Организация системы снабжения на фирме



Типичная система закупок в крупнои российскои компании

Побудительные мотивы для принятия решения о реорганизации системы закупок на базе конкурентных методов могут быть весьма разнообразными, от экономических расчетов до директивного решения руководства, посетившего конференцию или семинар по организации снабжения. Соответственно, и последующие результаты использования технологии конкурентных закупок могут быть зачастую диаметрально противоположными, вплоть до вредоносных. Сразу оговоримся, что без понимания и поддержки реорганизации всеми членами руководства, вероятность достижения успеха весьма невелика.

Об этом обычно не говорят, но случаи, когда переход на конкурсную систему закупок приводили к увеличению издержек при проведении закупок и снижению эффективности закупочной деятельности, увы, не единичны.

Рассмотрим типовую схему взаимодействия подразделений в ходе закупки (см. рис. 1.5.).

Рис. 1.5. Взаимодействия подразделений в ходе закупки

Организация системы снабжения на фирме

От подразделения-потребителя продукции (Заказчика), например, Пресс-службы, заявка на закупку (календарей) направляется в подразделение, ответственное за закупку продукции данной категории (Хозяйственный отдел). В случае, если в компании действует система планирования (а такое уже стало нормой), заявка с самого начала включается в смету расходов (утверждаемую ежеквартально), однако, конечно же, бывают и внеплановые закупки.
На основании утвержденных Руководством смет расходов, составляется план закупок.



Получив заявку на закупку, закупающее подразделение проводит поиск контрагентов, изучая предложения потенциальных поставщиков. С выбранным поставщиком проводятся переговоры, в ходе которых согласуются все детали будущего договора, включая цену, условия поставки и т. д.

Поставщик, с которым ранее работать компании не доводилось, проверяется Службой безопасности, а проект договора согласуется с юристами. После окончательного согласования с поставщиком этот договор подписывается поставщиком и правомочным представителем организации.
Договор обычно ведет закупающее подразделение, а оплату осуществят бухгалтерия.

При анализе системы закупок организации важно понять, кто участвует в процессе принятия решения (формально и фактически) и какова их роль. Условно выделяют шесть таких ролей:

  • инициаторы;
  • пользователи;
  • лица, принимающие решения;
  • авторитеты;
  • покупатели;
  • «привратники».

Возможно сочетание несколько ролей у одного сотрудника. Таким образом, необходимо правильно оценить не только формальную структуру (какие структурные подразделения и должностные лица участвуют в закупках), но и неформальные роли в принятии решений.

В крупной организации процесс закупок бывает достаточно долгим и требует не мало согласований. В принципе, при правильной организации, это не так уж и плохо — многочисленные внутренние фильтры снижают возможные риски, как по отношению к поставщику, так и связанные с недобросовестностью закупщиков.

Организация и регламент системы закупокРеорганизация системы закупок на базе конкурентных способов

Практическое задание по теме Процесс снабжения в бухгалтерском учете

Задание 1: Сальдо по счету 10/5 «Запасные части» на 01.06.2018 года 127 200 руб. по счету 10ТЗР – 11 900 руб. В течении месяца поступили запасные части от поставщиков – 20 200 руб., наценка 20 %, НДС – 18%.

приобретенные запчасти за счет подотчетных сумм 850 руб.

Затраты по доставке:

  • услуги грузового транспорта – 3 000 руб.
  • зарплата с начислениями – 2 700 руб.
  • услуги подотчетных лиц – 2 120 руб.

Израсходованы запчасти:

  • на ремонт грузовых машин – 18 750 руб.
  • на ремонт тракторов – 14 500 руб.
  • на ремонт легковых машин – 11 127 руб.
  • на ремонт плит в столовой – 870 руб.
  • на ремонт пилорамы – 6 820 руб.

Составить корреспонденцию счетов, определить и списать отклонения.

