Если услышали эту фразу по телефону, что нужно делать

Говорите чётко и размеренно, точно выражая мысль

Целью делового звонка должно быть достижение взаимопонимания, а не стремление привести контраргументы на каждый довод собеседника

Дайте звонящему достаточно времени, чтобы усвоить ваши мысли, но не затягивайте разговор, чтобы не потерять его внимание. Обдумайте заранее предстоящий разговор, чтобы передать суть проблемы как можно более точно, избегая пространных и многословных рассуждений

В то время как вы ведёте деловой разговор по телефону, темп речи должен быть почти вдвое меньше, чем при обычном разговоре. Это необходимо главным образом из-за того, что слушающий вас человек ограничен в возможности использовать для восприятия другие органы чувств, кроме слуха. При визуальном контакте лучшему пониманию способствуют жесты, мимика и другие средства невербального общения, в то время как при разговоре по телефону ваш собеседник только слышит ваш голос. Поэтому старайтесь говорить немного медленнее, чем обычно, чётко выговаривая слова и употребляя короткие предложения. Говорите коротко и ясно.

Вы без труда сможете определить оптимальный темп беседы, если в самом начале разговора вы прислушаетесь к тому, как говорит ваш собеседник. Если вы хотите достичь взаимопонимания, лучше будет, если вы подстроитесь именно под его темп речи. Если человек говорит медленно, то он не будет успевать следить за вашей мыслью, слушая «сто слов в минуту». А если собеседник говорит быстро, возможно, он торопится, и медленная, перемеженная частыми паузами речь будет его раздражать. Вряд ли он захочет когда-нибудь разговаривать с вами ещё раз.

Все эти правила важны не только для делового общения — они находят свое применение и в неформальной беседе. Даже если вы рассказываете последние новости лучшей подружке, не стоит мямлить или тараторить — этикет призывает вас уважать собеседников, давать им время подумать, представить, сказать. Помните, что искусство общения по телефону состоит в том, чтобы и рассказать, и услышать, а также получить и подарить моральное удовольствие от разговора с вежливым человеком.

Автоответчик

Автоответчик — великолепное изобретение, однако в России
он далеко не так популярен, как в Европе и Америке. Многие пугаются, услышав записанный
голос, и молча опускают трубку

Другие смущаются и забывают о самом важном, а именно:
назвать свою фамилию, номер телефона, вопрос, по которому звонят

Сформулируйте свое сообщение просто и кратко, назовите
себя и номер телефона и попросите перезвонить. Здороваться не обязательно! Если
вы не уверены, что автоответчик проверяется ежедневно, укажите дату и время
своего звонка. При этом разумно также указать время, когда вас можно застать дома.

Записанное на ленту автоответчика приглашение считается
невежливым. Оно бессмысленно и для тех, кто приглашает: ведь неизвестно, принято
ли оно и на сколько гостей рассчитывать. Поэтому лучше дозвониться до друзей и пригласить
их лично.

При обращении к телефонисткам, работникам справочных или
аварийных служб неуместны словесные реверансы типа: «Не будете ли вы так любезны
сообщить…», «Не откажете ли вы мне в одной маленькой просьбе…»

Конечно, без «пожалуйста» и «спасибо» и здесь не обойтись.
Но слов приветствия или прощания не требуется.

Когда человеку нужна экстренная помощь, нужно быстро и
четко изложить суть дела, не злоупотребляя временем оператора.

Обращаться по телефону к незнакомому человеку на «ты»,
даже если показалось, что ответил ребенок: впечатление может быть ошибочным.

Называть собеседника «женщина», «мужчина», «бабушка»,
«дедушка» — вы же не видите, кто именно взял трубку, а голос может быть обманчивым.
Лучше безличное обращение: «Будьте любезны», «Извините», «Скажите, пожалуйста»,
«Сделайте одолжение».

Обращаться к незнакомой собеседнице со словами «кошечка»,
«душечка», «милочка». Эти слова могут обидеть.

Позвонив по телефону и не представившись самому, спрашивать:
«А кто это?» Как правило, на такой вопрос следует контр вопрос: «А кто вам нужен?»

Спрашивать звонящего: «А кто это говорит?» в том случае,
если звонят не вам. Если вы не уверены, что ваш звонок достиг нужного вам абонента,
не стоит спрашивать: «А куда я попал?» Следует все же назвать интересующее вас имя,
а при подтверждении ошибки извиниться за беспокойство.

Выражать по телефону сочувствие и соболезнования: если
ваш знакомый потерял близкого человека, то надо либо прийти к нему лично, либо послать
телеграмму с соответствующим текстом.

Продолжение Темы

Завершение разговора

Положите трубку только тогда, когда вы будете уверены, что вызывавший вас собеседник сказал всё, что ему было необходимо. Прервать собеседника на полуслове и положить трубку было бы слишком невежливо с вашей стороны. В самом конце стоит коротко подвести итог разговора, чтобы убедиться, что ваш собеседник услышал всё сказанное вами и что вы сами правильно поняли всё, что он вам сказал. Это поможет избежать возможных недоразумений.

Если разговор получился более продолжительным, чем вы рассчитывали, по его окончании не извиняйтесь, а поблагодарите собеседника за то, что он уделил вам своё время. Тем самым вы покажете, что уважаете его рабочее время, и вам не придётся заканчивать разговор извиняющимся тоном. Обеим сторонам будет приятно, если вы приветливо попрощаетесь, пожелав друг другу удачи или хорошего дня. Такое пожелание поможет вежливо закончить важный телефонный разговор.

Эти правила делового общения находят свое отражение и в неформальных случаях. Завершая беседу с дорогим вашему сердцу человеком, нельзя говорить: «Пока» — и просто вешать трубку. Нужно обязательно дождаться его ответа, даже если торопитесь. В принципе, этикет воспитанной девушки подразумевает, что это же правило вы будете соблюдать и в случае с просто знакомыми или родственниками. И, конечно же, если человек по ту сторону трубки первым говорит вам: «До свидания», — обязательно вежливо с ним попрощайтесь. Понятно, что если вы этого не сделаете, на вас могут просто обидеться. Причем чем ближе вас воспринимает человек, тем глубже будет обида. Помните, что правильное и современное общение по телефону — это искусство, которое обязывает внимательно относиться к чувствам собеседников.

Отправить

Класснуть

Не говори часто и слишком подробно о своих делах и пережитых
неприятностях: не так приятно другим слушать о твоих несчастьях, как тебе вспоминать
о своих.

Этикет делового телефонного разговора

Этикет, деловой телефонный разговор прежде всего должен быть кратким.
Помните: пока вы ведете неторопливый разговор с другом или подругой, к вашему собеседнику
или к вам, может быть, не могут дозвониться по важному делу. Избегайте пустой болтовни по телефону

Если вы нуждаетесь
в душевной беседе, лучше встретиться с другом с глазу на глаз

Избегайте пустой болтовни по телефону. Если вы нуждаетесь
в душевной беседе, лучше встретиться с другом с глазу на глаз.

Если кто-то неправильно набрал номер и попал случайно
к вам, не грубите, а вежливо ответьте: «Вы ошиблись номером».

Помните, телефон служит еще и Для того, чтобы не заходить
к знакомым без предупреждения!

Если человек, которому звонят, отсутствует, можно пояснить
звонящему, когда лучше перезвонить: «Его сейчас нет дома, вы не могли бы перезвонить
через два часа?»

В том случае, если человек не может подойти, потому что,
например, принимает ванну, не нужно сообщать об этом звонящему. Достаточно сказать:
«Он сейчас не может подойти к телефону. Вы не могли бы перезвонить через полчаса?»
В любом случае при отсутствии абонента тот, кто подошел к телефону, должен
предложить свою помощь: «Ему что-нибудь передать? Он не мог бы вам перезвонить?»
Если звонящий просит оставить сообщение, его нужно записать и ни в коем случае не
забыть передать по назначению!

Если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по
чьей инициативе состоялся разговор.

Помните, что вы не обязаны предоставлять свой телефонный
аппарат постороннему человеку для срочных переговоров, пусть даже очень важного
характера. Не стоит звонить из квартиры соседей, имея
незначительный повод

Возможно, они люди деликатные и не могут отказать в просьбе,
но вам и самому нужно понимать: присутствие чужого в неурочное время стесняет семью,
да и личные проблемы не стоит делать достоянием гласности. Лучше поискать телефон-автомат

Не стоит звонить из квартиры соседей, имея
незначительный повод. Возможно, они люди деликатные и не могут отказать в просьбе,
но вам и самому нужно понимать: присутствие чужого в неурочное время стесняет семью,
да и личные проблемы не стоит делать достоянием гласности. Лучше поискать телефон-автомат.

Время для телефонных звонков

Время для телефонных звонков должно быть ограничено рамками
рабочего дня, если звонки деловые, и временем бодрствования, если это личный разговор.

В будние дни не рекомендуется звонить по телефону раньше
8 часов утра, а в выходные — раньше 10 часов. Заканчиваться телефонные звонки должны
не позже 10 часов вечера. Бывают обстоятельства, корректирующие время телефонных
бесед (ваш друг приходит домой поздно, в семье есть маленький ребенок и т. п.).

В случае, если дело не терпит отлагательств, сделать поздний
звонок допустимо, однако, если на пятый-шестой сигнал вам не отвечают, повесьте
трубку и больше в этот день не звоните.

В начале разговора спросите, не помешали ли вы, не оторвали
ли от важных дел.

Этикет для начала телефонного разговора

Для начала телефонного разговора существует специальное
слово «алло» (по-английски hullo). Абоненту будет приятно слышать это слово, если
оно произнесено с радостью, так, будто вы ждали его звонка. Перед тем как снять
трубку, обязательно улыбнитесь. Ваш голос сразу станет мягче и приятнее! Вы
почувствуете, как улучшилось ваше настроение и отношение к тому, кто позвонил. Помните,
улыбку слышно по телефону!

Некоторые, снимая трубку, говорят: «Да?» Учтите, что это
слово слишком короткое, располагающее к деловому общению. По мнению исследователей,
ответ «слушаю» звучит тщеславно. Фраза «У телефона» является устаревшей формой.
Где же еще может находиться человек, отвечающий по телефону? Фраза «На проводе»
осталась как шутка, выражение игривого настроения.

Тот, кто звонит, после слов приветствия может представиться
сам. Например: «Здравствуйте. Это звонит (не забудьте — ударение на втором слоге!)
Олег Вячеславович. Можно попросить Виктора Юрьевича к телефону?» Если вы не уверены,
на тот ли номер попали, спросите: «Это квартира Федотовых?», «Книжный магазин?»

Если вы звоните и просите позвать к телефону нужное вам
лицо, то эту просьбу уместно сопроводить вежливыми словами: «Попросите Рогова, пожалуйста»,
«Будьте добры, позовите к телефону Наташу», «Я хотел бы поговорить с Таней», «Пригласите,
если не трудно, Александру Семеновну».

Всегда спрашивайте, своевременно ли вы звоните

Если звоните вы, всегда спрашивайте, есть ли у собеседника время выслушать вас

Дело не только в вежливости, хотя и это тоже очень важно. Если ваш собеседник в данную минуту чем-то слишком занят, он будет слушать вас не слишком внимательно и не сможет полностью вникнуть в изложенную вами информацию

В итоге ваш звонок будет неэффективным. Этикет и банальная логика подсказывают, что лучше не забывать о приличии и в начале разговора использовать такие фразы:

  • Можете ли вы уделить мне пять (десять, несколько) минут? Мне нужно поговорить с вами о… (коротко изложите суть вопроса).
  • Когда мне лучше созвониться с вами, чтобы обсудить… ? Мне потребуется для разговора пять минут вашего времени.
  • Если вас не затруднит, перезвоните мне сразу, как освободитесь.

Особенно важно спрашивать у собеседника, удобно ли ему с вами говорить, если вы звоните на мобильный телефон. Ведь в этот момент человек может быть где угодно, и не везде он готов выслушивать деловые предложения

Если наоборот — кто-то звонит вам в то время, когда вы не можете разговаривать, — теперь уже вы можете попросить собеседника перезвонить вам. Сообщите время, наиболее удобное для повторного звонка. Можете пообещать, что перезвоните сами. Обязательно извинитесь за то, что не можете выслушать позвонившего коллегу и вынуждены прервать разговор.

Этикет предписывает учитывать эти правила не только во время делового общения, но и при неформальной беседе. Когда номер набираете вы, конечно, можно обойтись без сухого официоза, но даже у мамы, подружки или мужа (парня) стоит поинтересоваться, удобно ли ей (ему) сейчас разговаривать. Особенно если вы звоните человеку на работу. Исключение составляют лишь те ситуации, когда вы точно знаете, что ваш собеседник сейчас ничем важным не занят или специально ждет вашего звонка.

Если же набрали вас, но времени поддерживать беседу нет, не стесняйтесь сказать, что вы заняты, даже если на другом конце провода тот человек, которому вы очень близки и дороги. Но помните, что правильное современное общение по телефону — это еще и искусство, умение и способность не обидеть и не разочаровать. Поэтому даже при неформальном разговоре извинитесь за то, что не можете поговорить, и скажите, что перезвоните. Но только не забудьте выполнить это обещание. Или скажите, когда вас набрать, если по какой-либо причине не сможете перезвонить сами

Этим вы не только соблюдете этикет, но и покажете, что уважаете внимание обратившегося к вам человека

Небольшое дополнение: если вы достаточно часто созваниваетесь с кем-то, тем более не просто с подружками, а по работе, для делового общения, целесообразно договориться об определенном времени. Если партнер по бизнесу будет знать, что, например, вы наберете его в 15:00, он сможет подготовиться к беседе. И наоборот: если вы будете знать, что делового звонка стоит ждать, например, в 11:15, это даст вам возможность спланировать свой трудовой день до этого момента и после него — это как раз тот случай, когда этикет работает на вас.

И никто не мешает вам договориться с подружками и назначить время для десятиминутки ежедневной болтовни. Знать, когда будет проходить неформальное общение по телефону, тоже удобно, ведь у каждой девушки и женщины есть еще куча бытовых забот и нужно, чтобы их решение не совпадало по времени с дружеской беседой.