Штатное расписание организации срок и место хранения

Где хранятся приказы по штатному расписанию

Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Внимание

Какой срок действия штатного расписания Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ.

Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания.

Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Где хранить приказы по штатному расписанию

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума.

Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д.

В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.

Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.

Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание

Что это такое? Бланк расписания Такой документ, как штатное расписание, необходим для того, чтобы формировать штатную структуру и численность конкретной организации.

Причем формирование осуществляется с таким расчетом, чтобы полностью соответствовать уставу того или иного предприятия.

штатного расписания составляет перечень имеющихся у организации структурных подразделений, список должностей, а также наименование всех имеющихся профессий и специальности с обязательным указанием квалификации.

Кроме того, штатное расписание содержит в себе сведения о необходимом числе конкретных штатных единиц. Составляется штатное расписание с использованием утвержденной Госкомстатом унифицированной формы

Важно ли штатное расписание? Безусловно, да. Для работодателя этот документ – способ максимальной оптимизации работы организации, упорядочения ее работы

Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.

Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Оптимизация документа Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации.

Как составить штатное расписание организации

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников. Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен.

Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца.

Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания? Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3.

Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

Ответы знатоков

АЛЁНА ФЁДОРОВА:

вообще-то, должен быть отдел организации труда и зарплаты (ООТиЗ) , в котором должны работать специалисты — инженеры по организации и нормироанию труда. Это нормативообразующее подразделение, в чьи функции входит: написание колдоговора предприятия, разработка положений об оплате труда, премировании и др. , должностных инструкций, разработка межквалификационных коэффициентов (окладов для каждой должности) , разработка штатных расписаний, расчет нормативов численности/ обслуживания (рассчет сколько нужно уборщиц для уборки всех площадей на предприятии, слесарей/ электриков для обслуживания всей техники и т. п.) , разработка новых местных норм труда и др. Кадровики и бухгалтера — это исполнители, которые сами ничего не разрабатывают, а осуществляют свою деятельность в соотв. с государственными или местными нормативными документами, кадровики — по оформлению личного состава предприятия (прием/увольнение/ перемещение сотрудников и т. п.) , бухгалтера — по производству начислений з/п и бухгалтерских проводок

ООТиЗ ранее были в обязательном порядке на всех предприятиях, но сейчас, в эру частного капитала, предприниматели не понимают важности этого подразделения, поэтому в большинстве мелких и средних частных предриятиях ООТиЗ отсутствует. Приказом (распоряжением) руководителя подразделения эти функции (по ведению шт

расписаний и др. ) могут быть воздолжены или на кадры или на бухгалтерию. Но с формальной точки зрения, в соответствии со справочником квалификационных характеристик должностей работников эти функции не вхдят в обязанности бухгалтеров и кадровиков.

Айрат Махмутов:

Составляет кому поручат. Конечно главбух, штатное расписание финансовый документ, там з/п, кадровик да и гл. бух такой вопрос не решит кому и сколько платить. Подписывает кто составил утверждает директор.

Андрей Курочкин:

составляет уководитель, исходя из фонда з/п

Светлана Писарева:

руководитель. Он всё решает!!!

Инга:

Инженер по нормированию труда и з/п. Обычно это экономисты. В компетенцию бухгалтерии это не входит. В маленьих организациях это может быть совмещено с кадрами, но при наличии соответствующей должности.

Фесте *:

Нужно учитывать тех, кто в декрете и тех, кто уволился (при условии, что должность тех, кто уволился не будет из штатного расписания исключена) . Ведь отсутствие работника в связи с его нахождением в отпуске или увольнение не влечет изменение штатного расписания.

Светулька-красотулька:

Декретников учитывать обязательно. Сокращать их вы не имеете права. А ставка помощника юрисконсульта может сохраняться в штатном расписании как вакансия, если вы не планируете её сокращать

Nikolen:

В штатном расписании Вы указываете те должности, которые у Вас есть. ШР составляется по единицам персонала, а не по фактически работающим людям.

Ольга *:

В штатном расписании есть профессия (должность) там идет наименование должностей, то бишь их перечисление, потом кол-во единиц (сколько должно быть бухгалтеров, инженеров и тд.) , оклад, наббавка.А фамилии, уволенные или в декрете там не должно указываться. Оно должно быть УТВЕРЖДЕНО и подписано гл. бухом. Если у вас 6 должностей, то эти должности и идут как 6

Владимир:

нужно учитывать, штатные единицы — перечень должностей, которые есть в организациина этих должностях могут находиться работники, в том числе и находящиеся в декрете или в отпуске. кроме этого должности могут быть вакантными — т. е. не занятыми.

Если Вы после каждого увольнения (или приема) работника будете вносить изменения в штатное расписание (сокращая или увеличивая количество единиц) то уволенный работник может через суд попытаться истребовать с вас дополнительные выплаты, как при фактическом сокращении должностей.

sergej vini:

Dlia teh, kto v dekrete ili v otpuske — ne nado, potomu chto jestj prikaz direktora ili podpisj, a vo na shot uvoljnenija — s togo vremeni kak podpisan direktorom prikaz ob uvoljnenii, a ne s togo vremeni, kogda napisano zajavlenije ob uhode (uvoljnenii). Nu konechno, eto jesho sostykovyvajetca s direktorom, tak kak nekotoryje i vo vremia otpuska rabotajut

Этника:

В данный момент у вас в штатном расписании у вас 5 должностей и 1 вакантная. Итого 6.

Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам. Структура штатного расписания организации ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ. Первая часть документов содержит следующую информацию:

• Наименование организации, согласно учредительным документам;
• Код ОКПО;
• Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
• Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
• Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже. В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Внимание

Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

• Что такое «Штатное расписание»;
• Функции штатного расписания;
• Штатное расписание – обязательный документ;
• Какой срок действия штатного расписания;
• Сколько и где хранится штатное расписание;
• Кто составляет штатное расписание;
• Сколько копий ШР должно быть на производстве;
• Изменение штатного расписания;
• Есть ли обязательная форма штатного расписания;
• Структура штатного расписания организации;
• Как составить штатное расписание;
• Утверждение штатного расписания;
• Заключение.

Что такое «Штатное расписание»? Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия.

Штатное расписание

Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору — это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию.

Важно

Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.

Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании.

То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия.

Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе.

Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта. В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Как составить штатное расписание организации

А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет? Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве? При составлении ШР, делается одна его копия.

Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

По порядку рассчитайсь! составляем штатное расписание

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии. Какой срок действия штатного расписания? Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР.

Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января.

Сколько и где хранится штатное расписание? На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет.

По порядку рассчитайсь составляем штатное расписание

Первый — это приказы долговременного хранения. Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно{q} Об этом немного позже. Что можно отнести к данной документации{q} Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы.

• во-первых, применение штатного расписания обеспечивает наличие четкой и наглядной структуры организации, включая ее подразделения;
• во-вторых, в расписании фиксируются штатные единицы;
• в-третьих, наличие такого документа в организации позволяет без проблем контролировать количество сотрудников, их качественный состав;
• в-четвертых, благодаря штатному расписанию возможно отслеживание системы оплаты труда, а также размеров надбавок;
• наконец, в-пятых, расписание существенно облегчает подбор персонала при появлении вакансий.

Третья графа – это место для указания должности (специальности, профессии), разряда, класса (категории) и квалификации сотрудника. Эти данные указывают на основании Общероссийского классификатора профессий и Квалификационного справочника руководителей и специалистов.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд. В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Штатное расписание – документ, отражающий структуру организации. Оно обязательно составляется в госучреждениях, коммерческие компании прибегают к его помощи только при большой численности сотрудников. В расписании указывается исчерпывающая информация касательно следующих моментов:

• профессии сотрудников;
• численность работников в каждом отделе или подразделении;
• их специальности;
• должности;
• оклады или тарифные ставки, используемые для расчета заработной платы;
• размеры и видаы надбавок для каждой должности.

В штатном расписании не нужно указывать фамилии сотрудников. Это статистический документ, который помогает регулировать численность работников и Фонд оплаты труда. При этом стоит помнить, что реальное количество сотрудников не может превышать число, указанное в штатном расписании.

Где должны хранится приказы и штатное расписание

На рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф.

Если штатное расписание находится на электронном носителе или в цифровом виде на компьютере ответственного работника, информация должна быть надежно защищена от хищения или случайного удаления.

Более точные порядки, относящиеся к моментам содержания электронных носителей, указаны в Положении об обеспечении безопасности личных данных учреждения № 781 от 2001 года составления.

Как хранить документы в кадровой службе Читайте по теме в электронном журнале Сроки хранения штатного расписания В Перечне типовых архивных управленческих документов, а именно к таким относится штатное расписание, сказано, что бланки необходимо хранить на предприятии постоянно.

В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам. На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.

Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления. О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год.

Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.

К какому типу приказов отнести приказ об утверждении штатного расписания?

Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа.

Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель.

Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо. Совместители в документации также указываются

Сделать это можно так:

• Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
• Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
• Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

Оптимизация документа Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв.

Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя.

Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв.

Особенности разработки кадровой документации

Закон предусматривает ежегодное составление штатного расписания или обновление его с периодичностью, предусмотренную внутренним нормативным актом компании. При выборе, с какой периодичностью составлять расписание, необходимо учитывать численность и структуру организации.

Нормативный акт, регулирующий периодичность создания нового штатного расписания, включает в себя:

• порядок составления документа;
• требования к оформлению выписок из штатного расписания;
• порядок выдачи выписок.

Если вы решили внедрить в своей организации штатное расписание, то лучше всего воспользоваться унифицированной формой № Т-3. В 2019 году ее не обязательно использовать, но большинство компаний не собираются отказываться от готового шаблона. При необходимости эта форма дополняется необходимыми пунктами, что позволяет получить удобный для применения документ. Например, если предприятие использует труд сезонных рабочих, то необходимо добавить еще один пункт «Период существования штатной единицы» (его можно озаглавить иначе – «Период выполнения работ»).

При этом не стоит забывать о правилах составления документа, особенно если на вашем предприятии есть специалисты, трудящиеся в опасных или вредных условиях. Не менее строго закон относится к расписанию, в котором перечислены должности госслужащих

В этом случае особе внимание нужно уделать написанию должности. Она должна соответствовать должности, указанной в:

• нормативных документах;
• трудовой книжке работника;
• отраслевом и общероссийском классификаторе;
• справочной литературе.

• создание нового подразделения или отдела;
• введение новых должностей;
• изменение названий текущих должностей;
• изменение ставок работника или его оплаты труда;
• сокращение штатной единицы, подразделения или отдела.

Если правок много, то составляется новое расписание, а старое отправляется на хранение. Все изменения, касающиеся работников, нужно вносить только после их согласования. Для этого необходимо перед изданием нового расписания подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как и сколько хранить штатное расписание

Любой документ организации хранится определенное время. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает на следующие сроки:

Во время проверок организации инспекторы имеют право запросить штатное расписание, а также его предыдущие версии и проекты. Если руководитель не сможет представить эти документы для изучения, инспекторы вправе выписать ему штраф.

Сроки хранения должны соблюдать только бюджетные организации. Остальные компании могут их не придерживаться, так как составление расписания ими необязательно. Но лучше все же иметь нужные бумаги под рукой, чтобы во время проверки трудовой инспекции было меньше вопросов к деятельности компании.

Источники

1. Гельфер, Я. М. История и методология термодинамики и статистической физики / Я.М. Гельфер. — Москва: СПб. : Питер, 2013. — 536 c.

2. Витрук, Н.В. Общая теория юридической ответственности / Н.В. Витрук. — М.: Норма, 2017. — 391 c.

3. Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.

4. Рогожин Н. А. Арбитражный процесс; Юстицинформ — Москва, 2012. — 240 c.

Обязательно ли штатное расписание в ООО

Штатное расписание относится к первичной учётной документации, и для него разработана и утверждена специальная форма – № Т-3. Такой документ может быть использован организациями, осуществляющими свою деятельность в РФ, независимо от их организационно-правовой формы (п. 2. постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Ранее это утверждение носило императивный характер, однако после вступления в законную силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ принимается, что формы первичной учётной документации утверждаются руководителем организации (п. 4 ст. 9 закона о бухучёте). Для негосударственных организаций допустимо использование собственных форм документов первичного учёта (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Нигде в трудовом законодательстве нет прямого указания на необходимость составления штатного расписания работодателем. При этом в Трудовом кодексе чётко определено, что трудовые отношения возникают посредством заключения трудового договора (ст. 16 ГК РФ). Такой договор является соглашением между сторонами, подразумевающим выполнение нанятым сотрудником некой трудовой функции. Расшифровка понятия «трудовая функция» содержит указание на соответствие должности сотрудника штатному расписанию (ст. 15 ТК РФ).

Не допускается принятие лица на должность, не включённую в штатное расписание. Если в штатном расписании вообще отсутствует перечень должностей, это может повлечь определённые сложности при сокращении штата или численности сотрудников (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).  Также имеется вероятность привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). 

При необходимости должность в штатном расписании можно переименовать, воспользовавшись советами из статьи Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании.