Проектирование организационных систем для бизнес-процессов



Описание должностных обязанностей сотрудников

На основе результатов структурирования и идентификации процессов разрабатываются должностные обязанности сотрудников. Для этого достаточно просмотреть все спецификации и выбрать те из них, в которых сотрудник указан как исполнитель. Его рабочие функции – это функции исполнителя данных процессов. Их остается только описать.

Описание должностных обязанностей удобно сделать в форме таблицы, заполняя ее информацией, получаемой путем копирования данных из спецификаций процессов.

Проектирование организационных систем для бизнес-процессов

Не путайте должностные обязанности с инструкциями. Инструкция описывает порядок выполнения операций в тех или иных процессах и составляются после разработки регламентов бизнес-процессов.

Ошибка 1. Начинать проект без сформулированных целей

Все успешные проекты успешны одинаково, все несчастные проекты несчастны по-своему. Конечно проект проекту рознь, но я смею утверждать, что и в большом корпоративном проекте, и в проекте, где финансовый директор стал использовать инструменты аналитики для принятия решений, лежит один принцип успеха. Успешный проект — это правильно сформулированные цели и результат, соответствующий поставленным целям. То есть постановка целей – важнейший и главный критерий успешности любого проекта.

Понятно, что проект должен иметь цели, но цели аналитического проекта обычно трудно описать. Возникает вопрос: кто должен в компании устанавливать цели? Руководство, ведущие менеджеры или ИТ департамент? Целью может быть сокращение трудоемкости операций, повышение точности планирования или поиск методов удержания клиентов и роста прибыли. Совершенно необходимо ставить высокоуровневые цели, имеющие отношение к стратегии бизнеса, а не решению технических задач работы с информацией. Точнее, надо составлять иерархию целей от стратегических до технических и организационных.



Не начинайте проект если у вас нет специалистов способных сформулировать цели проекта и задокументировать эти цели в соответствии с текущей ситуацией с данными и бизнес процессами в компании.

Есть хорошая информация: компании типа PricewaterhouseCoopers могут помочь в целеполагании и документировании, но их привлечение сильно изменит цифры бюджета. И, что самое обидное, может быть абсолютно бесполезно из-за формального и стандартного методологического подхода таких компаний.

Методология проектных продаж нормирование и стандартизация

Вы недовольны своими менеджерами? Наши технологии обучения, тренинга м стандартизации проектных продаж помогут разобраться в том, из каких этапов состоит весь бизнес-процесс вашей компании и какими должны быть реальные трудозатраты менеджеров для выполнения реального плана продаж.Проектная продажа – длинная. Есть ли у нас план на все этапы? Все операции, связанные с достижением результата (весь процесс продаж проектов и реализации тем самым своего продукта, услуги) могут быть определены, вычленены и нормированы. Таким образом, мы составляем схему всего рабочего процесса с определением трудозатрат на каждом этапе, необходимых для достижения результата каждого уровня. Для получения оптимального соотношения затрат и результата, мы производим расчет по каждому из процессов, и определяем список действий и норму затрат для каждой рабочей операции, получая идеальную картину прохождения рабочего процесса. Конечно, идеальная картина будет отличаться от реальной, и человеческий фактор никто пока что не отменял. Его следует учитывать в расчетах, и нельзя требовать от реальных живых людей абстрактного идеального результата. Поэтому следующий этап – сверка идеальной схемы работы с реальными данными по каждому этапу нескольких проектов/продаж, достигших тех или иных адекватных, но не идеальных результатов. Здесь мы выявляем те звенья нашей цепи, где произошли отклонения от нормы, и вносим необходимые поправки на объективные факторы.Идеал: проектные продажи b2b + реальность текущей ситуации = оптимальный результатТеперь представьте себе, что вы видите весь бизнес-процесс вашей проектной продажи на бумаге – в виде схемы, и четкого списка этапов и операций, где каждый пункт подробно описан и нормирован в соответствии с реальными возможностями ваших менеджеров. Согласитесь, при таком подходе процесс сбыта становится более понятным, четким и прозрачным. Наличие такой схемы позволяет определить более слабые и сильные места в работе каждого менеджера по продаже проектов, и скорректировать процесс его продажи для получения большей вероятности и оптимального для вашей компании результата.

Ошибка 6. Внедрять без пилотного проекта

В области анализа данных балом правят ИТ-компании интеграторы, как правило не специализирующиеся на аналитике, а продающие все подряд. Но главное, как продающие? Вам пытаются продать то, что вам, возможно, не нужно, в количестве всегда большем, чем вам понадобится на первых порах. Часто вы не сможете не только получить максимальный эффект от внедрения анализа данных, но и вообще развернуть систему и использовать ее. Ваши отчеты, не сомневаюсь, что у каждого бизнеса они есть, просто переводят из Excel в новомодную программу и этим результатом оправдывают год лихорадочного проекта, неоправданных трудозатрат своих работников и, как правило, больших инвестиций в такой проект.

Внедрение системы анализа данных в компанию достаточно непредсказуемый процесс, по многим причинам нас может ждать разочарование. К числу таких причин можно отнести:

  1. Отсутствие технического и стратегического задания по проекту.
  2. Неудовлетворительное качество данных и сложности их сбора и хранения.
  3. Отсутствие квалифицированного персонала и ресурсов на развитие.
  4. Плохая интеграция анализа данных в текущие бизнес процессы, делающий сбор и анализ данных бессмысленным.
  5. Неоправданная трудоемкость процессов сбора и анализа данных.
  6. Непродуманная стратегия расширения использования платформой аналитики и как следствие непомерное увеличение расходов на владение лицензий программного обеспечения

Как проверить не только и не столько программное обеспечение, а своих работников на предмет желания и возможности использовать инструменты анализа данных в своей повседневной работе? Как оценить эффект экономии времени и увеличения эффективности планирования и принятия решений от наличия в компании правильно поставленного процесса мониторинга, анализа и прогноза бизнеса?

Успешный проект всегда должен подразумевать большой и вдумчивый пилотный проект, результатом которого должен быть прототип будущей системы.

В рамках такого тест драйва становятся понятны проблемы и способы их устранения, кто и как может использовать инструменты анализа и насколько это будет эффективно. Какие изменения необходимо будет провести и в способах сбора и хранения данных и в процессах обмена информацией и принятия решений на ее основе.

Проект анализа данных нельзя заказать под ключ и «все включено». Несмотря на техническую составляющую, такие проекты всегда индивидуальны для каждой компании и даже для локального отдела в компании. Успешность проекта на 99% зависит от внутренней команды работников и их готовности использовать в своей работе аналитические данные. Скромный один процент успеха я оставляю на выбор хороших внешних консультантов и современного программного оборудования. Свою роль как консультанта я вижу в том, чтобы помочь компании раскрыть потенциал своего 99% успеха. Итак, за мной всего один процент, но он золотой!

Узнать больше о современной программе для бизнес-аналитики и загрузить ее бесплатно вы можете на сайте АСУ аналитка

Партнерский материал

Ошибка 2. Внедрять аналитику сразу во всей компании

Компания покупает программу анализа данных, потому что это:

  • модно
  • когда нибудь пригодится
  • требуют иностранные акционеры
  • хочет новый менеджер.

Аналитика данных не является жизненно необходимым процессом в компании. Весь вопрос – насколько компания зависит от конкурентной среды и как долго сможет игнорировать возникающие опасности и возможности рынка. Без аналитики можно стоять, но нельзя идти вперед. Более того, так как бизнес среда все время изменяется, то даже чтобы сохранить позиции на рынке надо все время изменяться и пытаться быть на шаг впереди конкурентов.

Какой компании нужен анализ данных, а для какой он не жизненно необходим? Зависит ли эффект от внедрения систем аналитики данных от размера компании, количества данных, области в которой работает компания? Ответ – совершенно не зависит, и каждая компания индивидуально может получить пользу от внедрения системы анализа данных или сделать этот процесс абсолютно бессмысленным.

Как-то мы решили собрать статистику и проанализировать работу сети салонов красоты. Руководство хотело поменять набор услуг и не потерять прибыль, или понять какие потери будут и можно ли на них пойти. Это было связанно с перегруженностью работников, многим клиентам приходилось отказывать. После года сбора информации мы провели базовый анализ и ответили на вопросы – на каких процедурах идет заработок, а какие можно вообще не оказывать. Выяснилось, что некоторые дорогие процедуры занимают много времени, а дохода дают меньше, чем две короткие процедуры. В результате анализа салон красоты серьезно изменил график работы и ассортимент предоставляемых услуг. И при увеличении на 75% дохода позволил работать через день. Нужна ли им аналитика?

Однажды я сидел в кабинете начальника ИТ охраны края (так в Литве называется министерство обороны) и, рассказывая ему о преимуществах анализа информации, то и дело использовал слова «эффективность», «экономия». Он посмотрел на меня осуждающе и сказал, что никогда не надо в бюджетной организации применять такие слова. Нужна ли им аналитика?

Основным критерием необходимости внедрять аналитику данных должно быть понимание ценности информации, возможности ее собирать и на ее основе принимать важные решения.

У нас есть шутка, что аналитика нужна, когда считают копейки. Когда считают рубли нужна не аналитика, а отчетность. Это о том, что аналитика нужна в сложные времена или в очень конкурентной среде, когда резко возрастает цена неправильного решения.

Для успешного внедрения проекта аналитики данных необходимо найти то место в компании, где использование данных будет наиболее эффективно и таких работников, которые смогут на основе данных принимать правильные решения и влиять на развитие компании.

Вместо стрельбы из пушки по воробьям, надо прицельно найти отдел и работников, способных получить быстрый и значимый успех от внедрения. Такой отдел в компании и такие работники будут продвигать свой успех, подтягивая другие отделы до новых стандартов контроля и управления бизнеса. Не надо стараться внедрить все во всей компании и сразу. Переход компании от интуитивного планирования только на основе опыта к аналитическому управлению и методу принятия решений на основе данных, долгий и комплексный процесс. И двигаться надо от одного локального успеха к другому

Оптимизация бизнес-процессов

Основные этапы оптимизации бизнес-процессов, проводимой специалистами для компаний-клиентов:

Диагностика Необходимо проанализировать существующие бизнес-процессы, проверить результативность системы, определить «слабые места».

Проектирование При анализе работы каждого из процессов крайне важно определить, какие операции необходимо в корне реформировать, а какие — достаточно будет просто усовершенствовать. Этот процесс начинается с определения целей подразделения, далее происходит моделирование процессов, необходимых для достижения этих целей

Задача специалистов на этапе проектирования — построить систему, отвечающую специфическим требованиям компании, её видению процесса продаж.

Внедрение Важно не упускать из вида, что уже готовая концепция не подразумевает немедленного внедрения плана в жизнь. Готовы ли сотрудники компании к использованию новых рабочих методик и схем? Именно на этапе внедрения фирмы зачастую сталкиваются с нежеланием коллектива принимать новую систему труда и новые формы отчетности

Отладка На этом этапе выявляются и корректируются первоначально составленная концепция, план совершенствуется, дополняется новыми деталями, и – оттачивается его исполнение на рабочих местах в реальном рабочем процессе.Исследования спросаЗачем нам нужны исследования спроса? – Спрос на наш товар и услугу способен меняться! Опираться только на статистику в проектных продажах в данном, или даже длительном временном отрезке весьма рискованно. Риск состоит в том, что спрос может измениться не только на объем реализуемой продукции, но и на сам продукт. Как это происходит? Каждый руководитель знаком, с так называемыми экономическими циклами, по-другому происходят колебания деловой активности. Существует мнение, что при подъеме экономики должны увеличиваться объемы реализации продукта, на самом деле спрос может достаточно коварно перейти на другой продукт или услугу, и может перейти даже в другую отрасль.

Причины могут быть сложными и комплексными, а могут — очень просты. Пример: При увеличении достатка, потребители могут позволить покупать уже не автомобили, а недвижимость. При этом, если активность на рынке автомобилей отечественного производства росла, до определенного момента, это было связано также с определенным положением спроса и достатка потребителей. В период улучшения благосостояния спрос на отечественные автомобили упал, на фоне общего роста продаж зарубежных моделей.

Различные способы модернизации производства методов вряд ли смогут привести к значительному повышению продаж, если не понять, куда переместился спрос, и более того, где он будет находиться через пару лет. А при падении среднего дохода спрос уходит из авто рынка в товары длительного потребления. Как мы видим, спрос на товары и услуги вашего отдела проектных продаж может изменяться как внутри отрасли, так и выйти за её пределы. Даже опытные исследователи способны ошибаться, если дают свои рекомендации без определенного изучения рынка.Чем могут быть полезны исследования спроса? Пример: Проведенное нами исследование в области декоративного освещения, позволил компании и ее инвесторам получить данные — в каком из секторов есть наибольший потенциал развития в проектных продажах, и, более того, не «заморозить» значительные капиталовложения в уже «отживающих» направлениях, которые на данный момент выглядят вполне благонадежно и респектабельно. Подобные исследования достаточно доступны, если, конечно, не проводить их весьма широкомасштабно. Они позволяют более эффективно распоряжаться средствами компаний, особенно теми, которые напрямую влияют на прибыльность компании.

Реализация бизнес-планирования на строительном предприятии

В инвестиционном процессе проектная подготовка строительства в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами, как правило, начинается с формирования инвестиционного замысла (бизнес-проекта), определяющего назначение и мощность объекта строительства, номенклатуру продукции, места (районы) размещения объекта в соответствии с требованиями и условиями инвестора (заказчика), источники и условия финансирования.

При формировании инвестиционного замысла (целей инвестирования) в строительство предприятий, зданий и сооружений необходимо руководствоваться законодательными и нормативными актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и другими государственными документами, регулирующими инвестиционно-строительную деятельность.

Разработка инвестиционного замысла бизнес-проекта осуществляется с учетом условий, данных и положений, содержавшихся в градостроительной документации, прогнозах развития территорий (в том числе социальных, экологических и др.), материалах ранее проведенных маркетинговых исследований и разработанных проектов объектов-аналогов, схемах развития и размещения производительных сил, промышленных узлов, проведенных научно-исследовательских и конструкторских разработок, каталожных материалов, а также других информационных данных.

Инвестиции могут осуществляться в виде денежных средств, займов, кредитов, акций и других ценных бумаг, лицензий, интеллектуального капитала и, в частности, ноу-хау, а также в вида поставок технологий и оборудования, сырья и полуфабрикатов, комплектующих изделий и других материальных ресурсов.

В качестве инвестиций в строительстве могут также рассматриваться:

право пользования землей и другими природными ресурсами;

долевое участие в предприятиях;

приобретение предприятий или отдельных производств, зданий, сооружений, паев, акций, облигаций и других ценных бумаг;

маркетинговые услуги и организация сбыта продукции;

другие виды услуг (подготовка кадров, консультационное обслуживание инвестиционного и производственного процессов, выполнение посреднических операций и других работ нематериального характера и т.д.).

Российское общество инженеров строительства (РОИС), Государственное предприятие «Центр научно-методического обеспечения инженерного сопровождения инвестиций в строительстве» (ГП «Центринвестпроект») Министерства строительства Российской Федерации в 1997 г. разработали Рекомендации по формированию инвестиционного замысла (целей инвестирования). В этом документе предложены основные образцы расчетных и аналитических таблиц.

Ошибка 5. Выбирать программу, а не стратегию

Программное обеспечение не более чем средство достижения цели, и такой подменой часто грешат работники ИТ, считая, что главная задача купить хорошую программу и раздать ее работникам.

На самом деле сегодня все программы анализа данных примерно одинаковые и на 100% способны решать ваши задачи. Найти в них различия могут только очень продвинутые пользователи. И эти различия будут касаться специфических аспектов применения. Стоимость владения лицензиями, тоже почти не отличается. Я видел множество примеров продвинутой аналитики, системы отчетности и прогнозирования на Excel. Более того если вы ничего не сделали в Excel, вам вообще рано приобретать что-то более продвинутое.

Одинакового результата можно достигнуть в любых программах аналитики, только иногда разной ценой. Обычно встроенные продвинутые функции, например, прогнозирование, носят скорее рекламный характер и могут использоваться только для иллюстрации процессов, но не для серьезного планирования, например, объемом продаж или остатков на складе.

В любом случае для компании, начинающей внедрять аналитику данных, любая современная платформа BI будет избыточна по функционалу в течение нескольких лет внедрения и эксплуатации.

Итак, не ставьте во главу угла проекта програмное обеспечение! Принципиально важнее консультативные услуги, которые вы покупаете вместе с программой. Важен сервис обучения и консультирования, который по мере роста потребностей готов годами поддерживать вашу компанию.