Дт (Дебет)10/5 «Запасные части»Кт (Кредит)
Начальное сальдо127 200 руб.
1) 20 200
4) 850
8) 18 750
9) 14 500
10) 11 127
11) 870
12) 6 820
Оборот 21 050 руб.Оборот 52 067 руб.
Конечное сальдо96 183 руб.
Дт (Дебет)10 ТЗРКт (Кредит)
Начальное сальдо11 900 руб.
2) 4 040
5) 3 000
6) 2 700
7) 2 120
13) 3 005,63
14) 2 324,35
15) 1 783,66
16) 139,46
17) 1 093,25
Оборот 11 860 руб.Оборот 8 346,35 руб.
Конечное сальдо15 413,65 руб.

Организация системы снабжения на фирме

  1. Д 10/5 К 60 – 20 200 руб.;
  2. Д 10 ТЗР К 60 — 4 040 руб. (20 200*20%);
  3. Д 19 К 60 – 4363,20 руб.;
  4. Д 10/5 К 71 – 850 руб.;
  5. Д 10 ТЗР К 23– 3 000 руб.;
  6. Д 10 ТЗР К 70-2 700 руб.;
  7. Д 10 ТЗР К 71 – 2 120 руб.;
  8. Д 23 К 10/5 – 18 750 руб.;
  9. Д 23 К 10/5 – 14 500 руб.;
  10. Д 26 К 10/5 – 11 127 руб.;
  11. Д 29 К 10/5 – 870 руб.;
  12. Д 20 К 10/6 – 6 820 руб.;
  13. Д 23 К 10 ТЗР (18 750*16,03%) =3 005,63 руб.;
  14. Д23 К 10ТЗР (14 500*16,03%) = 2 324,35 руб.;
  15. Д 26 К 10 ТЗР (11 127*16,03%) = 1 783,66 руб.;
  16. Д 29 К 10ТЗР (870*16,03%) = 139,46 руб.;
  17. Д 20 К 10ТЗР (6820*16,03%)= 1 093,25 руб.

Задание 2: Сальдо по счету 10/3 «Топливо» на 01.07.2018 года — 36 000 руб., сальдо по счету 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» – 5 000 руб.

За месяц поступило топливо от поставщиков – 2 000 л. на сумму 150 000 руб., в т. ч. НДС -18%. Учетная стоимость 1 л. – 50 руб.

В течении месяца топливо списано:

  • на обслуживание оборудования основного производства – 100 л.;
  • на отопление жилых домов – 150 л.;
  • на работу грузового транспорта – 1 100 л.

Составить корреспонденцию счетов, определить и списать отклонения.

Дт (Дебет)10/3 «Топливо»Кт (Кредит)
Начальное сальдо11 900 руб.
1) 100 0004) 5 000
5) 7 500
6) 55 000
Оборот 100 000 руб.Оборот 67 500 руб.
Конечное сальдо68 500 руб.
Дт (Дебет)15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»Кт (Кредит)
Начальное сальдо— руб.
2) 127 1191) 100 000
7) 27 119
Оборот 127 119 руб.Оборот 127 119 руб.
Конечное сальдо— руб.
Дт (Дебет)16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»Кт (Кредит)
Начальное сальдо11 900 руб.
7) 27 1198) 1 263,50
9) 1 895,25
10) 13 898,50
Оборот 27 119 руб.Оборот 17 057,25 руб.
Конечное сальдо15 061,75 руб.

Организация системы снабжения на фирме

  1. Д10/3 К15 – 2 000л.*50руб.=100 000 руб.;
  2. Д 15 К 60 – 127 119 руб.;
  3. Д 19 К 60 – 22 881 руб.;
  4. Д 20 К 10/3 – 100л.*50руб.= 5 000 руб.
  5. Д 29 К10/3 – 150л.*50руб.= 7 500 руб.
  6. Д 23 К10/3 – 1100л.*50 руб.=55 000руб.
  7. Д 16 К 15 – 27 119 руб.
  8. Д 20 К 16 – (5 000 *25,27%)= 1 263,50 руб.
  9. Д 29 К10/3 – (7 500 *25,27%)= 1 895,25 руб.
  10. Д 23 К10/3 – (55 000*25,27%) =13 898,50 руб.

