Регистрация предприятия документы, формы, этапы и порядок создания

Операции по контролю

Мониторинг соблюдения сроков исполнения заданий включает в себя:

  • Фиксацию в ходе регистрации всех документов и распоряжений руководства предприятия.
  • Проверку доведения заданий до исполнителей в установленный срок.
  • Напоминание сотрудникам и руководителям подразделений о приближающихся сроках или их истечении.
  • Внесение в регистрационные формы сведений о передаче поручений одним исполнителем другому, изменении периода, отведенного на выполнение заданий.
  • Извещение руководителей о процессе исполнения документов.
  • Внесение в регистрационные формы информации о выполненных поручениях, снятие заданий с контроля.
  • Формирование аналитических справок и отчетов по контролю сроков.

Изменения срока

На практике достаточно часто возникают ситуации, когда по объективным причинам исполнить документ в срок невозможно. В этой связи на предприятии должен быть утвержден порядок изменения периода выполнения тех или иных актов. Следует отметить, что применять правила нужно по возможности только в исключительных случаях.

Решение об изменении срока исполнения документа может приниматься только тем сотрудником, который его установил первоначально. Существующие сегодня правила делопроизводства не определяют минимальные и максимальные пределы переноса. Поэтому руководству предприятия необходимо самостоятельно их установить исходя из требований разумности и обоснованности.

По общим правилам, принятым в практике, увеличение периода допускается не более чем на 3 дня. При этом инициатива должна исходить от служащего, которому было поручено выполнение задания. Ему следует обосновать и согласовать изменение установленного срока исполнения документа с руководством.

Регистрация предприятия документы, формы, этапы и порядок создания

Основные правила составления документов

Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией.

В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото — и киноплёнка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Структурные элементы:

титульный лист;

предисловие;

введение;

наименование;

требования;

приложения;

библиографические данные.

Структурные элементы, за исключением элементов «Титульный лист», «Предисловие», «Наименование», «Требования», приводят при необходимости, в зависимости от особенностей стандартизуемого объекта.

Титульный лист
.

Первую страницу титульных листов государственных стандартов Российской Федерации, стандартов отрасли, стандартов предприятия, стандартов научно — технических, инженерных обществ и других общественных объединений оформляют в соответствии с приложениями А, Б, В, Г.

Предисловие.

Предисловие помещают на второй странице титульного листа. Слово «Предисловие» записывают с прописной буквы посередине страницы. Сведения, приводимые в предисловии, нумеруют арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). При необходимости в предисловие могут быть включены дополнительные сведения.

Содержание включает порядковые номера и наименования разделов (при необходимости — подразделов), приложений с указанием их обозначения и заголовков, а при необходимости и графического материала с указанием номера страницы, на которой они помещены.

Слово «Содержание» записывают посередине страницы с прописной буквы.

Содержание сборника стандартов включает обозначение и наименование стандартов с указанием номера сквозной нумерации страниц.

Введение.

Введение приводят при необходимости обоснования причин разработки стандарта.

Введение не должно содержать требований.

Введение не нумеруют и размещают на отдельном листе.

Заголовки.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки разделов, подразделов и пунктов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая.

Выполнение заданий с длительным сроком

Контроль исполнения документов, содержащих сложные поручения, осуществляется поэтапно. Он включает в себя текущий, предупредительный и итоговый мониторинг.

Регистрация предприятия документы, формы, этапы и порядок создания

О текущем контроле уже говорилось выше. Предупредительный мониторинг проводится по документам, срок для исполнения которых истечет через 2-3 дня. Соответственно, у сотрудника есть еще время для выполнения задания.

Снятие поручения с контроля производится после его исполнения. Оно может выражаться в составлении и отправке ответа, получения документированного подтверждения и пр. Результат выполнения заносится в регистрационную карточку. В ней же указываются и дата исполнения, номер дела, в которое подшита бумага.

Понятие документооборот и его развитие

Понятие
«документооборот» и сам термин возникли
в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах
крупных специалистов в области
управленческого труда и делопроизводства,
таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев
и др., были сформулированы основные
положения организации документооборота,
даны теоретические обоснования главных
положений рациональной организации
движения документов – распределение
документов по исполнителям, сокращение
инстанций их прохождения, направление
документов непосредственному исполнителю,
регламентацию подписания. В литературе
того времени была обоснована методика
обследования маршрутов движения
документов, разработана технология их
доставки.

Первая
попытка нормативной регламентации
единых принципов организации
документооборота была сделана в 1931 году
Институтом техники управления в проекте
«Общих правил документации и
документооборота». В проекте были
изложены правила организации работы с
документацией и документооборота,
правила приема, сортировки, доставки,
исполнения, контроля отправки документов,
т.е. все этапы обработки документов.

Государственные
стандарты на термины и определения
1970, 1983 гг., «Единая государственная
система делопроизводства» установили
единообразие понимания документооборота
как «движения документов в организации
с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки».
Утвержденная в 1988 году «Государственная
система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам
документационного обеспечения» уточнила
понятие «документооборот», включив в
него и операцию «подшивка документа в
дело». ГОСТ 16487–83. «Делопроизводство и
архивное дело, термины и определения»,
установил определение понятия
«документооборотдвижение
документов в организации с момента их
создания или получения до завершения
исполнения или отправки
».

Классификация документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности
делятся на два класса:

-документы по общим и административным вопросам (вопросы
общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие  документы
могут составлять работники всех подразделений.

-документы по функциям управления. Эти документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

-по способу документирования

-рукописные;

-электронные;

-графические;

-кино-, фотодокументы.

по сфере использования

-организационно-распорядительные;

-финансовые;

-научно-технические;

-отчетно-статистические.

по содержанию

-простые;

-сложные.

по месту составления

-внутренние;

-внешние.

по степени гласности

-открытые;

-с грифом ограничения доступа («для служебного пользования»
— информация, предназначенная только для работников данного предприятия;
«коммерческая тайна» — информация, разглашение которой может нанести ущерб ее
обладателю; «секретно» — информация, составляющая государственную тайну).

— по происхождению

-официальные или служебные (составленные юридическим или
физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие
интересы предприятия);

личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные
документы).

— по юридической силе

-оригиналы или подлинники (первые или единственные
экземпляры официальных документов, подписанные автором);

-копия (документы, полностью воспроизводящие информацию
подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

-отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении
подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не
заверяется);

-заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами,
придающими им юридическую силу);

-выписки (части документа с указанием , из какого документа
сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

-дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа,
имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или
уничтожении подлинника.

— по форме изложения (степени унификации)

-индивидуальные (разовый документ, содержание которого
излагается в произвольной форме);

-трафаретные (когда структура и часть содержания документа
заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

-типовые (документы, описывающие стандартные процессы и
явления- типовые инструкции);

-примерные ( используются для составления и оформления
документов по аналогии);

-унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную
систему документации).

— по срокам исполнения

-срочные (с указанием срока исполнения);

-несрочные.

по срокам хранения

-временного хранения (до 10 лет);

-долговременного хранения (свыше 10 лет);

-постоянного хранения.

Последнее изменение: воскресенье, 18 марта 2018, 22:27

Этапы подготовки распорядительных документов

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого — определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить

В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам

Документы организации учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

тема 1.1. виды и классификация документов

Вопросы:

1. Общие понятия о документе.

2. Классификация документов.

3. Основные виды документов.

4. Электронные документы.

1.
Общие понятия о документе.

Документ
– это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др.

Деятельность организаций
характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД).

Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу.

2.
Классификация документов.

Классификация документов
– это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации. Классификация документов приведена в Приложении А.

Документы классифицируются по следующим признакам:

2.1
. Служебные и личные.

Личные
– документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).

Служебные документы
исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:

2.1.1.
организационные
– устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

2.1.2.
распорядительные
– указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

2.1.3.
справочно
информационные –
акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.

2.2.
По содержанию документы
подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.

2.3.
По способу фиксации информации
документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

2.4.
По наименованию
– приказы, письма, инструкции и т.п.

2.5.
По видам документов:
типовые, примерные, трафаретные.

Типовые документы
разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.

Примерные документы
разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.

Трафаретные документы
изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.

2.6.
По стадиям создания документы
подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).

Подлинники –
первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.

Копия
– документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.

Различают разновидности копий:

Отпуск
– полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.

Дубликат
– второй экземпляр документа, выданный в замен подлинника, в связи с его утратой. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

Выписка из документа
– копия части документа.

2.7.
По срокам хранения
документы подразделяются на три основных группы:

ФЗ 229

Одной из форм защиты интересов субъектов является судебное производство. Наиболее распространенными исками считаются на практике заявления с требованиями о присуждении сумм компенсаций за те или иные нарушения прав. Такие разбирательства завершаются исполнительным производством.

После вступления в силу постановления по делу заявителю выдаются исполнительные документы. Срок исполнения требований по ним определяется служащими ФССП (судебными приставами).

Регистрация предприятия документы, формы, этапы и порядок создания

В ч. 1 30 статьи ФЗ № 229 закреплено, что основанием для возбуждения производства выступает исполнительный документ и заявление взыскателя. Эти бумаги предъявляются по месту применения принудительных мер, предусмотренных законодательством, определяемому согласно положениям ст. 33 указанного нормативного акта.

Срок предъявления документа к исполнению составляет 3 дня с даты подачи в подразделение ФССП. ИЛ (исполнительный лист), содержащий требование о возвращении ребенка, незаконно перемещенного или удерживаемого в РФ, об осуществлении в отношении него прав доступа в соответствии с международным договором, а также запрос на его розыск передается приставу не позже следующего дня после поступления в ФССП.

Возбуждение производства или отказ в этом оформляется постановлением. Оно выносится в течение 3-х дней со дня поступления материалов приставу.

Если ИЛ должен быть исполнен немедленно, после его принятия в подразделение ФССП он передается служащему, полномочия которого распространяются на место исполнения. Если он отсутствует, то материалы получает другой пристав. В этом случае решение об открытии производства или об отказе в этом должно быть принято не позднее суток после поступления в Службу.

Регистрация предприятия документы, формы, этапы и порядок создания

Если исполнительный лист поступил в ФССП впервые, пристав определяет срок для добровольного исполнения исполнительного документа. Соответствующий период указывается в постановлении о возбуждении производства. Вместе с этим пристав обязан предупредить должника о возможности применения принудительных мер по истечении срока, отведенного на добровольное исполнение. Должник также уведомляется о том, что с него будут взысканы расходы на осуществление действий, предусмотренных в 112 и 116 статьях ФЗ № 229, а также исполнительский сбор.

Срок для добровольного исполнения исполнительного документа, согласно ч. 12 ст. 30, равен пяти дням. Исчисление начинается с даты получения должником постановления. В случае уклонения от выполнения требований обязанное лицо уведомляется о начале процесса принудительного взыскания. В законодательстве предусмотрены, например, такие меры, как арест имущества с последующей его продажей.

Автоматизированная система мониторинга

В последнее время многие предприятия используют в работе компьютерные программы, базы данных. Автоматизированные системы существенно облегчают деятельность организаций, экономят время сотрудников.

При регистрации документов постановка на контроль осуществляется автоматически при заполнении графы «Срок исполнения». Одновременно на сам документ может ставиться штамп о принятии его на контроль. Ее наличие в большей степени необходимо для исполнителя.

Для обеспечения текущего контроля ответственные сотрудники ежедневно обычно в начале дня проверяют перечень документов, время исполнения которых истекает в этот день. На предприятиях, использующих систему внутренней электронной почты, предупреждения об истекающих периодах отправляется на ПК исполнителя в автоматизированном режиме. Кроме того, можно настроить программное обеспечение так, чтобы соответствующие бумаги распечатывались автоматически.

1 Приказы по основной деятельности

Приказы являются
одними из наиболее важных документов
предприятия

Приказы – это
нормативный документ, издаваемый
директором предприятия для решения
каких-либо задач (производственных или
связанных с персоналом предприятия).

Приказы по
организации работы предприятия,
финансированию, планированию, отчетности,
снабжению, реализации продукции и другим
производственным вопросам относятся
к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа
включает следующие стадии: изучение
существа вопроса и сбор необходимых
сведений; подготовка проекта приказ;
согласование проекта; подписание
руководителем.

Проекты приказов
готовятся специалистами предприятия
по поручению руководителя.

Приказ должен
иметь название вида документа, дату и
номер. Датой приказ является дата его
подписания руководителем. Нумерация
приказов производится в валовом порядке
с января по декабрь в пределах года (№1,
№2 и т.д.).

Приказы по основной
деятельности нумеруются и ведутся
отдельно от приказов по личному составу.

Приказ должен
иметь заголовок, отвечающий на вопрос
«О чем?», например: «О реорганизации
предприятия», «Об изменении оплаты
отпусков» и т. д. Недопустимо использовать
заголовки типа: «Приказ генерального
директора».

Текст приказа
состоит, как правило, из двух частей. В
первой части, констатирующий, указываются
основания издания приказа. Основанием
для издания приказа являются:

  • нормативные
    документы государственных органов
    (правительства, налоговой инспекции и
    др.);

  • решения Совета
    директоров, общих собраний акционеров;

  • производственная
    необходимость.

Констатирующую
часть приказа опускают. Если причина
издания приказа очевидна и не нуждается
в разъяснении.

Во второй части
приказ, распорядительной, начинающейся
со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому»
(исполнителю или структурному
подразделению), «что сделать» (указывают
конкретную работу), « до какого числа»
(сроки ее окончания).

Если поручение
исполнителю дается постоянное, то срок
исполнения в приказе может отсутствовать.

Приказы подписываются
руководителем или его заместителями,
которым предоставлено такое право.
Приказ вступает в силу с момента
подписания, если в тексте не указан
другой срок введения его в действие.

Секретарь-референт
после издания приказа организует
ознакомление сотрудников предприятия
с его содержанием. Один экземпляр приказа
вывешивается на доске объявлений, на
другом экземпляре, который идет в дело,
фиксируется ознакомление с приказом
сотрудников, ответственных за его
исполнение. На нижнем поле документа
или на обороте листа сотрудник пишет
«ознакомлен», ставит подпись и дату
ознакомления. При необходимости
подписанный приказ копируется секретарем
и раздается исполнителем для работы.

Аналогично
происходит работа с такими управленческими
документами, как решения и распоряжения.

Современное делопроизводство цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

  • создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
  • организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

  • деловые письма, договоры, соглашения;
  • доклады, отчеты;
  • телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

  • устных переговоров, совещаний;
  • телефонных переговоров;
  • переговорных устройств и громкоговорящей связи;
  • телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

  • создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
  • регистрация документов;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
  • передача документов для их последующего решения;
  • систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

  • оперативность в составлении и прохождении документов;
  • высокое качество документов;
  • оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
  • применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

  • оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
  • оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
  • создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
  • применение специализированного программного обеспечения.

Служебные документы предприятия

Основные виды внутренних служебных документов, используемых в организациях и на предприятиях:

Регистрация предприятия документы, формы, этапы и порядок создания

Протокол ведет секретарь, который стенографирует или записывает на диктофон выступления участников заседания. Затем сделанные записи формализуются в виде документа, к которому прилагаются дополнительные тезисы докладов, справки, решения и иные материалы. Документ содержит следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. В вводной части указывается: председатель, секретарь, список присутствующих, повестка дня. В основной части документируется содержание заседания по схеме:

  • СЛУШАЛИ:
  • ВЫСТУПИЛИ:
  • ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

На предприятиях существует много видов актов:

  • акт приёма работ по контракту;
  • акт приёма-передачи документов;
  • акт списания материалов;
  • коммерческий акт и т.д.

Акт составляется несколькими лицами, каждый из которых должен поставить подпись под ним. Большинство актов составляется комиссией, действующей постоянно, либо на основе распоряжения директора.

Акт содержит следующие элементы:

  1. Основание составления (ссылка на документ, приказ, факт, событие);
  2. Состав комиссии (либо фамилии и инициалы составителей);
  3. Заголовок (например, «Акт о приемке товаров»);
  4. Основное содержание (цели, задачи, существо и сроки проделанной работы перед составлением акта);
  5. Сведения о количестве экземпляров;
  6. Подписи.

Этот вид документа относится к внутренней деловой переписке подразделений предприятия, составляется в случаях, когда это требуют инструкции. Докладная записка отличается тем, что адресуется всегда начальству или ответственным лицам.

В записке содержится следующая информация:

  • Факты и события, послужившие поводом к составлению документа;
  • Выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо в связи с этим предпринять;
  • Данные составителя и подпись.

Данный вид внутренних документов составляется по запросу сотрудников предприятия или внешних организаций. Наиболее распространены справки о выполнении работ и оплате труда. Справки подготавливаются формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Данный документ оформляется в произвольной форме, содержит указания причин, которые привели к каким-либо нарушениям и потребовали документальное объяснение. Обязательные реквизиты: дата, заголовок, адресат, подпись составителя. Объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет.