Методология постановки управленческого учета



Учет по счетам

Отдавая предпочтение методу учета, следует помнить, что для руководителей и лиц, не связанных с бухгалтерско-экономическими службами, такие термины, как проводки или корреспонденция, не всегда понятны. Учет по счетам в первую очередь удобен для бухгалтеров.

На практике организации, отдавшие предпочтение методу учета по счетам, как правило, выбирают либо существующие бухгалтерские программы, либо ERP-системы, либо «самописные» системы, разработанные собственными специалистами. К примеру, одна из автомобильных компаний (официальный дилер известной марки) использовала систему учета финансово-хозяйственных операций, разработанную собственными силами. Ее построили на основе бухгалтерских данных. Первоначально некоторые операции были упрощены. Например, все затраты отображались кассовым методом. Это порождало неудобство, связанное с необходимостью ввода корректирующих проводок. Так, все расходы по счету, связанные с затратными операциями, оказывались на дебете счета 20 после проводки

Д 20 К 50 (51).

При этом Отчет о прибылях и убытках строился именно по дебету счета 20. То есть для балансировки счета нераспределенной прибыли в пассиве необходимо было осуществлять закрывающую проводку на сумму дебета 20-го счета. Это обусловлено тем, что в управленческом балансе для отображения полученной за период нераспределенной прибыли необходимо было сделать проводку

Д 20 К 99.



Этой записью компания списывала как общехозяйственные, так и затраты основного производства. Помимо этого проводкой

Д 90 К 99

нужно было отнести суммы реализованной продукции за вычетом ее себестоимости на нераспределенную прибыль. Если же в операциях по расчетному счету или кассе была допущена ошибка, то приходилось вносить изменения и в закрывающие проводки.

Так как компания состояла из множества филиалов, то для каждого из них были созданы свои счета. Наличие их большого количества и множества транзакций затрудняло создание консолидированной отчетности и содержало много ошибок.

Для того чтобы получить дополнительную аналитику, нужно было ввести гораздо больше операций. Формирование бюджета компании ограничивалось заложенными в системе счетами. Любые попытки собрать бюджет по новой методологии, предусматривающей изменение аналитики, в краткосрочной перспективе не принесли желаемых результатов. Система оказалась неповоротливой.

Проблемы, с которыми столкнулось данное предприятие при ведении управленческого учета, на мой взгляд, были обусловлены не выбором метода учета, а непродуманностью всей системы.

Примечание. Задачи нескольких учетов лучше решать отдельно

Сергей Комаров, заместитель генерального директора аудиторской компании «Эдиктум»:

«Как правило, источником данных для управленческого учета является бухгалтерия. В связи с этим вполне объяснимо желание руководства использовать для организации управленческого учета бухгалтерские счета и регистры.

В своей практике мы столкнулись с тем, что данный подход успешно работает только на достаточно простых моделях учета. По мере усложнения учета и увеличения требований, предъявляемых к нему, выполнять поставленные задачи становится крайне затруднительно, а порой и вообще невозможно. Так, например, практически нельзя решить вопросы организации учета заказов, планирования поставок, исполнения договоров и др.

Причина этого в том, что бухгалтерский учет предназначен для фиксации проведенных финансово-хозяйственных операций. Он не подразумевает внесения изменений после проводки операции, хотя это технически и возможно. Кроме того, бухгалтерский учет, как правило, оперирует только денежными суммами, в то время как управленческий невозможен без учета времени, сроков, натуральных показателей. Бухгалтерия зачастую излишне подробна. В связи с этим мы в своей практике постарались четко отделить управленческий учет от бухгалтерского и решать эти задачи раздельно. При этом, конечно же, необходимо учитывать возможность обмена информацией между данными и того и другого учета. Это позволит исключить дублирующий ввод информации и упростит работу персонала».

Управленческий учет на предприятии примеры, таблицы Еxcel

Он является подсистемой бухучета, поэтому бухгалтерские показатели постоянно используются в анализе, учете и отчетности и позволяют организовать управленческую деятельность. Рассмотрим основные показатели:

Наименование показателя

Определение

Значение

Доходы

Совокупный объем денег и материальных ценностей, полученных за конкретный период времени

Анализ позволяет получить оперативные данные не только за конкретный период времени, но и в разрезе видов деятельности, по каждой услуге или товару, по характеру налогообложения или источникам поступления

Расходы

Общее уменьшение экономических выгод, связанное с выбытием активов или возникновением обязательств, которые приводят к уменьшению финансовых ресурсов

Информация может содержать данные о постоянстве и переменности затрат, были они запланированы или нет, превышают ли установленный лимит

Себестоимость

Оценка стоимости затрат на производство или изготовление продукции, оказание услуг

Расчет позволяет определить резервы и неэффективные расходы, установить объем продукции (услуг) для конкретного вида деятельности, сформировать полный перечень затрат на производство (реализацию) единицы продукции

Финансовые (кассовые) расходы

Фактически произведенные кассовые операции по списанию денежных средств с расчетного счета организации

Аналитическая информация о своевременности, размерах и периодичности платежей по расходным обязательствам, в общем, по организации, подразделению или по каждому виду деятельности

Фактические затраты

Совокупность кассовых расходов и принятых обязательств, подтвержденных документально

Информация о составе расходов и принятых обязательств. Представляется в разрезе контрагентов, договоров, номенклатуры товаров или услуг. В части размеров платежей в бюджетную систему РФ (налоги, страховые взносы, штрафы, пошлины)

Рентабельность

Относительный показатель экономической эффективности

Показатель определяет результат деятельности в разрезе каждого направления вида деятельности. Информация позволяет принять решение о сокращении или увеличении объема производства

Валовая выручка

Полная сумма денежных поступлений от реализации продукции, работ, услуг и материальных ценностей

Показатель классифицируется по источникам поступлений, по направлениям предпринимательской деятельности

Валовая прибыль

Остаток валовой выручки после вычета фактических затрат

Показатель используется для оценки эффективности расходов, выявления резервов и лимитов

Налоги (НДС, налог на имущество, прибыль, транспорт и прочее)

Сумма налоговых обязательств, сборов, взносов, обязательных к исчислению и уплате

Оценка налоговых обязательств с учетом роста или снижения объемов предпринимательской деятельности. Рассчитывается с учетом действующего фискального законодательства

Чистая прибыль

Разница между валовой прибылью и исчисленными налоговыми обязательствами

Показатель является результатом деятельности предприятия за конкретный период времени. Используется для сравнения с установленными плановыми показателями. При наличии отклонений руководитель принимает решение об увеличении/сокращении производства (реализации), изменении структуры расходов и т.д

Рассмотрим на примере.

Методология постановки управленческого учета

Согласно данным таблицы, мы можем проанализировать отклонение фактических показателей доходов и расходов от установленного плана на 1-е полугодие. Аналогичным образом можно проанализировать показатели по основной деятельности или другим направлениям предпринимательской деятельности.

Управленческий учет понятия, цели и задачи

Упорядоченная система сбора, обработки и анализа информации о финансово-хозяйственной жизни организации с целью принятия управленческих решений представляет собой систему управленческого учета (далее — УУ). Основная цель — вовремя получать достоверную и полную информацию в форме отчетов. Готовят их для учредителей и руководителей организаций всех уровней, а используют для планирования, управления и контроля деятельности организации.

К задачам относят:

  • контроль ресурсов;
  • контроль и анализ деятельности организации;
  • планирование;
  • прогнозирование и оценка прогнозов.

Ошибочно полагать, что управленческий учет применяется в обязательном порядке. Действующее законодательство не устанавливает жестких требований к организации и ведению УУ. Поэтому можно применять любые формы оптимизации достижения результата. Но принятые решения должны опираться на специфику организации, внешние и внутренние условия, потенциал развития.

В организации могут применяться разные методы, она может самостоятельно разработать их. Наиболее широкое распространение получили такие методы:

  • калькуляция себестоимости;
  • определение точки безубыточности;
  • бюджетирование;
  • попроцессный метод (расчет затрат попроцессно);
  • позаказный метод (расчет затрат проекта);
  • нормативный расчет затрат;
  • директ-костинг (себестоимость определяется прямыми затратами, а накладные относятся на реализацию).

В основной деятельности ведение УУ позволит выявить и снизить неэффективные затраты, рационально распределить бюджет, получить оперативную информацию о хозяйственной деятельности.

Пример. Бюджетное учреждение СДЮСШОР «Аллюр» помимо выполнения муниципального задания оказывает платные услуги по обучению верховой езде. Управленческий учет позволит оперативно реагировать на изменения внешних условий (спрос) и снижать или увеличивать объемы услуг: изменять график работы или тренерский штат. В итоге — повышать прибыльность и финансовую устойчивость.

ВАЖНО!

Данные УУ являются строго конфиденциальной информацией и не подлежат разглашению — это основное ограничение в организации управленческого учета. Если деятельность организации связана с государственной тайной, обязательно согласуйте порядок ведения и представления отчетности с учредителями организации.

Как поставить управленческий учет в бюджетном учреждении

Внедрять его в бюджетном учреждении следует поэтапно. В первую очередь займитесь утверждением учетной политики. Разработайте приказ совместно с пользователями (руководителями всех уровней). При этом учтите следующую структуру:

  1. Управленческий анализ. Определите показатели для анализа (финансовые средства, основные и материальные фонды, трудовые ресурсы, себестоимость продукции и прочее), учитывая особенности специфики учреждения. Подберите оптимальные формы расчета показателей, единицы измерения. Установите постоянные и перспективные показатели, справочники.
  2. Учет. Сформируйте последовательность учета показателей анализа. Принципы сравнения плановых и фактических показателей, допустимые отклонения. Установите порядок использования показателей бухгалтерского и финансового учета в управленческих целях.
  3. Отчетность. Управленческая отчетность, что в нее входит, также закрепляется в учетной политике, в формах и бланках документов, в порядке отражения и заполнения данными. Утвердите формы, которые максимально отражают результаты финансово-хозяйственной жизни организации. Установите периодичность составления отчетности в разрезе подразделений учреждения или видов деятельности.

Особенности управленческого, бухгалтерского и финансового учетов

Для полноценного и эффективного управления организацией вести только бухучет недостаточно. Бухгалтерская отчетность, в силу своей периодичности и необходимости соответствовать жестким требованиям законодательства, не обеспечивает управленцев исчерпывающей информацией. Она отражает уже свершившийся факт и не позволяет учитывать перспективы и динамику развития организации. Однако использование данных бухучета позволяет применять различные формы учета, в том числе и управленческого.

Управленческий учет строго зависит от показателей финансового, так как первичные данные бухучета являются основой для анализа и прогнозирования. Отличия представлены в таблице:

Показатель

Управленческий учет

Финансовый и бюджетный учет

1

Цель учета

Формирование информации для эффективного управления учреждением (перспективы развития)

Формирование своевременной, достоверной и полной информации о ФХД организации, для составления финансовой отчетности, контроля и определения резервов (отражение свершившихся фактов)

2

Пользователи информации

Учредители, руководители всех уровней, специалисты

В основном, внешние пользователи

3

Обязательность

Не обязательно

Обязательно

4

Правила

Устанавливаются организацией самостоятельно

Утверждены общепринятые нормы, требования и стандарты

5

Степень точности информации

Допустимы приблизительные (прогнозные) показатели

Достоверные, документально подтвержденные сведения

6

Периодичность

Устанавливается организацией самостоятельно

Ежемесячно, ежеквартально, ежегодно (согласно действующим инструкциям, нормам)

7

Ответственность за своевременность и достоверность

Не предусмотрена

Предусмотрена административная и уголовная ответственность за нарушение правил ведения ФУ и БУ (нарушение сроков, искажения данных, непредоставление)

8

Регламентирующий орган

Минэкономразвития России, на уровне рекомендательных писем и разъяснений

Министерство Финансов России

БИЗНЕС ИЗМЕРЯЮТ ДЕНЬГАМИ

Может показаться, что слишком много внимания уделяется организации учета и недостаточно технологиям и методам учета, денежным показателям, финансовой, управленческой отчетности компании, т.е. на вопросы «Что и кто есть в системе УУ?» мы ответили достаточно подробно и вроде бы упустили вопрос «Как?».

Как мы ведем учет, напрямую зависит от того, что мы учитываем. Традиционно компании больше внимания уделяют УУ в привычном его понимании, т.е. учету активов, обязательств, капитала, доходов и расходов. Это на Западе называется «финансовым учетом», но без опубликования отчетности для внешних пользователей.

Как международные стандарты (МСФО), так и национальные (GAAP), представляют собой набор принципов, правил и методов ведения учета таким образом, чтобы компания в конце отчетного года публиковала достоверную финансовую отчетность.

Если вы — внешний инвестор, то для вас никакого значения не имеет, как ведется учет, даже если учет в компании не ведется совсем. Главное — чтобы компания при этом была способна составлять такую отчетность, которая правильно бы отражала ее деятельность. А для того чтобы проверить, насколько финансовая отчетность достоверна, существуют аудиторы.

В России с управленческим учетом ситуация аналогичная. При его постановке рекомендуется выбрать один из общепризнанных стандартов (МСФО, US GAAP, российский бухучет) и на его основе составить инструкции, положения и регламенты по ведению управленческого учета.

В своей практике при постановке УУ мы рекомендуем нашим клиентам использовать как основу Международные стандарты финансовой отчетности. Во-первых, Международные стандарты несут самые передовые бухгалтерские и финансовые технологии; во-вторых, российский бухгалтерский учет так или иначе находится в процессе реформирования в сторону соответствия Международным стандартам. Для компании в любом случае полезно ознакомиться с МСФО даже для того, чтобы знать, что нас ожидает в будущем.

Типовой набор положений по управленческому учету выглядит следующим образом:

  • Общие положения и принципы управленческой отчетности.
  • Основные средства.
  • Запасы (товарно-материальные ценности).
  • Управленческий отчет о движении денежных средств (ОДДС).
  • Управленческий отчет о прибылях и убытках/управленческий отчет о доходах и расходах (ОДР).
  • Управленческий баланс (УБ).
  • Операционные отчеты.
  • Доходы и выручка.
  • Расходы и затраты и др.

Можно сказать, что каждое положение представляет собой подробное описание учетной политики компании по определенному объекту учета, в котором необходимо как минимум отразить:

  • цели и задачи учета данного объекта ОС;
  • условия признания в учете;
  • момент признания;
  • методы оценки;
  • используемые счета (если учет в компании ведется с применением управленческого плана счетов);
  • описание документооборота по данному объекту учета;
  • раскрытие информации в отчетности, организационный и временный регламент учета и отчетности.

Положения для каждой компании сугубо индивидуальны, но существуют некоторые общие моменты, к примеру, для предприятий одной отрасли. Крупные компании, как правило, применяют больший набор инструментов, чем малые и средние. Соответственно положения по управленческому учету для средних предприятий построены сложнее, чем для крупных и мелких.

И еще на один важный момент хотелось бы обратить внимание. Именно положения являются связующим звеном между процессными и финансовыми управленческими технологиями

Именно их сочетание дает интегрированное решение в управленческом учете.

По каждому объекту учета в положении необходимо отразить не только финансовые технологии (методы оценки, проводки, первичные документы, отчеты), но и процесс учета: кто и когда будет вести учет; организационный и временный регламент.

Этапы постановки системы управленческого учета

Для достижения положительных результатов постановку управленческого учета рекомендуется осуществлять в несколько этапов.

Этап 1. Определение финансовой структуры предприятия.

Прежде чем приступить к сбору, обработке и оценке управленческой информации, надо четко определить, какие подразделения могут представить необходимые данные. С этой целью создается финансовая структура предприятия, которая представляет собой совокупность центров финансовой ответственности (ЦФО).

В соответствии с теорией и практикой корпоративного управления отдельные компании, структурные подразделения, службы, цеха, отделы или группы являются центрами финансовой ответственности. Их руководители несут ответственность за конкретные участки работ, поэтому такая структурная единица может быть центром затрат, центром доходов, центром прибыли, центром инвестиций и т.д.

Этап 2. Разработка управленческой отчетности.

Для каждого центра ответственности необходимо разработать показатели, характеризующие эффективность его деятельности, регламент сбора, обработки и хранения полученной информации, а также формы управленческой отчетности, в которые будут заноситься все данные.

Этап 3. Разработка классификаторов и кодификаторов управленческого учета.

Классификаторы управленческого учета определяют и описывают различные объекты учета с целью их однозначной трактовки всеми участниками процессов планирования, организации, стимулирования и контроля на предприятии. Количество и типы используемых классификаторов каждое предприятие определяет исходя из своих потребностей. Наиболее распространенными классификаторами управленческого учета, применяемыми в российских компаниях, являются:

— виды производимой продукции, оказываемых работ и услуг;

— виды доходов;

— центры финансовой ответственности;

— места возникновения затрат;

— виды (экономические элементы) затрат;

— статьи калькуляции;

— виды активов;

— виды обязательств;

— виды собственного капитала;

— проекты;

— направления инвестиций;

— основные и вспомогательные бизнес-процессы;

— типы клиентов;

— категории персонала.

Внутри каждого классификатора вводится сквозная нумерация. Если есть необходимость детализировать объекты учета, можно использовать многоуровневую структуру кода.

Этап 4. Разработка методов управленческого учета затрат и калькулирования себестоимости продукции.

Этап 5. Разработка управленческого плана счетов и моделей типовых хозяйственных операций.

Этап 6. Разработка внутренних положений и инструкций.

Учетная политика содержит общие критерии ведения управленческого учета конкретного предприятия: валюта учета; методы оценки запасов; методы учета затрат, калькулирования себестоимости продукции и распределения косвенных затрат; принципы отражения доходов и расходов, курсовой разницы, начислений и резервов; определение уровня существенности и т.п.

Учетная политика обеспечивает непрерывность и преемственность управленческого учета.

В результате предприятие получает пакет документации, который регламентирует правила и методы ведения управленческого учета.

Этап 7. Проведение организационных изменений на предприятии.

На российских предприятиях управленческий учет — это прежде всего система сбора и анализа информации о деятельности предприятия, которая полно и объективно отражает результаты его хозяйственных операций и ориентирована на потребности руководства и собственников компании. И лишь во вторую очередь эта система используется для управления затратами на уровне центров ответственности и видов деятельности.

Для построения системы управленческого учета необходимо выделить отдельные подразделения, например экономический отдел, службу логистики, отдел продаж. Затем необходимо определить информационные потоки внутри компании и ответственных за представление оперативных сведений. Это могут быть не только руководители отдельных подразделений, но и ведущие специалисты. Именно эти люди формируют команду компании и необходимы для эффективной работы новой системы управленческого учета.