Работа с дебиторской задолженностью
Содержание
- 1 Таблица 2. Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения на 28 февраля 2013 года
- 2 Кредитование задолженности в банке
- 3 Претензионная работа обеспечит сбор дебиторской задолженности в минимальные сроки
- 4 Критерии для заемщиков
- 5 Основные формы соглашений
- 6 Таблица 3. Последовательность действий компании при проведении претензионной работы
- 7 Финансирование дебиторской задолженности Бизнес-факторинг
- 8 Механизм дебиторской задолженности часто применяют контрагенты компании в случае недостатка денежных средств, кредитуясь у своих поставщиков
- 9 Чтобы узнать, насколько быстро компания получает оплату от контрагентов, рассчитывается коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности
Таблица 2. Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения на 28 февраля 2013 года
N п/п |
Клиент |
Сальдо, тыс. руб. |
До 15 дней, тыс. руб. |
До 30 дней, тыс. руб. |
До 60 дней, тыс. руб. |
Свыше 60 дней, тыс. руб. |
1 |
Клиент 1 |
150 |
30 |
65 |
55 |
|
2 |
Клиент 2 |
90 |
30 |
35 |
25 |
|
3 |
Клиент 3 |
40 |
40 |
|||
4 |
Клиент 4 |
100 |
25 |
50 |
25 |
|
5 |
Клиент 5 |
|||||
Итого, руб. |
380 |
85 |
150 |
105 |
40 |
|
Итого в % |
- |
22,4 |
39,5 |
27,6 |
10,5 |
На основе сопоставления первого отчета с аналогичным отчетом на следующую отчетную дату можно выявить тревожные признаки. В частности, снижение доли досрочных оплат и постепенное смещение обычной практики с 30 дней к отметке в 60 дней может говорить о порочности практики устных договоренностей, потере бдительности клиентами и необходимости срочно принимать меры.
Кроме того, видно, что задолженность клиента 3, несмотря на внушительность суммы, по-прежнему «висит» в полном объеме, что требует отдельного разбирательства.
Отчеты, приведенные в табл
1 и 2, прежде всего позволяют выделить отдельных контрагентов и обратить на них внимание менеджеров. Возможно, в процессе принятия решения потребуется динамика возникновения и погашения дебиторской задолженности для более детального рассмотрения
Так, рассортировав клиентов по различным срокам погашения, организация создает базу для звонков-напоминаний и рассылки писем. Оставив только клиентов, имеющих просроченную задолженность, получает базу для формирования резервов по сомнительным долгам.
Кредитование задолженности в банке
Самые распространенные типы договоров, основой которых выступает дебиторская задолженность в банке – кредитование торговых операций, а так же финансирование за счет непогашенных долгов.
Для первого варианта характерны преимущества в большом количестве. Но вероятность одобрения заявок уменьшается, если с ними обращаются только что созданные компании или предприятия, которые не могут похвастаться серьезным оборотом.
Для малого бизнеса актуальным вариантом часто становится именно усеченная разновидность факторинга. У клиента есть возможность сразу получить необходимую сумму для дальнейшего развития. Но возникают и обязанности:
- возвращение полученного аванса максимум за 60-90 дней;
- сбор неуплаченных задолженностей с дебиторов;
- оплата долга банку вне зависимости от обстоятельств.
Возврат партнерами дебиторской задолженности не важен – у клиента всегда сохраняется обязанность выплаты аванса. Иногда такие схемы просто выводят из строя действующее предприятие.
Среднему бизнесу использование долгов дебиторов в качестве залога уже покажется не таким привлекательным. Налоговый учет дебиторской задолженности требует отдельного внимания.
Претензионная работа обеспечит сбор дебиторской задолженности в минимальные сроки
В случае если срок оплаты дебиторской задолженности уже истек, то начинается процедура претензионной работы, которая состоит из следующих этапов (табл. 3 выше). Но прежде чем ее начинать, менеджер должен убедиться в том, что причиной нарушения условий оплаты не являются действия самой организации, в частности:
— клиент полностью осведомлен об имеющейся у него задолженности;
— менеджер оформил все документы правильно и отправил их в срок.
Звонки-напоминания. Первое, что должен сделать менеджер, просто позвонить и напомнить. Часто этого бывает вполне достаточно, чтобы обеспечить оплату. В любом случае звонки более эффективны, так как от них сложнее уклониться, чем от писем. Кроме того, непосредственное общение скорее даст желаемый результат. Однако звонки требуют больших трудозатрат, чем напоминания посредством электронной почты.
Личные визиты. Это крайняя мера мягкого воздействия на должника. Практика показывает, что применять ее целесообразнее только в отношении важных клиентов.
Отправка напоминаний по электронной почте. Письма отправляются конкретным людям, ответственным за вопросы урегулирования задолженности и оплаты, с уведомлением о доставке и прочтении. На практике такие письма приходится повторять несколько раз. После чего отправляется последнее письмо, уведомляющее о том, что в случае неоплаты будут предприняты конкретные действия (например, отказ от дальнейших продаж, неоплата встречных требований). Причем это письмо уже отправляется в бумажном виде курьером или почтой с уведомлением о вручении.
Направление контрагенту акта сверки взаиморасчетов. Компания составляет акт сверки взаиморасчетов, который подписывают обе стороны. Если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, по которому за ним числится долг, то это означает, что он признает имеющуюся задолженность. При этом срок исковой давности прерывается и начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ).
Уведомление о взыскании. Должника уведомляют о начале процедуры взыскания, то есть передаче дела в юридический отдел для подачи искового заявления в суд.
Звездаза правильный ответ
Тест
Неправильно
Правильно!
Что характеризует коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях?
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях характеризует средний срок, в течение которого происходит погашение задолженности, или среднее время сбора этой дебиторской задолженности.
Коэффициент рассчитывается следующим образом: Величина среднего остатка дебиторской задолженности х 365 дней : Сумма продаж в кредит или выручка
Средний срок, в течение которого происходит погашение задолженности, или среднее время сбора этой задолженности;
Частоту возникновения и погашения задолженности за определенный период
Перечитать статью и сдать тест еще раз
Критерии для заемщиков
Соответствие требованиям и условиям со стороны банков – первое, что проверяет руководитель компании. Следующие критерии используются чаще всего:
- Общий срок работы на рынке. Если компания ведет деятельность меньше года – то кредитная организация с большой вероятностью откажет. Учитывается не время существования согласно уставным документам, а именно срок активной работы. С целью доказательства своей состоятельности следует предоставлять банковские справки, в которых помесячно указываются обороты по кредиту и дебету. Помогают и выписки со всех расчетных счетов, по кассе.
- Количество клиентов, проявляющих активность. Шансы компании повышаются благодаря наличию диверсифицированной дебиторской задолженности. Ведь тогда у банка появляется страховка даже на случай потери одного или нескольких клиентов. Пять-семь – оптимальное количество партнеров, способное удовлетворить большинство организаций в этом плане. Привлечь финансирование можно и при меньшем количестве клиентов. Но тогда нужно, чтобы это были известные надежные партнеры.
- Качество покупателей. У некоторых банков есть специальная шкала, оценивающая характеристики партнеров. Имеет смысл и самой организации использовать эту шкалу, чтобы провести оценку. Благодаря этому легче выявить тех, чья задолженность не принимается в качестве залога. И использовать соответствующие формы кредитования дебиторской задолженности.
- Сроки работы с должниками.Дебиторскую задолженность отказываются принимать, если этот срок составляет менее шести месяцев. Чем продолжительнее данный период – тем лучше. Обязательно стоит подготовить документальные доказательства вроде договоров на поставку, покупку-продажу и так далее.
- Наличие договоров, которые ранее уже были исполнены, оплачены в полном объеме. Такие доказательства станут дополнительным аргументом в пользу заемщика. Тогда банк будет уверен в способности покупателей по исполнению обязательств. Доказательствами служат акты сверки взаиморасчетов на актуальную дату, накладные, либо акты по выполненным работам.
- Взаимодействие с фондами — бюджетными и внебюджетными. Для потенциальных заемщиков еще одним плюсом станет отсутствие долгов перед контролирующими организациями. Рекомендуется заняться оформлением справок с информацией до момента, когда будет решено обратиться за помощью.
- Кредитная история — один из самых важных факторов. Любой кредитор будет изучать то, как компания раньше выполняла свои обязательства по заключенным соглашениям. Нарушение платежной дисциплины неприемлемо, особенно – когда залогом становится именно дебиторская задолженность.
Основные формы соглашений
В направлении кредитования важно соответствие самой задолженности дебиторов определенным требованиям:
- По главным требованиям еще не должен закончиться срок исковой давности. Либо он не должен распространяться на конкретное соглашение, хотя такая ситуация маловероятна.
- Дебиторы или клиенты должны быть реально существующими лицами. Не учитываются даже те, кто находится в состоянии банкротства, реорганизации. Такое условие легко соблюсти, если заранее составить список с партнерами.
- Составление возмездного договора по дебиторской задолженности.
- Сохранение действительного статуса у договора, который становится основанием для оформления займа.
Факторинг, форфейтинг и учет векселей – основные формы соглашений, которые используются в данном направлении. И во всех случаях используется центр сбора дебиторской задолженности.
Подробнее о факторинге
Договоры факторинга – одна из первых форм взаимодействия в сфере банковского кредитования. В настоящее время правоотношения данной сферы регулируются главой 43 ГК РФ. Такие соглашения могут быть описаны как реальные либо консенсуальные.
Предполагается, что договор заключается между сторонами на определенное время, чаще всего составляющее не менее одного года. На протяжении этого срока требуется передать платежные требования, составив при этом счета-фактуры. Банк должен вести бухгалтерский учет в отношении клиента. Так же контролируются платежи от контрагентов, соблюдение всех необходимых условий.
Кроме этого, это возмездные виды соглашений, при появлении которых обязанности сохраняются у обоих участников сделки. Одноразовый факторинг лишен какого-либо смысла для банка, потому данное действие нужно осуществлять на регулярной основе.
Форфейтинг
Здесь отношения приобретают более развернутую форму и действуют свои правила:
- Характерно использование особого правового элемента, который называется траттой, либо акцептованным векселем.
- Чаще всего форфейтингом пользуются при организации международной торговли. И на рынке уже сформулированы определенные правила, касающиеся данной деятельности.
По такому договору банк обязуется приобрести у клиента векселя, изначально принадлежащие контрагенту.
Для банка такой договор связан с риском невозврата долга. И к клиенту при этом дополнительные требования предъявлять будет нельзя.
Договор форфейтинга – тоже консенсуальный и вызывающий обязательства у обеих сторон. Сначала при этом надо четко описать, какие именно векселя принимаются одной из сторон. Потому здесь особое значение приобретают организационные вопросы.
Учет векселей
Предполагается передача прав на вексель. Договор заключается на одну ценную бумагу, либо на несколько сразу. Причина уменьшения – мгновенное оформление договора. Сумма уменьшается и по причине того, что договор оформляется срочно. Риски переходят к банку и в данном случае. Но клиент и его контрагенты несут ответственность в равной степени.
Акцепт от банка – не обязательное условие для векселя. При этом сам учет может быть всего лишь разовой операцией. Хотя чаще всего такая деятельность ведется на постоянной основе, длительное взаимодействие предполагается далеко не всегда.
Сначала клиент пишет заявку и предоставляет информацию о себе. Сотрудники банка выносят предварительное решение по поводу того, стоит ли соглашаться. Если решение положительное – то клиенту сообщаются об условиях, на которых осуществляется дальнейшее взаимодействие. Заканчивается все передачей предметов соглашений.
Таблица 3. Последовательность действий компании при проведении претензионной работы
Этап |
Действия компании |
Ответственноеподразделение компании |
Срок оплаты долга не наступил |
Заключение договора |
Коммерческая служба |
Контроль отгрузки |
Коммерческая служба |
|
Выставление счета |
Финансовая служба |
|
Уведомление об отгрузке |
||
Уведомление о сумме и сроках погашения дебиторской задолженности |
||
За несколько дней до срока оплаты - напоминание об окончании периода отсрочки по электронной почте. В случае отсутствия реакции - личный звонок |
||
Дебиторская задолженностьсо сроком от 15 до 30 дней |
При неоплате в срок - уведомление по электронной почте с отчетом о доставке и прочтении (возможно, с копией руководителю сотрудника, ответственного за формирование графика платежей). При отсутствии реакции - звонок с выяснением причин |
Коммерческая служба |
Официальное письмо-уведомление о конкретных мерах, которые будут предприняты в случае неоплаты |
Коммерческая служба |
|
Приостановка продаж, оплаты встречных требований |
Коммерческая служба |
|
Дебиторская задолженностьсо сроком от 30 до 60 дней |
Предарбитражное предупреждение |
Юридическая служба |
Ежедневные звонки с напоминанием |
Коммерческая служба |
|
Переговоры с ответственными лицами |
||
Дебиторская задолженностьсо сроком свыше 60 дней |
Личный визит менеджера, принятие мер к досудебному урегулированию |
Коммерческая служба |
Официальная претензия-уведомление о начале процедуры взыскания (заказным письмом) |
Юридическая служба |
|
Подача искового заявления в суд |
Юридическая служба |
Звонки-напоминания. Первое, что должен сделать менеджер, просто позвонить и напомнить. Часто этого бывает вполне достаточно, чтобы обеспечить оплату. В любом случае звонки более эффективны, так как от них сложнее уклониться, чем от писем. Кроме того, непосредственное общение скорее даст желаемый результат. Однако звонки требуют больших трудозатрат, чем напоминания посредством электронной почты.
Личные визиты. Это крайняя мера мягкого воздействия на должника. Практика показывает, что применять ее целесообразнее только в отношении важных клиентов.
Отправка напоминаний по электронной почте. Письма отправляются конкретным людям, ответственным за вопросы урегулирования задолженности и оплаты, с уведомлением о доставке и прочтении. На практике такие письма приходится повторять несколько раз. После чего отправляется последнее письмо, уведомляющее о том, что в случае неоплаты будут предприняты конкретные действия (например, отказ от дальнейших продаж, неоплата встречных требований). Причем это письмо уже отправляется в бумажном виде курьером или почтой с уведомлением о вручении.
Направление контрагенту акта сверки взаиморасчетов. Компания составляет акт сверки взаиморасчетов, который подписывают обе стороны. Если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, по которому за ним числится долг, то это означает, что он признает имеющуюся задолженность. При этом срок исковой давности прерывается и начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ).
Уведомление о взыскании. Должника уведомляют о начале процедуры взыскания, то есть передаче дела в юридический отдел для подачи искового заявления в суд.
В.В.Твердохлебов
Финансовый контролер
Финансирование дебиторской задолженности Бизнес-факторинг
О сайте Кредит под залог дебиторской задолженности К тому же, предоставляя кредит под залог дебиторской задолженности , банк обычно не берет на себя обязанности по ее взысканию, о чем должно заботиться предприятие. Существуют различные причины, по которым эта форма является более привлекательным источником обеспечения финансирования.
Во-первых, это конфиденциальная форма финансирования , о которой покупатели клиента ничего не знают. Наконец, многие компании не хотят терять контроль над документацией о своих отношениях с клиентами. Клиенты — это важный ресурс бизнеса, и многие компании хотят сохранять контроль над всеми аспектами своих отношений с клиентами.
Что является объектами краткосрочного и долгосрочного финансирования 3. Что служит встроенными источниками краткосрочного финансирования 4. Что такое коммерческий кредит и какова стоимость его использования 5. Какие виды обеспечения кредита вам известны 6. Какие требования предъявляются к залогу 7. Перечислите основные виды краткосрочных банковских займов. Что такое кредитная линия От каких факторов зависят ее размер и стоимость кредитования 9.
Что такое учет векселей Какова последовательность процедур при получении вексельного кредита Какие способы уплаты процентов применяются и каково их влияние на величину реальной процентной ставки Что такое овердрафт и каковы условия заключения договора об овердрафте Каковы особенности кредитования под залог долговых требований В чем состоит суть факторинга и каково его отличие от кредитования под залог дебиторской задолженности Как организуется кредитование под залог запасов [c.
В качестве обеспечения при получении кредита или займа компания может предложить недвижимость, оборудование, запасы и даже дебиторскую задолженность. Кредит или заем, полученный под залог какого-либо имущества, в том числе и дебиторской задолженности , называется обеспеченным. Краткосрочные источники финансирования — это банковский овердрафт, коммерческие векселя , продажа долговых обязательств уступка права требования , факторинг и кредит под залог дебиторской задолженности.
Компания обязуется вернуть этот аванс в течение относительно короткого периода времени — возможно, 60 или 90 дней. Ответственность за сбор неуплаченной задолженности остается на компании, и возврат аванса не зависит оттого, собираются ли долги с ее дебиторов.
Кредит под залог дебиторской задолженности не приводит к установлению таких тесных отношений между клиентом и финансовым учреждением , как факторинг. Такое кредитование может быть разовым событием, в то время как факторинг обычно подразумевает долгосрочное сотрудничество.
Средства подлежат возврату обычно в течение дней. Компания остается ответственной за учет сумм дебиторской задолженности и их взыскание, возврат полученного кредита никак не связан с успешностью сбора дебиторской задолженности. Факторинг — это услуга, которая также предлагается компаниям финансовыми институтами.
В этом случае фактор берет на себя учет продаж компании и сбор задолженности от имени и в пользу компании-клиента. Эта разница частично объясняет, почему в последние годы компании предпочитают пользоваться услугами по взысканию задолженности в большей степени, чем факторингом а также, почему финансовые институты предпочитают быть факторами.
Форма предоставления денежных средств финансовыми институтами , основанная на приеме в качестве обеспечения неоплаченных счетов по продажам в кредит. Во втором случае клиенты фирмы не извещаются о том, что их счета были использованы в качестве обеспечения по ссуде.
Когда фирма получает платеж по счету, она переводит его вместе с другими аналогичными платежами кредитору
При цессии без уведомления кредитору необходимо принять меры предосторожности, дабы увериться в том, что заемщик не удержит платежный чек. Напротив, при цессии с уведомлением дебитору сообщают о совершении цессии, и денежные переводы он направляет уже в адрес кредитора
В этом случае заемщик не сможет удержать платеж в свою пользу. Большая часть фирм предпочитает брать кредиты под залог дебиторской задолженности на безуведомительной основе, однако кредитор оставляет за собой право избрания цессии с уведомлением.
Механизм дебиторской задолженности часто применяют контрагенты компании в случае недостатка денежных средств, кредитуясь у своих поставщиков
Как показывает практика, чаще всего этим пользуются организации, которые занимают доминирующее положение по отношению к своим поставщикам. Например, крупные розничные сети, которые не опасаются репутационных потерь. Причем именно дешевизна привлекаемых таким образом денежных средств становится причиной просрочки платежей, а не действительные финансовые сложности у контрагента.
При этом работники организации-кредитора могут сознательно затягивать выполнение обязательств, ссылаясь на бюрократию в организации, нерасторопность бухгалтерии, сбои в системе «банк — клиент» или отсутствие ключевых сотрудников на местах.
Такие факты не должны оставаться незамеченными. Их необходимо учитывать в дальнейшей работе с клиентами, которые своевременно не оплачивают счета
Прежде всего важно уделить внимание составлению договоров поставок, чтобы заранее обезопасить организацию от задержки оплаты контрагентами
Чтобы узнать, насколько быстро компания получает оплату от контрагентов, рассчитывается коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности
На начальном этапе работы с дебиторской задолженностью целесообразно провести анализ ее оборачиваемости. Для этого рассчитывают коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Показывает, насколько быстро организация получает оплату за свои товары от покупателей. Вычисляется как отношение выручки от реализации в кредит к среднему остатку дебиторской задолженности за определенный период времени.
Значение этого коэффициента показывает, сколько раз за определенный период времени организация получила от покупателей оплату, то есть сколько раз выставленные счета превращались в реальный денежный поток. Или иначе — сколько выручки приходится на 1 руб. дебиторской задолженности.
Чем выше значение этого коэффициента, тем меньший период времени проходит между отгрузкой продукции клиентам и ее оплатой. Высокие значения этого коэффициента положительно отражаются на ликвидности компании и ее платежеспособности. Косвенно этот показатель позволяет оценить общую эффективность работы с клиентами в части погашения дебиторской задолженности, а также отражает существующую в организации политику по управлению дебиторской задолженностью.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Характеризует средний срок, в течение которого происходит погашение задолженности или среднее время сбора этой дебиторской задолженности.
Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях рассчитывается следующим образом:
величина среднего остатка дебиторской задолженности x 365 дней : сумма продаж в кредит или выручка.
Логично, что чем меньше значение данного показателя, тем лучше финансовое состояние компании. Отметим, что выручка в формулах используется, когда нельзя точно рассчитать сумму продаж в кредит. Если же это возможно, то для получения наиболее актуальных данных следует использовать сумму продаж в кредит.
Величина среднего остатка дебиторской задолженности вычисляется обычно путем сложения остатков дебиторской задолженности на начало и на конец периода и делением полученной суммы на 2
Однако при расчете важно учитывать, что остатки дебиторской задолженности на конкретные даты могут сильно колебаться и отличаться от действительных средних значений, нормальных для организации. Так, балансовая сумма на конец года может быть неестественно большой, если, например, отдел продаж в предновогодний период старается добрать план или просто подстегнуть продажи путем предоставления рассрочек, увеличения отсрочек
Или, наоборот, малой величиной, если в этот период коммерческий отдел «подтягивает хвосты» перед расчетом базы для начисления годовых бонусов.
Также целесообразно тщательно выбирать период для расчета, так как при резких изменениях в течение периода средняя величина остатка дебиторской задолженности может не дать полной картины для анализа дебиторской задолженности организации. Например, если компания бурно развивается и продажи стремительно растут каждый месяц.
Для нивелирования этих колебаний компании вычисляют размер остатка средней дебиторской задолженности на основании большего числа контрольных точек для разных периодов, выбирая из них наиболее показательные для текущего состояния компании.
Также важно помнить, что балансовая строка «Дебиторская задолженность» включает в себя предоплату, расчеты по налогам и сборам и пр. Для анализа необходима именно дебиторская задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, это нужно учитывать и использовать «очищенную» сумму дебиторской задолженности