44 Методы сбыта и выбор оптимального канала сбыта.

Задачами сбыта
являются:

– формирование
предпочтений потребителей и стимулирование
их 
к
покупкам;

– налаживание
контактов и заключение договоров с
покупателями;

– обеспечение
взаимовыгодных сделок;

– хранение и
подготовка готовой продукции к продаже;

– отгрузка
(поставка) продукции.

Среди целей, которые
преследует сбыт, можно выделить:

– получение
прибыли;

– удовлетворение
потребительского спроса;

– завоевание
(сохранение) доли рынка;

– достижение
превосходства над конкурентами;

Считается, что
эффективность избираемых фирмой форм
и методов распределения и сбыта тем
выше, чем короче период времени,
затрачиваемого на доведение товаров
от места производства до места реализации
и на их продажу конечному потребителю;
меньше расходы на их организацию; больше
объёмы реализации и полученная при этом
чистая прибыль.

Главная цель
состоит в сокращении суммарной величины
сбытовых издержек, которая во многом,
если не в основном, зависит от уровня
коммерческой работы и службы сбыта.
Если учесть, что у многих предприятий
затраты на реализацию и сбыт продукции
достигают примерно 40 % общего уровня
издержек производства, то становится
очевидным значение этого направления
деятельности.

Разработка и
реализация сбытовой стратегии предполагает
решение следующих вопросов:

– выбора каналов
сбыта;

– обоснования
оптимального метода сбыта;

– выбора посредников
и определения приемлемой работы с ними;
организации сервиса.

Организация
сбытовой сети предприятий зависит от
трех основных факторов:

1) типа продукции,

2) характера
потребления

3) и географической
протяжённости рынка.

Оптовый
метод сбыта товара
Оптовая
торговля охватывает по существу всю
совокупность товарных ресурсов,
являющихся как средствами производства,
так и предметами потребления. Как
правило, при оптовой торговле товар
закупается крупными партиями. Закупки
оптом осуществляют посреднические
организации с целью последующей
перепродажи низовым оптовым организациям,
предприятиям розничной торговли. В
большинство случаев оптовая торговля
не связана с реализацией продукции
конкретным конечным потребителям, т.е.
она позволяет изготовителям с помощью
посредников сбывать товары с минимальными
непосредственными контактами с
потребителями. На товарном рынке оптовая
торговля представляет собой активную
часть сферы обращения.

Следующим методом
сбыта товаров выступает
розничная торговля. 

Розничная торговля
включает:

  • реализацию
    продукции населению для личного
    потребления;

  • продажу товаров
    предприятиям, учреждениям, организациям
    для коллективного потребления,
    хозяйственных нужд.

Товары здесь
продаются через предприятия розничной
торговли, организации общественного
питания, а также со складов предприятий-
изготовителей, в фирменных магазинах,
посреднических организациях,
заготовительных пунктах, ателье,
мастерских.

Розничная торговля
может быть стационарной, передвижной,
посылочной.

Выбирать методы
сбыта необходимо
уже исходя из реальных условий вашего
бизнеса, количества, выгодности
предложений, возможностей компании.

Классификация моделеи закупок

Обычно система закупок строится на основе одной из трех моделей:

  • централизованной;
  • децентрализованной;
  • распределенной.

Иногда встречаются комбинированные модели, однако в основе их всегда лежит одна из перечисленных выше.

Централизованная модель

Ядром централизованной модели (см. рис. 1.2.) является структурное подразделение (в зависимости от организационной структуры — отдел, служба, управление, департамент), основной задачей функция которого является сбор заявок от подразделений-потребителей продукции (заказчиков), и проведение на их основании всего закупочного цикла, от поиска и выбора контрагентов до контроля выполнения контракта на поставку.

Рис. 1.2. Централизованная модель закупок

Организация системы снабжения на фирме

Децентрализованная модель

В этой модели (см. рис. 1.3.) каждое из профильных подразделений компании (обычно на уровне самостоятельных структурных подразделений) осуществляет закупки в своей сфере компетенции, например, канцелярские товары приобретает хозяйственный отдел, а компьютеры — отдел информатизации технологий.

