Моделирование бизнес-процессов



Тренинг Стандартизация бизнес-процессовдля руководителей и специалистов

Цель тренинга
Работа по стандартам – это качественный результат, полученный в нужный срок, возможность выявлять и устранять потери, платформа для развития бизнеса. Но довольно часто мы слышим: «У нас регламенты не работают». Как создать эффективно работающую систему стандартизации бизнес-процессов, обеспечить работу по стандартам и сократить потери? Ответы на эти вопросы дает новый 2-дневный тренинг Владимира Репина.

Автор и ведущий тренинга – Владимир Репин, тренер, консультант по управлению, к.т.н, Исполнительный директор и партнер ООО «BPM Консалтинг Групп», автор лучших книг по бизнес-процессам на русском языке. Провел 257 семинаров и тренингов. Обучил 2611 человек, автор 4 книг по бизнес-процессам.
Программа тренинга
1. Проблемы стандартизации бизнес-процессов
Основы процессного управления. Нужна ли регламентация процессов для эффективного бизнеса? Почему «не работают» регламенты. «За» и «против» регламентации.
2. Мировой и отечественный опыт стандартизации процессов
Стандартизация бизнес-процессов на Западе. Подход западных консультантов. Стандартизованная работа на «Тойоте». Уровень регламентации процессов в российских компаниях. А что у Вас?
3. Система стандартизации. Технические аспекты
Диагностика системы стандартизации. Как провести анализ качества регламента? Построение системы стандартизации бизнес-процессов с использованием современных технологий и инструментов. Структура, формы и методы разработки стандартов по бизнес-процессам. Примеры успешных компаний.
4. Система стандартизации. Организационные аспекты
Философская основа системы стандартизации – сокращение потерь. Эффект для бизнеса в кризис. Как организовать работу так, чтобы регламентация обеспечила эффект для бизнеса. Примеры успешных компаний.
5. Новая стратегия
Формулирование новой стратегии компании по созданию культуры работы по стандартам. План внедрения системы стандартизации бизнес-процессов в Вашей компании.
В рамках тренинга предусмотрено:
1. выполнение индивидуальных заданий (практика, контрольные вопросы);
2. выполнение заданий в нано- и микро-группах;
3. деловая игра «За» и «Против» регламентации бизнес-процессов»;
4. групповая работа «Оценка качества регламента»;
5. групповая работа «Разработка и валидация регламента сборки»;
6. групповая работа «Разработка процесса внедрения регламента».
Каждому участнику предоставляется:
1. рабочая тетрадь;
2. материалы в курсу (в формате pdf);
3. дополнительные материалы и примеры (на DVD);
4. сертификат о прохождении тренинга.

Стандартизация финансовых бизнес-процессов

Стандартизация финансовых бизнес-процессов является важным инструментом повышения прозрачности и управляемости бизнеса в целом. Она охватывает различные стороны деятельности предприятия: взаимодействие между отделами, порядок отражения хозяйственных операций в учете, применение единообразного документального оформления операций.

Стандартизация финансовых бизнес-процессов подразумевает наличие единой учетной системы и единых принципов организации документооборота, унификацию плана счетов, карт проводок, нормативно-справочной информации.



Внедрение проекта обеспечит создание единого шаблона финансовых бизнес-процессов, позволяющего унифицировать процессы, протекающие как в головной компании, так и в зависимых организациях, и достичь существенной экономической эффективности.

В каких ситуациях нужен проект?

Ситуация 1

Компания ведет активную политику в области слияний и поглощений. Необходимость унификации учетных процессов возникает на вновь приобретенных предприятиях.

Ситуация 2

Отсутствие прозрачности в процессах (деятельности) предприятий холдинга. Использование различных форм документов при оформлении одинаковых учетных операций на разных предприятиях компании.

Ситуация 3

Внедрение и/или унификация корпоративных информационных систем на предприятиях холдинга.

Ситуация 4

Внедрение систем качества.

Какие задачи решает проект?

  • Приведение разнообразных финансовых процессов к единому стандарту, к единообразию отражения в учете.
  • Разработка технических заданий на реализацию унифицированных отчетов в учетной системе.
  • Разработка процедуры мониторинга внедрения стандартных бизнес-процессов.
  • Разработка процедуры управления изменениями стандартных финансовых бизнес-процессов.

Какие результаты будут достигнуты?

  • Разработанный комплект моделей по стандартизированным бизнес-процессам компании.
  • Разработанный комплект регламентирующих документов по стандартизированным процессам (регламенты и инструкции установленного образца).
  • Оптимизация процесса принятия решений за счет обеспечения своевременного доступа к надежным, унифицированным данным во всей компании.
  • Объективная оценка действующих технологий, стандартов и методов работы компании.
  • Повышение эффективности деятельности компании за счет существенного увеличения управляемости и прозрачности организации.

Что может быть объектом стандартизации

К объектам стандартизации обычно относят:

1. Рабочее время.

2. Рабочие мероприятия:

  • совещания;
  • график мероприятий на ближайшие 6 месяцев;
  • документы;
  • процессы.

Стандартизацияделает работу руководителя «прозрачной» (т.е. понятно, кто за что отвечает) и «управляемой» (дает гарантии выполнения стратегических целей и задач).

Стандарты руководителя необходимы для:

  • повышения эффективности и результативности;
  • стратегического планирования кадровых ресурсов;
  • повышения доверия и профессионализма в управленческой команде.

Пример эффективного использования стандартизации

Моделирование бизнес-процессов

Время на составление отчета

Предположим у Вас в подчинении находятся два сотрудника, которым необходимо выполнить один и тот же отчет, но с разными реквизитами.

  1. При составлении отчета первым сотрудником было затрачено 15 минут и в отчете отсутствовали ошибки.
  2. При составлении отчета вторым сотрудником было допущено 2 ошибки, а время на создание отчета было затрачено 47 минут.

Таким образом, возникает вопрос: Почему второй сотрудник затрачивает на 75% больше времени? 

 Каким образом стандартизировать процессы компании?

СОП шаг за шагом описывает наиболее эффективный способ выполнения задачи или процесса.

Весь персонал, выполняющий задачу или процесс, обучается по СОПу и соответствующим образом выполняет процесс .

Чего ожидать от внедрения СОПов?

  1. Использование при обучении новых сотрудников, чтобы они могли сразу работать наиболее эффективным способом.

  2. Коллективная работа наиболее эффективным способом и без потерь.
  3. Улучшение отчетности за счет стандартизации методов работы.
  4. Люди будут стараться улучшить применяемый метод и могут найти дальнейшие улучшения.

Требования к оформлению стандартов

  1. Стандарт должен быть лаконичный.
  2. Стандарт должен быть доступен всем и написан понятным языком.
  3. Подкрепляйте стандарт визуальным указанием на инструмент или рабочее место.

 Какие процессы компании необходимо стандартизировать в первую очередь?

Для операций/процессов, которые:

  • очень редко происходят;
  • знают как выполнять только  один/два сотрудника;
  • очень часто происходят.

Памятки могут быть:

  • для внутренних клиентов (для получения справок, для оформления командировочных, для получения необходимой информации и др.);
  • для сотрудников подразделения (как выполнять конкретную операцию)

Подход к написанию и совершенствованию стандартов

Разработку стандартов необходимо доверять ответственным сотрудникам, которые непосредственно занимаются данными процессами. Только тогда можно будет добиться эффективного внедрения инструментов бережливого производства на ваше предприятие/компанию. Если сотрудник причастен к формированию стандарта он пропускает его через себя и у него возникает чувство собственности применяемое к данному стандарту, а отсюда он будет и совершенствовать данный СОП и бороться за его обновление.