Как осуществляется внутреннее перемещение товаров



Как выполняется инвентаризация на складе

Как осуществляется внутреннее перемещение товаровНа каждом предприятии, независимо от его формы собственности, система складского учета предусматривает проведение регулярной инвентаризации. Ее сроки устанавливаются приказом руководства компании (составляется график инвентаризаций на отчетный год).

Переучет товарно-материальных ценностей в обязательном порядке проводится и в случае увольнения любого сотрудника склада, который имел доступ к продукции.

Инвентаризационные мероприятия проводятся следующим образом:

  • несколько сотрудников пересчитывают остатки продукции на складе;
  • полученные данные вносятся в специальную инвентаризационную опись (составляется в 2 экземплярах);
  • подсчитываются остатки продукции, хранящейся на складе (остатки на начало отчетного периода + полученные товары – выданная продукция = остатки на конец отчетного периода);
  • инвентаризационная опись подписывается материально-ответственными лицами;
  • оригинал описи передается в бухгалтерию, а копия подшивается в папку, предназначенную для учетной складской документации.

Когда при увольнении сотрудника склада выявляется недостача, то в первую очередь составляется акт и выявляется круг виновных.

Если причастность к недостаче товарно-материальных ценностей сотрудника, разрывающего трудовые взаимоотношения с компанией, полностью доказана, при проведении с ним финансового расчета будет вычтена полная стоимость недостающего товара.



Если при выявлении недостачи товарно-материальных ценностей нет возможности выявить виновных лиц, то в этом случае составляется специальный акт, на основании которого бухгалтерией будет проведено списание.

Действующим российским законодательством позволяется выполнять списание недостач на убытки (при этом стоит учитывать, что сумма недостачи не может превышать установленные нормы естественной убыли).

В том случае, когда при проведении инвентаризации будут выявлены излишки, бухгалтерия должна их оприходовать и определить в специально предназначенную для этих целей статью баланса. Эти данные должны быть отражены и в финансовой отчетности (бухгалтерском балансе).

При открытии бизнеса, специализирующегося на торговле либо на выпуске продукции, их руководство должно уделять большое внимание организации работы складов. Огромную роль при этом играет подбор сотрудников, которые должны иметь соответствующую квалификацию

Большое значение имеет также и автоматизация рабочих процессов на складе, что в значительной мере может облегчить труд его работников

Огромную роль при этом играет подбор сотрудников, которые должны иметь соответствующую квалификацию. Большое значение имеет также и автоматизация рабочих процессов на складе, что в значительной мере может облегчить труд его работников.

Использование специального программного обеспечения позволит осуществлять аналитический и синтетический учет работы склада.

↓ ↓

Оборудование

Для Оптимизации ведения учета товара на складе надо обращать особое внимание на оснащение складского хозяйства. То, чем склад оборудован, решающим образом сказывается на рациональности распределения товара и правильности его хранения

В первую очередь правильное обустройство склада позволяет скрыть от ненужных глаз проведение приемки товара, его распаковку и документальное оформление. Потребителю представляются уже аккуратно выложенные товарные единицы.

Один из важнейших элементов хранения товара – температура, при которой производится сохранение материальных ценностей на складе. Разумный подбор оборудования порой решает очень многое в успешном развитии предпринимательской деятельности.

Большое значение имеет правильное оборудование зон погрузки и загрузки товара. Такого рода зоны представляют собой пространство-площадку, где и происходит выгрузка или загрузка из транспорта. Здесь производится и приемка товара, разбор сопроводительной документации.

Упорядочивание товара осуществляется зачастую за счет полочных стеллажей. Эти универсальные конструкции активно используются для хранения товара. Их можно выстроить в отдельные ряды секций, где распределяется товар разного сорта и вида.

При использовании стеллажей пространство склада используется рационально, каким бы образом оно ни было выстроено. Эта разновидность стеллажей используется, если товар на их полки выкладывается и снимается вручную.

Габариты товара обычно определяют, какие именно стеллажи выбрать для хранения. Существует много разновидностей стеллажей, на которых можно хранить разнокалиберный товар. Для крупных или длинных товарных единиц подходят консольные стеллажи. Существуют конструкции, приспособленные для сохранения и скоропортящейся продукции.

Не всегда обычные конструкции подходят для хранения продукции, если она является нестандартной. Однако на сегодняшний день разработчики оборудования для хранения такого товара создают стеллажи с дополнительными элементами или поддержками, подвесные стеллажи, чтобы товар негабаритный или нестандартный был на них размещен как можно более удобно.

При выборе складского оборудования необходимо учитывать такие элементы, как доступность и правильность распределение, что обеспечивает удобство товарного учета (возможность выстраивания секций, обустройство проходами для разгрузок и погрузок).

Такие важные элементы оборудования склада, как весы и другие измерительные приборы, должны быть хорошего качества и регулярно проверяться на точность.

Порядок приемки и организация складского учета

При поступлении автотранспортного средства на территорию склада Глава склада обязан организовать учёт и разгрузочные работы, обеспечить своевременную и оперативную приемку складской продукции, с соблюдением утвержденных нормКак осуществляется внутреннее перемещение товаров приемки ТМЦ. При получении сопроводительных важных бумаг на поступивший товар, НС должен произвести на них отметку и учёт, с указанием времени передачи отгрузочных документов поставщика на склад. НС должен заблаговременно обеспечить наличие свободного места на территории склада для выгрузки товара, а так же подготавливает место в складской зоне для перевозки выгруженного товара на места хранения. В обязанности также входит своевременное решение вопроса о необходимом количестве грузчиков и техники для организации погрузочно-разгрузочных работ. Глава склада компании обязан произвести внешний осмотр транспортного средства, проверить наличие пломб и соответствие их оттисков с сопроводительными необходимыми бумагами поставщика. В случае несоответствия или внешнего повреждения транспортного средства с возможностью доступа к товару или возможной порчи товара, Глава складского учёта должен составить соответствующий Акт с участием перевозчика. В процессе приемки товара обязан производить выборочную проверку маркировки, контролировать укладку товара на поддоны и его рассортировку в процессе выгрузки. Принимая товар, кладовщики должны маркировать, сформированные поддоны с изделиями (материалами).

После окончания выгрузки продукции (материалов) из транспортного средства, НС проверяет количество мест и метраж фактически поступившей продукции, в соответствии с отгрузочными необходимыми бумагами доставщика. Сверка осуществляется путем сравнения количественной информации по продукту(материалам) в оформленных спецификациях и данных по отгрузочным бумагам доставщика. В случае отсутствия количественных расхождений с сопроводительными документами от поставщика Глава склада подписывает бумаги перевозчика. После чего НС должен сделать ксерокопии сопроводительных бумаг поставщика в двух экземплярах. Оригинал сопроводительных документов поставщика и спецификации, передает Оператору выписки для формирования в ИБ 1С Приходной накладной. Оригинал сопроводительных документов с отметкой о получении товара Начальник склада возвращает перевозчику, второй экземпляр ксерокопии сопроводительных документов с прилагаемыми к ним спецификациями регистрирует в журнале регистраций Приходных документов и подшивает в папку « Приходные документы склада ». После приемки товара, Начальник склада организует кладовщиков для размещения полученного товара в зонах его хранения в соответствии с типом тканей и рисунками.

Оптимальный уровень складских запасов

Как осуществляется внутреннее перемещение товаровПрогнозирование спроса на определенный вид товара (как и срок выполнения заказа)– трудная и неблагодарная задача. Выполнить ее качественно в силу тех или иных причин удается крайне редко. Для этих случаев и предусмотрены запасы товаров.

Проанализируем предпосылки возникновения излишних запасов на складе:

  • Приобретение предпринимателем заведомо превосходящего необходимое количества товара в связи с риском неполной доставки или задержки в пути.
  • Наличие привлекательных акционных цен на оптовые партии товаров
  • Экономия на транспортных расходах: намного дешевле обходится привезти один раз большую партию, чем несколько раз мелкие.

Восполнение запасов влечет за собой финансовые вложения. Но как достичь оптимального соотношения между необходимым уровнем запасов и затратами? Для этих целей вычисляют экономический размер заказа (economic order quantity) по формуле:

EOQ = 2AD/vr, где:

D –уровень спроса, A –производственные расходы, r – складские расходы, v– величина удельных производственных затрат.

Кроме того, нужно учесть такие факторы:

  • Скачкообразное увеличение товарного спроса в ходе всего срока его реализации.
  • Непостоянство сроков восполнения запасов.
  • Политика, проводимая данной фирмой в отношении обслуживания своих клиентов.

Оптимизируем складские процессы

Как осуществляется внутреннее перемещение товаровПомимо управления количеством запасов необходима рационализация и самих процессов складирования.