Рис. 1.3. Децентрализованная модель закупок

Организация системы снабжения на фирме

При этом может существовать и отдел (служба) закупок, поддерживающий и координирующий закупочную деятельность остальных подразделений. Он может, например, выполнять общие методические функции, проводить мониторинг рынка, отслеживать работу разных заказчиком с одним поставщиком, проводить проверки закупочной деятельности заказчиков и т. д.

Распределенная модель

При использовании распределенной модели (рис. 1.4.) закупок каждое подразделение (обычно на уровне самостоятельной хозяйственной единицы, в частности, структуры входящие в состав одного холдинга или филиалы организации) проводит все необходимые для своих нужд закупки самостоятельно.

Для этих целей внутри организаций-заказчиков создаются специализированные закупочные отделы (или иные аналогичные по функциям структурные единицы, вплоть до отдельного специалиста по снабжению – «завхоза»)

Рис. 1.4. Распределенная модель закупок

Организация системы снабжения на фирме

В распределенной модели может также существовать отдел (служба) закупок. Его функция – объединять однотипные закупки разных заказчиков в общий заказ, а также методическая и маркетинговая поддержка и контроль. Кроме того, этот отдел может проводить закупки для заказчиков, не имеющих собственных специалистов.

Функции и задачи

В компании функции категорийного менеджера могут принадлежать как штатным сотрудникам, так и выведены на аутсорсинг. На этого специалиста возлагается большая ответственность начиная с подбора ассортимента, заканчивая гарантийным обслуживанием товаров. Таким образом, такой менеджер обладает большим функционалом, нежели обычный закупщик.

К функциям и задачам, решаемых категорийным менеджером, относят:

  1. Определение целесообразности закупки.
  2. Ценообразование.
  3. Перемещение товара.
  4. Развитие или уменьшение ассортиментной матрицы.

К должностным обязанностям категорийного менеджера можно отнести:

  1. Поиск поставщиков.
  2. Проведение с ними переговоров о ценах, скидках и условиях оплаты.
  3. Заключение договоров с поставщиками.
  4. Оптимизация ассортимента и ведение номенклатуры.
  5. Оформление заказов на закупку.
  6. Анализ статистики продаж товаров.
  7. Контроль за качеством закупаемых товаров.
  8. Бесперебойное снабжение закупаемыми товарами розничных подразделений.
  9. Стремление к обеспечению минимальной цены на товары с заданным качеством, достижению максимально дешевой логистики и пр.

Менеджер несет ответственность за правильность и эффективность закупочной деятельности в своей товарной группе, достоверность учета маркетинговой информации, качество закупаемых товаров и правильное ценообразование, оптимизацию издержек и рисков при выполнении работ.

На основании проведенного анализа эффективности закупочной деятельности категорийный менеджер готовит решения и вносит предложения об оптимизации бизнес-процессов, проводит предварительные переговоры с поставщиками и заключает с ними договоры.

Что касается показателей эффективности работы менеджера, то они могут отличаться в каждой организации. В качестве примеров можно привести доставку товара до склада в положенное время, оптимальную цену закупки, обеспечение взаимодействия со всеми структурными подразделениями, выявление пула дополнительных (альтернативных) поставщиков, заменяющих основных, выстраивание эффективной логистики, автоматизация учетной деятельности.

Таким образом, категорийный менеджмент в закупках внедряют при возникновении проблем между подразделениями компании. Для повышения эффективности закупочной деятельности внедряют управление категориями на предприятии, когда менеджер отвечает за весь цикл закупки и использования товаров.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

Отличительные черты системы закупок мирового класса

В Германии, Японии, Великобритании, Франции, США современный закупочный процесс — это наука и искусство одновременно. Другие страны также стремятся достигнуть того же высокого уровня. Почему так происходит? Для компаний таких стран, как Индия и Китай, оптимизация затрат и бизнес-процессов, связанных с цепочкой поставок, за счет грамотной организации системы снабжения — это фактически единственный способ выживания.

Любой руководитель отдела снабжения должен разработать и применять на практике систему ключевых показателей деятельности для оценки эффективности его работы

В современной экономической ситуации это имеет жизненно важное значение. Ключевые показатели деятельности должны охватывать главные аспекты закупочного процесса, к которым относятся:

цепочка от закупки до платежа (весь процесс заказа, закупки, получения, оплаты и учета товаров и услуг);

меры, направленные на сокращение издержек;

организация работы с поставщиками;

поиск и выбор источников поставок;

оформление контрактов.

Оценка эффективности работы отдела снабжения позволит получить представление о том, какие аспекты закупочного процесса необходимо улучшить. Главное место в стратегии закупочной деятельности должны занимать меры по сокращению затрат, которые следует осуществлять непрерывно. В конце каждой недели (месяца, года) подсчитывается сумма сэкономленных средств, в зависимости от которой определяется размер премий сотрудникам отдела снабжения.

Что касается организации работы с поставщиками, то в любой стратегии закупочной деятельности должна быть сформулирована политика, ориентированная на построение прочных длительных отношений с поставщиками. Каждый поставщик заинтересован в таком характере отношений, поэтому в ответ он может пойти навстречу партнеру, уступая в цене, увеличивая гарантийные сроки, поставляя продукцию более высокого качества и т.д. Поставщики должны знать о планах будущего развития и стратегии деятельности компании. В этом случае они будут часто предлагать различные способы улучшить работу и делиться своим опытом.

Для улучшения процесса оформления контрактов необходимо разработать типовой или рамочный контракт. Используя такую заготовку, согласовать любой контракт будет и проще, и быстрее. Никому не придется читать документ целиком, проверять надо будет только дату, спецификацию продукции, цену и условия поставки. При этом обеспечиваются одинаковые контрактные условия для всех поставщиков. Эта простая мера обеспечит компании экономию средств, а также позволит сократить количество визирующих лиц и объем административной работы.

Таким образом, чтобы навести порядок в организации цепочки поставок, нужно сделать ее современным интегрированным процессом. Для этого придется пересмотреть существующие бизнес-процессы, возможно, внедрить новые информационные системы или модернизировать существующие, обязательно произвести необходимые кадровые назначения и привлечь в отдел квалифицированных специалистов. Эти внутренние меры позволят получить экономию средств и повысить эффективность деятельности, а также моральный дух в компании. Нельзя также недооценивать фактор репутации компании на стабильном рынке, когда покупатели уважают ее бренд, партнеры заинтересованы в развитии отношений с ней.

С.Салтис

Старший менеджер

группы по вопросам организации

закупочного процесса

КПМГ в России и СНГ

Основные функции отдела закупок в организации

В большинстве компаний и даже в государственных органах есть отдел закупок или комплектации, который является часть ежедневной деятельности компании. Этот отдел обеспечивает закупки сырья и материалов, определение цены и формирование статистики. Эти функции являются основой для производства, перепродажи. Очень многие, даже сотрудники компании понятия не имеют, чем занимается отдел закупок, какие у него функции и обязанности сотрудников. Рассмотрим основные функции, которые выполняет этот отдел.

Закупки оборудования, сырья, материалов, товаров…

Основная роль и задача отдела закупок – закупать все необходимые материалы для производства или любых других ежедневных операций компании или государственного органа. Для производственной компании это могут быть сырье и материалы такие как железо, сталь, алюминий, пластики, также запчасти, оборудование. Даже офисные принадлежности, как правило, забота отдела закупок.  В ритейле отдел закупок отвечает за постоянное снабжение товаром магазинов или склада

Для малого бизнеса очень важно иметь необходимый запас товаров по оптимальной цене, т.к. существенные вложения в товарный запас могут сократить необходимые траты на маркетинг или рекламу

Закупщики также контролируют всех поставщиков компании на предмет нормального функционирования и надежного снабжения.

Маркетинговые исследования

Отдел закупок также постоянно оценивает насколько обоснованы цены на приобретение необходимых запасов. Тут кроется важная проблема для малого бизнеса, который не может обеспечить закупки необходимого, для оптовых скидок, объема заказа. Отдел закупок небольшой компании вынужден постоянно искать лучших поставщиков  но по разумной цене.  Персонал должен постоянно контактировать с разными поставщиками, лучше вести переговоры относительно установления приемлемых цен и искать альтернативные источники снабжения материалами.

Бумажная и учетная деятельность

Отдел закупок готовит и контролирует все документы для деятельности по закупке  и доставки оборудования и материалов. Закупщики утверждают и контролируют сроки поставки материалов от поставщиков, подготавливает заявки на работы, связанные с поставкой оборудования и материалов, а также оприходованием, обеспечивает поступление документов для бухгалтерского учета. Важная часть работы это контроль сроков и качества, а также своевременности оплаты за поставленное оборудование и оказанные услуги

При планировании закупок также важно взаимодействие с финансовым отделом для обеспечения более гладкого финансового потока

Вывод

Специалист по закупкам — это особый сотрудник предприятия, который занимается тем, что осуществляет и контролирует процесс поставки в компанию необходимых для ее производственной деятельности товаров, всевозможных материалов, разнообразного сырья. Этот работник также занимается составлением и проверкой всей отчетной документации, которая имеет отношение к его прямым обязанностям. Помимо прочего, рассматриваемый специалист должен иметь развитое аналитическое мышление и хорошие коммуникативные навыки для того, чтобы уметь корректно оценить рентабельность предполагаемой сделки и грамотно вести переговоры с поставщиками.

Не менее важно на практике знать, как именно следует проверять продукцию на соответствие заявленным критериям качества. Такой специалист должен уметь обращаться с персональным компьютером и на высоком уровне владеть компьютерными программами, которые потребуются ему в ходе выполнения его основных должностных обязанностей; принимать важные решения в короткие сроки даже под давлением и в условиях постоянного стресса, ведь от их эффективности напрямую зависит успех всего предприятия; обрабатывать большие объемы информации своевременно и делать соответствующие выводы; отлично ориентироваться в актуальных условиях функционирования таможни, а также в особенностях работы отдельных транспортных компаний, с которыми сотрудничает данная организация

Эти сотрудники должны разбираться в основных тонкостях выбора необходимых материалов, понимать, как именно их следует транспортировать, а также хранить для того, чтобы они не потеряли своих полезных свойств и товарного вида. Также является желательным, а порой и обязательным условием наличие определенного опыта в сфере закупок. Обычно на эту должность принимают активных и энергичных людей. Именно такие кандидаты имеют шансы на то, что данную вакансию займут именно они.

Если вы задумываетесь о том, чтобы работать в качестве специалиста по закупкам, для начала важно изучить типичную должностную инструкцию (типовой документ, который точно определяет круг прав, обязанностей и ответственности определенного сотрудника). Это поможет ознакомиться с предстоящими условиями работы и заранее выяснить все ее тонкости

Так вы сможете понять, стоит ли продолжать свои попытки устроиться на эту должность или лучше поискать что-то другое. Если вам все подходит, то нужно постараться удостовериться в том, что и вы соответствуете всем требованиям компании. Для этого необходимо выяснить как можно больше о самой организации, а также о ее деловой активности, объемах производства и реализации, а заодно и об основных технических особенностях.

Отнестись к вопросу собственного трудоустройства следует крайне серьезно

Важно заранее изучить как можно больше информации о той компании, в которую вы хотите устроиться, а также непосредственно о желаемой должности. Для этого требуется тщательно иизучить должностную инструкцию по выбранной специальности

Стандартная форма этого документа по большинству профессий находится в свободном доступе, поэтому с ней в случае необходимости всегда может ознакомиться любой желающий. Чем серьезнее вы будете подготовлены, тем выше ваши шансы получить желаемое. И пусть работа дарит вам только приятные эмоции!