Передача дел новому работнику, как оформить

На чем построить увольнение

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
4. Прогул.
5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
9. Ликвидация организации.
10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

• совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
• своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
• участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

• у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
• собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
• главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо

Что должно быть передано

Задокументировать процесс передачи дел при увольнении главного бухгалтера по собственному желанию максимально подробно интересно для всех сторон. И поступающий, и уходящий специалист сможет защититься от начальника и проверяющих подробным перечнем документов и информации, перечисленных в акте. Поэтому при возникновении вопроса о том, что должно попасть в итоговый документ нужно пользоваться простым правилом: есть бухгалтерская проводка – должен быть первичный документ. Другими словами, если в свое время главбух внес цифру в регистры бухучета или использовал ее для составления отчетности, то он должен предъявить новому работнику, вступающему в должность, бумагу, из которой она взята.

Тем, кто имеет опыт работы бухгалтером или аудитором, прекрасно понимает, какой объем первичной и составленной на ее основании документации может накопиться на предприятии даже за небольшой период работы. Хорошо, если относительно недавно на предприятии уже прошла документальная проверка, тогда передаче подлежат документы только за последующий период после ревизии. С актом по итогам проверки можно просто ознакомиться, чтобы убедиться в том, что предшественник выполнил все изложенные в нем предписания и уплатил все штрафные санкции.

Основной перечень

Независимо от специфики деятельности предприятия, есть неизменный список передаваемых документов и ценностей, которые должен передать главный бухгалтер при увольнении:

• кассовые документы и отчеты;
• выписки банка;
• регистры бухучета и оборотные ведомости бухучета;
• приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности;
• акты выполненных работ и полученных услуг;
• инвентарные карточки учета, амортизации и перемещения основных средств, инвентаризационные ведомости и описи последней инвентаризации;
• акты списания ценностей, доукомплектации или реконструкции основных средств;
• авансовые отчеты и подтверждающие их документы;
• документы по целевому или государственному финансированию, если такие операции в компании имели место;
• кредитные договоры и приложения к ним;
• ведомости начисления и выплаты работникам;
• сметы, калькуляции и технологические карты.

В акте передачи нужно зафиксировать также остатки по счетам бухучета на дату разграничения ответственности, указанную в приказе:

• остаток денежных средств в кассе и на текущих счетах предприятия, причем желательно сразу провести и их внезапную инвентаризацию;
• расшифровать дебиторскую и кредиторскую задолженности в разрезе контрагентов (потребителей продукции предприятия и поставщиков товаров и услуг);
• остатки или перерасход по подотчетным суммам в разрезе материально-ответственных лиц;

При составлении акта будет нелишне внести информацию и том, что новый главбух ознакомлен с приказом об учетной политике, должностной инструкцией главного бухгалтера, положением о премировании и поощрении сотрудников, коллективным договором и уставом предприятия. Также под подпись передаются все предметы и нематериальные активы, хранившиеся у предыдущего главбуха.

Образец приказа о приеме-передаче дела главбуха:

Акт о приеме-передаче дел главбхуом:

Образец записи в трудовую книжку:

Сроки

Если предприятие, из которого увольняется главный бухгалтер, довольно молодое и срок его деятельности не превышает пары лет, то передать нужно документы за весь период работы. Если же жизненный путь компании гораздо больше, то сторонам передачи нужно определиться с глубиной проверки и инвентаризации архива:

Маловероятно, что на хранении у главбуха находятся абсолютно все первичные документы предприятия, но знать сроки их хранения будет нелишним для проведения инвентаризации в подразделениях и на участках в бухгалтерии. Сдать новому специалисту нужно лишь те бумаги, которые были в личном ведении старого главбуха.

Чем регламентируется

Трудовой кодекс не содержит требований о передаче дел при увольнении, значит, обязать уходящего сотрудника невозможно.

Некоторые работодатели поступают так: включают в текст трудового договора пункт об обязанности передать дела при увольнении. Но в силу того, что пункт этот касается уходящей стороны, он, как правило, не имеет особенного смысла.

При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении. К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?

Акт передачи дел

Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:

• Составляется приказ о передаче дел при увольнении.• Проведение инвентаризации подотчетной документации.• Проверка документации.• Сама передача.• Составление акта передачи дел и приеме документов.

Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.

Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.

Дополнительные документы

Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:

Документально оформленная система бухучета предприятия. Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.Документы, подтверждающие денежные операции. Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы. Классификация и состояние амортизируемого имущества.Учет и инвентаризация материальных ценностей.Правильное проведение расчетов с сотрудниками. Своевременная подача отчетов в налоговые органы. Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.

Процесс передачи дел

Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.

Приказ о передаче дел при увольнении

Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.

Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел, а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.

Акт передачи дел при увольнении — бланк скачать (8946)

Акт передачи дел при увольнении — образец скачать (6164)

Ответственность главного бухгалтера

Вновь пришедший на предприятие Главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Согласно действующему законодательству ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии несет собственник или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством. В случае наличия на предприятии Главного бухгалтера, директор обычно делегирует данные полномочия ему. И ответственность в конечном итоге, часто несет именно Главный бухгалтер.

Кроме ответственности за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, ответственность предусмотрена также за сохранность документов, регистров бухучета и отчетности в течение установленного законодательством срока. Для большинства документов это три года, но часть документации предприятия имеет и более длительные сроки хранения. В частности, это сведения о заработной плате.

Что касается обязанностей Главного бухгалтера, то в соответствии с п.7 ст.8 Закона № 996 он должен обеспечивать проверку состояния бухгалтерского учета в подразделениях предприятия.

В п.8 ст.9 Закона № 996 предусмотрено, что ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти документы. Подпункт 2.14 Положения содержит практически такую же норму и устанавливает, что ответственность за своевременное и качественное составление документов, за достоверность данных, приведенных в них, несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Согласно п.3.4 Положения за правильность регистрации информации в учетных регистрах ответственность также несут лица, которые составили и подписали их.

Исходя из вышеприведенного, можно сделать вывод о том, что, теоретически, бухгалтер не будет отвечать за ошибки, допущенные его предшественником, так как первичные документы и учетные регистры были подписаны именно предшественником, а следовательно, он и должен за них отвечать.

Такая же позиция применяется и к документам налогового учета и налоговым декларациям предприятия. Ведь п.2 ст.3 Закона № 996 гласит, что финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель, основываются на данных бухучета. Значит, положения Закона № 996 могут быть применимы и к налоговому учету. Поскольку основой для налогового учета являются данные бухгалтерского учета, то и характер ответственности за ошибку, допущенную в налоговой отчетности, которая стала следствием ошибки, допущенной в бухгалтерском учете, один и тот же.

К примеру, если предыдущий главбух занизил налог еще в предыдущей декларации, то именно он и будет отвечать за свой проступок. А использование новым бухгалтером данных предыдущей декларации в следующих декларациях — действие полностью правомерное. Следовательно, каждый новый бухгалтер несет ответственность за правонарушения, совершенные в период именно его работы на предприятии.

Однако практика показывает, что бухгалтер все-таки может нести ответственность за неправомерные действия предыдущего главного бухгалтера. Уже имелись случаи, когда в отношении главного бухгалтера налоговой милицией возбуждалось уголовное дело по ст.212 УК (уклонение от уплаты налогов, сборов, других обязательных платежей), но было прекращено на основании п.2 ст.6 Уголовно-процессуального кодекса Украины в связи с тем, что в его действиях нет умышленного уклонения от уплаты налогов. Однако правоохранительные органы усмотрели в действиях нового главного бухгалтера состав преступления, предусмотренного ст.367 УК (должностная халатность), поскольку главный бухгалтер в силу своего должностного положения обязан был проверить бухгалтерскую документацию, которая при вступлении его на должность оставалась после старого главного бухгалтера, и уплатить налоги. Поэтому настоятельно советуем принимать дела после проведения независимого аудита, чтобы избежать возможных неблагоприятных последствий, вызванных деятельностью предыдущего бухгалтера.