Анализ причин неудовлетворительной работы склада

Возможные недостатки функционирования склада:

  • Срыв срока заказа: затрудненный или даже невозможный поиск нужного товара вследствие неупорядоченной системы складирования.
  • Недостаток площади склада, угроза затоваривания неликвидом.
  • Несоблюдение сроков хранения товаров, условий транспортировки и загрузки.
  • Несовершенная система складского учета, выдающая ошибочные данные относительно количества и наличия товаров.
  • Отсутствие механизации, автоматизации зонирования склада.

Последовательность оптимизации складских процессов

Оптимизация складских процессов осуществляется в следующем порядке. Анализ конкретного склада с целью выяснения его «уязвимых мест». Имеются в виду такие недостатки, как игнорирование принципов уплотнения и консолидации при малой площади помещения, отсутствие отдельного помещения для карантинного товара, позднее списание уже отгруженного товара, отсутствие учета приходования и доступной каждому работнику картины расположения товаров на складе и др.)

Анализ взаимодействия складского и смежных с ним процессов ( сбыт, закупки, доставка, информационное обеспечение) позволяет выявить проблемы и ранжировать их по значимости, подобрав наиболее оптимальный способ их устранения.

Перепроектирование работы складского помещения

Цель– повышение качества и снижение затрат на поддержание функционирования склада. Реализуется с помощью:

  • Зонирования склада.
  • Механизации и автоматизации складских процессов .
  • Внедрение технологических карт, отчетной документации, специализированных программ.
  • Оптимизация использования пространства внутри склада (размещение достаточного количества стеллажей, полок, удобство доступа к ним).

Другие методы складского учета товара

Кроме вышеизложенных методик учета, считающихся основными, есть также общие рекомендации, которые можно использовать при учете материальных ценностей на складе, автоматизировать и ускорить отбор и размещение товара.

Например, товар, на который спрос достаточно велик, должен располагаться ближе к проходу. Исходя из этого расположения, можно выбирать место для размещения определенной продукции. Также лучше предусмотреть наиболее рациональное местоположение для товара, который хранится долго, и для продукции, срок хранения которой небольшой.

Товары можно размещать в соответствии с их наименованием, а при мелком опте или рознице – группировать с учетом размера товара. Для каждого размера в этом случае отводится секция: мелкие товары, средние и крупные. На основании уже существующего или предполагаемого товарооборота можно произвести расчет соотношения количества мелких ячеек, средних и крупных.

Существует также возможность автоматизации складского учета с помощью специальных компьютерных программ и веб-сервисов, которые оперативно и точно систематизируют данные по количественному учету, о поступлениях товара и отгрузке, по входящим и исходящим документам.

Таким образом, при ведении учета товара на складе используется достаточно большое количество методик и приемов. Принцип управления складом зависит от профиля предприятия,  а также от конкретных условий, существующих на самом складе.

↓ ↓

Автоматизированная система управления складом

Как осуществляется внутреннее перемещение товаровВ настоящее время благодаря активному развитию компьютерных технологий для нужд российских компаний имеется огромное количество разновидностей программного обеспечения. Специально разработанные программы учета позволяют значительно упростить работу сотрудников склада. Они:

  • размещают товары по группам, сортам и т. д.;
  • выполняют автоматический подсчет остатков продукции;
  • при подготовке первичной документации автоматически заполняются данные о товаре (при вводе его каталожного номера) и т. д.

Учетные программы позволяют организовать бесперебойную работу склада. С их помощью можно в любое время отследить товар, присутствующий на складе, определить его количество, номенклатурный номер и т. д. Благодаря автоматизированному учету удается минимизировать недостачи продукции, хранящейся на складе.

Задействовав специальное программное обеспечение, компания может вести аналитический и синтетический учет по каждому поставщику и покупателю, а также по каждой единице продукции, поступившей на склад не опасаясь утечек информации.

Шаг 3. Установите способ оформления приемки материалов

Как сократить документооборот: вместо того чтобы на каждую приемку оформлять приходный ордер, ставьте штамп на документах поставщика.

Образец. Штамп приходного ордера

Как осуществляется внутреннее перемещение товаров

При поступлении запасов на склад проверяйте первичку, чтобы не было расхождений с фактом. Оформите приходный ордер по форме № М-4 (утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).

Вместо этого можно проставлять на накладной от поставщика штамп. Он приравнивается к приходному ордеру, если в оттиске есть те же реквизиты, что и в самом документе. Конкретные данные – номер, дату, подписи, должности, место хранения указывают вручную. Образец выше.

Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД» КРЕДИТ 60
– получены материалы от поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– выделен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19
– принят НДС к вычету.

Материалы нередко поступают прямо в подразделения, минуя склад. Однако их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение.

Одновременно надо составить документы на приход и на выдачу. Например, лимитно-заборную карту по форме № М-8, требование-накладную № М-11, накладную № М-15. В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы транзитом – без завоза на склад (абз. 1 п. 51 Методических указаний № 119н). Такой способ прихода материалов отразите в учетной политике.

Как осуществляется управление складом

Как осуществляется внутреннее перемещение товаровНа каждом коммерческом предприятии, которое имеет остатки товарно-материальных ценностей, должно быть обустроено складское помещение. Руководитель компании назначает приказом начальника склада, а также определяет ему в помощь сотрудников:

  • кладовщиков,
  • грузчиков,
  • уборщицу.

С начальником склада и c кладовщиками руководство компании заключает договор материальной ответственности. Эти сотрудники должны следить за сохранностью товаров. В случае их пропажи вся ответственность ложится на материально-ответственных лиц, которыми должна быть возмещена их полная стоимость.

В обязанности начальника входит организация работы склада. В частности:

  • товар должен быть рассортирован и размещен в отведенных для него местах (на стеллажах);
  • любое перемещение складской продукции должно оформляться документально;
  • с регулярной периодичностью (не реже 1 раза в месяц) кладовщиками должна проводиться инвентаризация товарно-материальных ценностей, чтобы бухгалтерия имела данные об остатках на каждое 1-е число;
  • обеспечение сохранности продукции и т. д.

Начальник склада должен организовать работу своих подчиненных и следить за тем, чтобы ими не нарушался трудовой распорядок.

При этом стоит отметить, что начальником может быть также задействована автоматическая система управления складом (при полном согласовании с руководством компании и бухгалтерским отделом).

На многих складах при проведении погрузочно-разгрузочных работ задействуется специальная техника. Посредством таких машин выполняется и внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей по территории склада.

Механизация позволяет организовать более продуктивную работу всех сотрудников склада, так как погрузка, разгрузка и перемещение товаров вручную занимает много времени.

Оператор погрузчика (часто эту должность совмещает грузчик) обязан следить за идеальным техническим состоянием данного технического средства. При необходимости он должен выполнять ее обслуживание и мелкий ремонт.

Учет движения товаров на складе

Учет движения товаров на складе осуществляется ответственным должностным лицом. Финансово ответственное должностное лицо (заведующий складом, кладовщик) отвечает за сохранность и ведение документации по движению товаров на складе.

Первичные документы 

Все операции, как приход, выдача, продажа, перемещение товаров сопровождаются оправдательными документами, которые является первичной учетной документацией:

  1. Доверенность — документ, который дает право представителю организации-контрагента выступать от имени и в интересах юр. лица, получать или сдавать товар;
  2. Требование-накладная применяется для перемещения товара со склада на склад внутри одного предприятия;
  3. Накладная — применяется при отпуске (продаже) товара на сторону и т.д.

Передача товара от поставщика (продавца) покупателю производится на основании счетов, счетов-фактур, товарных, железнодорожных и товарно-транспортных накладных.

Получение товара на складе поставщика производится уполномоченным лицом по доверенности, в которой указывается наименования и реквизиты поставщика и покупателя, ф.и.о. и данные паспорта представителя покупателя, а также наименование товаров, единица измерения и количество получаемого товара.

Учет товара на складе

Оформление поступления товаров непосредственно на склад покупателя производится унифицированной формой ТОРГ-11. Данная форма храниться на складе вместе с поступившими товарами и используется при проведении инвентаризации.

Перемещение товара со склада на склад, принадлежащих одному предприятию,оформляется требованием-накладной, которая является основанием для списания (приема) товара с под отчета.

Учет товаров на складе ведется в карточках по складскому учету, которые открываются на каждый номенклатурный номер в отдельности. Карточка учета товара используется для отражения поступления, выбытия и остатков товара на складе. Записи в карточку производятся в день получения или выдачи МПЗ со склада.

Карточка, ведомость и книга складского учета выдаются ответственному лицу бухгалтерией предприятия.

В начале каждого месяца ответственный работник склада переносит остатки товаров из карточек в ведомость по учету остатков МПЗ.

Отпуск товаров на сторону (продажа) оформляется товарной накладной и служит первичным документом отражения выбытия товара.

Выбытие товаров может производиться в следствие их порчи, морального и физического устаревания. Списание товаров в следствие вышеуказанных причин оформляется актом, который составляет специально назначенная комиссия. На основании этого акта на складе и в бухгалтерии предприятия производят списание указанного товара.

