Пошаговая инструкция электронное письмо образец Переходим к практике пишем электронное письмо образец



Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения

Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной и т. д

Если письмо неделового характера, то можно использовать различные формы обращения. Но все они должны быть приятны адресатам.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя, очень важно правильно структурировать электронное письмо. Разбивайте Ваш текст на логические абзацы и вместо чересчур длинных предложений используйте несколько коротких



Старайтесь, чтобы Ваши предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой. Большой текст лучше оформить вложением, а в самом письме просто дать сопроводительный текст.

Правило 8. Не пересылайте ненужные файлы.

Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час. Разумеется, что посылать такие огромные объёмы ни в коем случае нельзя без согласования с получателем.

Правило 9. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы.

Если Вы отвечаете кому-либо на письмо, то, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы Вам. Это правило кажется таким естественным и понятным, но, тем не менее, очень часто получается, что люди не отвечают на некоторые из заданных им вопросов. Замалчивание вопроса очень неэтично с Вашей стороны — ведь другой человек нуждается в Вашем ответе и ждёт его, но не получает в письме. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите. Только не оставляйте ничего без ответа, а то Вашему собеседнику придётся повторять свой вопрос, и своим замалчиванием Вы все равно не избежите необходимости отвечать.

Правило 10. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики

Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек. И, если Ваша программа имеет опцию проверки орфографии, почему бы ей не воспользоваться?

Правило 11. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

Электронная почта — это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Имейте ввиду, если Вы не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось.

Если письмо не требует расширенного ответа, то обязательно напишите, что письмо получено. Рекомендуется при создании ящика заполнить поле «Автоматический ответ» фразой «Ваше письмо получено».
Правило 12. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Не пишите весь текст сообщения прописным шрифтом; несколько слов, выделенных таким способом, лучше подчеркнут важность этого места. Если Вы пишете прописным шрифтом, то кажется, что Вы кричите

Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя. Не вставляйте в деловое письмо смайлики и знаки-эмоции.

В нашем конкурсе смайлики и знаки-эмоции допустимы. 
Правило 13. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Это предусматривают простые правила вежливости. Рекомендуется при создании ящика заполнить поле «Автоматическая подпись».

При создании правил использована статья Натальи Ильяшенко, к.п.н.,начальника информационно-аналитического отдела Управления международных связей НовГУ

скачать

Основы

Читайте электронные письма и отвечайте на них.

При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»).Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. В случае необходимости нежелательных получателей можно удалить.
Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым

Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.

Адресатов пишите в поле «To», тех, кого нужно держать в курсе — в поле «Копия»(«СС»), адресатов, которых нужно скрыть от остальных — в поле «ВСС»

Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента. При полном цитировании пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.

В конце письма всегда подписывайтесь. В подписи указывайте также ваши контактные данные и название организации, но не делайте её слишком большой.

Перед отправкой писем всегда проверяйте его содержание и грамотность.