Передача дел при увольнении сотрудника образец

Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Опись принимаемых документов Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П. №п/п Наименование дела/документа Реквизиты дела/документа Количество листов в деле/документе Наличие дела/документа в электронном виде Примечание 1 Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года Папка № 4-ОСА 67 листов В наличии на локальном компьютере В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа 2 Положение об Общем собрании акционеров от 15 января 2011 года, редакция № 2 28 листов Отсутствует – При приеме дел и документов мной выявлено: 1.

Вступление в должность нового Главного бухгалтера

Практика показывает, что вновь назначаемый Главный бухгалтер может принимать дела как «мирным» путем, так и в ситуации, когда принимать дела просто не от кого. Например, потому что бывший главбух уже уволен. При этом стоит помнть, если акт приемки-передачи дел вообще не подписывается, то в дальнейшем невозможно доказать, что какой-то части документов не было и они не могли быть переданы. В любом случае прием дел желательно проводить после проведения независимого аудита, что, возможно, спасет в будущем от многих неприятностей.

Если предшественник еще работает, то желательно нового Главного бухгалтера принять на работу сначала заместителем, чтобы он мог спокойно принять дела. После этого руководитель должен издать приказ о назначении нового главного бухгалтера предприятия и передачи ему документации.

Проведение независимого аудита в такой сиуации часто является самым оптимальным вариантом. Однако, необходимо привлечь квалифицированных аудиторов. Дело в том, что часто в процессе аудита выявляется отсутствие некоторых первичных документов, ошибки в бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому в 90% случаев расходы на такую проверку окупяться сразу же после ее завершения. Аудиторская компания сделает заключение о состоянии бухгалтерского учета и отчетности на предприятии, на основе чего будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел.

В большинстве случаев, смену Главного бухгалтера проводят «не от хорошей жизни» и новому главбуху следует готовиться к «сюрпризам». Поэтому чем больше внимания будет уделено процедуре приемки дел, тем легче будет работаться в дальнейшем.

Какие документы новому главбуху стоит получить с уходящего

Напишите ещё рекомендации.

Обоснование

Подробный акт передачи дел при увольнении сотрудника Адвокатское бюро EFC

Корректность оформления личной документации

• Все вопросы, касающиеся налогового учёта и взаимодействия с гос. органами;
• Надлежащее хранение бухгалтерских архивов и прочей документации;

Информация по каждому вышеперечисленному пункту заносится в акт приема-передачи дел, где свои подписи проставляют все члены комиссии, увольняющийся и вновь назначаемый главный бухгалтер, глава организации.

Данный образец содержит унифицированную форму, официально утверждённую законодательством РФ: Стоит также упомянуть, что акт приема-передачи используется и для обмена судебными делами между государственными органами судебного аппарата.

Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов.

Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.

Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора. В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде

Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

К содержанию Приказ о передаче дел при увольнении Передача дел проводится на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Когда передача дел и увольнение сотрудника происходит в филиале, то приказ может быть издан начальником главного филиала или начальником структурного подразделения.

Акт приема-передачи дел. образец

Важно

Если обязанности кассира так же выполнял бухгалтер, он должен передать новому сотруднику кроме документации деньги, ключи от кассы, бланки строгой отчётности и чеки

Особое внимание следует уделять документам, относящимся к периоду три предшествующих года. Ведь именно за этот период можгут провести проверку работники налоговой службы

Внимание

Заверение документа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера Если на место был найден новый сотрудник, акт заверяет он, его предшественник и руководитель предприятия. Следует отметить, что взять нового главного бухгалтера, если ему придётся работать с ещё не уволенным предыдущим, нельзя. На период передачи дел его следует оформить, например, как помощника.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

Не заключать договора с новым сотрудником, пока не уйдёт старый – решение ошибочное. Ведь дела в этом случае, передаются постороннему в организации человеку.

Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст.

7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики.

Акт приема-передачи документов

Бухгалтерский и налоговый учет для чайников Электронный журнал, пошаговое бесплатное обучение Акт приема-передачи дел — документ подтверждающий факт передачи документов.

Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому.

Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе. Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word).

Бланк для скачивания находится внизу статьи. Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.

Акт приема-передачи дел

• Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
• Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.
• Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон.Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.