотрудники снова проходили полный курс обучения. Лучше всего то, что многие из этих классов теперь можно посещать онлайн, не выходя из кабинета сотрудника. Вот шесть курсов, которые заслуживают ежегодной переподготовки:

Безопасность на рабочем месте. Если ваш бизнес работает в опасных условиях, обучение технике безопасности является важным вложением. Посмотрите на онлайн-курсы, специфичные для вашей отрасли. Эти курсы могут быть хорошим началом. Работодатели могут снизить ответственность, внедрив процессы, которые включают регулярное обучение технике безопасности. Помимо того, что работники должны проходить эти курсы один раз в год, компаниям следует также рассмотреть вопрос о подготовке инструкторов, чтобы они могли обеспечить безопасность работников.

Поведение на рабочем месте. Когда работник создает враждебную рабочую среду, бизнес оказывается в опасности. Благодаря обучению поведению на рабочем месте бизнес снижает свою ответственность, обеспечивая надлежащую подготовку каждого сотрудника.

Социальные курсы. Есть несколько ресурсов, доступные для обучения менеджеров и сотрудников. Ежегодные тренинги не позволят работодателям выделять проблемных работников, поскольку все будут проходить одинаковую подготовку.

Кибербезопасность. Сотрудники должны пройти соответствующее обучение, чтобы обеспечить безопасность технологических систем бизнеса. Предприятия могут начать с базового обучения в Департаменте внутренней безопасности, а затем выбирать более конкретное обучение на ежегодной основе. Курс по обучению безопасности паролей может быть полезным в течение одного года, а в следующем году от сотрудников требуются курсы по безопасности мобильных устройств.

Соответствие нормативным требованиям. Различные предприятия имеют правила, специфичные для выполняемой ими работы. Независимо от того, регулируются ли они законами или отраслевыми стандартами, соблюдение требований часто требует обучения каждого сотрудника. Если вы собираете медицинскую информацию о пациентах, данные кредитных карт от клиентов или какой-либо другой конкретный тип регулируемых данных, вы, вероятно, найдете подходящий курс. После того как все пройдут начальное обучение, проконсультируйтесь с вашим руководящим органом, чтобы определить, доступны ли новые тренинги, чтобы информировать сотрудников о любых изменениях.

Навыки обслуживания клиентов

Независимо от того, работают ли ваши сотрудники с клиентами, способность элегантно проводить каждое взаимодействие имеет важное значение для роста вашего бизнеса. К счастью, существует множество вариантов обучения работе с клиентами

Это дает вам возможность предлагать различные курсы в зависимости от уникальных задач, стоящих перед вашим бизнесом в течение некоторого времени.

Обучение сотрудников — это удобный способ избежать конфликтов на рабочем месте и одновременно снизить ответственность. Имея так много возможностей онлайн-обучения, предприятия могут записать сотрудников на курс, который они могут взять, когда у них будет время.

Повышение квалификации за счет работодателя. Когда компания вправе взыскать расходы с работника

Традиционно существуют три вида обучения, на которое направляют сотрудников: получение новой специальности или профессии, переподготовка и повышение квалификации. С одной стороны, в перечень прав работников входит и право на подготовку и дополнительное профессиональное образование (куда входит вышеперечисленное).* Но, с другой стороны, в ст. 21 ТК РФ указано и то, что реализуется это право в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. Кодекс, в свою очередь, говорит о том, что для этого нужно заключить договор. Какой конкретно — не уточняется. В итоге получается, что работодатель может заключить и ученический договор, и прописать условие об обучении в трудовом договоре, и даже заключить гражданский договор на получение образовательных услуг в каком-нибудь учебном заведении. В любом случае заключение договора подразумевает возмещение работником затрат, понесенных работодателем, при несоблюдении работником условий этого договора. Чаще всего это увольнение ранее оговоренного периода. Но даже в этом случае далеко не всегда работник должен возмещать расходы компании на его обучение. Если после обучения работодатель не предоставил возможность работать согласно полученной квалификации, то ничего он возмещать не должен. А в тех случаях, когда повышение квалификации является обязательным по закону, работодатель тем более не может требовать от работника какого-либо возмещения. Но нужно отметить, что разобраться, когда обучение — это добровольная договоренность сторон, а когда — законодательная необходимость, порой нелегко. Судьи тоже по-разному трактуют законодательные нормы. Поэтому перед тем как обращаться в суд с иском к работнику, нужно проверить документы, которые регулируют деятельность не только работника, но и компании в целом.

Профессиональное обучение, в свою очередь, тоже вид образования, который направлен на получение определенных знаний, навыков и умений, но необходимых уже для выполнения трудовых, служебных функций (видов трудовой, служебной деятельности, профессий). То есть понятие «обучение» уже понятия «образование».*

Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Статья 31. Организации, осуществляющие обучение

1. К организациям, осуществляющим обучение, относятся осуществляющие образовательную деятельность научные организации, организации для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, организации, осуществляющие лечение, оздоровление и (или) отдых, организации, осуществляющие социальное обслуживание, и иные юридические лица.*

5. Иные юридические лица вправе осуществлять образовательную деятельность по программам профессионального обучения, образовательным программам дошкольного образования и дополнительным образовательным программам.

6. Для осуществления образовательной деятельности организацией, осуществляющей обучение, в ее структуре создается специализированное структурное образовательное подразделение. Деятельность такого подразделения регулируется положением, разрабатываемым и утверждаемым организацией, осуществляющей обучение.*

Статья 91. Лицензирование образовательной деятельности

1. Образовательная деятельность подлежит лицензированию в соответствии с законодательством Российской Федерации о лицензировании отдельных видов деятельности с учетом особенностей, установленных настоящей статьей. Лицензирование образовательной деятельности осуществляется по видам образования, по уровням образования, по профессиям, специальностям, направлениям подготовки (для профессионального образования), по подвидам дополнительного образования.

2. Соискателями лицензии на осуществление образовательной деятельности являются образовательные организации, организации, осуществляющие обучение, а также индивидуальные предприниматели, за исключением индивидуальных предпринимателей, осуществляющих образовательную деятельность непосредственно.*

Памятка для выбора метода обучения персонала

Не секрет, что качество обучения во много зависит от верно выбранного метода

По этой причине каждый раз перед тем, как приниматься на подборку методов, важно задать себе вопросы:
1.Каковы цели обучения?
• Новые навыки;
• Новые методы для старых навыков;
• Улучшение поведения на рабочем месте;
• Усиление безопасности рабочего места;
• Искоренение негатива или конфликтов и т.д.
2. Кто обучается?
• Новые работники;
• Опытные сотрудники;
• Высшее руководство

3. Каков ваш учебный бюджет?
4. Сколько времени было выделено на обучение в вашей организации?
5. Какие учебные ресурсы и материалы есть в вашем распоряжении?

Ответы на данные вопросы сузят перечень методов и помогут не ошибиться в выборе.

Существуют различные классификации методов обучения:
— активные или пассивные;
— индивидуальные или групповые;
— с отрывом от работы и без.

Также методы делятся по видам, по длительности, форме обучения и т.д. Наверняка, есть еще множество способов как их можно распределить по группам, но в данной статье мы их разобьем на две группы: современные и традиционные.

Каждая компания выбирает методы, опираясь на свои финансовые, временные и иные возможности, вместе с этим важно помнить, что самым эффективным является смешанное обучение. Поэтому стоит подбирать методы из разных классов, за счет этого усиливая восприятие материала