Учет товара по данным бухгалтерии

Учет движения товаров на складе требует систематического контроля со стороны работников бухгалтерии за движением МПЗ на складе.

Учет товаров ведется в бухгалтерии предприятия в количественном и суммовом выражении, на основании документов поступающих от поставщиков, заказчиков, материально-ответственных лиц. Сверка остатков МПЗ на складе носит систематический характер.

В установленный на предприятии срок работник склада сдает в бухгалтерию первичные документы по учету МПЗ и составляет реестр документов по приходу и расходу товаров.

Бухгалтер делает сверку произведенных кладовщиком записей в карточке с данными учета в бухгалтерии. При отсутствии расхождений ставит свою подпись.

Товары, хранящихся на складе предприятия, требует постоянного контроля за их сохранностью. Учет МПЗ на складе доверяйте опытным, квалифицированным специалистам.

Как оптимизировать количество запасов на складе

Как осуществляется внутреннее перемещение товаровЭффективная оптимизация складских запасов прежде всего четко отдавать себе отчет в том, какие товары хранятся на складе.

Разновидности складских запасов

Существуют различные критерии, согласно которым подразделяются данные товары.

  • Относительно торговли либо процесса производства существуют следующие виды запасов:
  • Подготовительные. Для их использования в деятельности фирмы (будь-то торговля или производство) нужна предварительная подготовка.
  • Переходящие с конца одного периода отчета на следующий. Они обеспечивают безостановочность производственного цикла до приобретения следующей партии сырья.
  • Запасы, во время производимого учета находящиеся на стадии доставки.
  • Неликвидные запасы в течении долгого времени не применяются .

Относительно периода использования складируемые товары бывают:

  • Сезонные. Возникают в определенное время года , обусловлены временным повышенным спросом на товар в это время и, соответственно, запуском производства или торговли в этот период.
  • Страховые. Существуют на случай форс-мажорных ситуаций и гарантируют работу предприятия даже в это время без остановки.
  • Текущие. Основной вид запасов, служит для бесперебойной работы фирмы в промежутке времени от одной поставки до другой.

Согласно назначению запасы делятся на:

  • Товарные, то есть готовая продукция, ожидающая либо уже на стадии отправки потребителю.
  • Производственные запасы , предназначенные для внутреннего производственного потребления.

Каков склад, таков и бизнес

Такому звену предприятия, как складское хозяйство, следует уделять особое внимание

Насколько это важно, показывает схема, на которой представлен «круговорот» материальных потоков в коммерческой организации

Как осуществляется внутреннее перемещение товаров

Красные линии обозначают финансовые потоки, синие – материальные (товарные). Здесь видно, что сначала финансовые потоки направляются к поставщикам, затем они возвращаются назад, на склад фирмы, но уже в виде товаров. С другой стороны, материальные потоки, уходящие к клиентам, возвращаются в компанию в виде финансовых потоков. Данная схема весьма условна, так как она не отражает, к примеру, всей последовательности структур, через которые проходят эти потоки: здесь не обозначен коммерческий отдел, без которого весь этот «круговорот» становится просто невозможным. Однако она вполне наглядно демонстрирует роль складского хозяйства.

Известно, что финансовые потоки регламентируются по большей части законодательством, а вот материальные – собственными, внутренними процедурами. Точка соприкосновения первых и вторых, как входящих, так и выходящих, – склад. Иначе говоря, складское хозяйство является особым звеном, в пределах которого концентрируются процедуры, которые касаются не только функционирования самого склада, но и его совместной с другими звеньями деятельности. Это значит, что склад – своеобразный индикатор, который может сообщить о «здоровье» фирмы в целом. Тем более что и практика показывает: если на складе порядок, то и фирма наверняка функционирует отлично. Если же какие-то процессы «хромают», то и в самой компании имеются сбои. Именно поэтому руководители совершают большую ошибку, недооценивая роль склада.

Где брать идеи по оптимизации работы склада

Кроме постоянного контроля складскому хозяйству требуется регулярное проведение анализов всех рабочих процессов, цель которых – заблаговременное выяснение косвенных причин тех или иных недостатков. Нельзя однозначно утверждать, что изъяны в складских операциях непременно ведут к проблемам в остальных процессах компании. Но, с другой стороны, малейшие сбои в общей работе практически всегда сказываются на деятельности склада. Это означает, что постоянный контроль и анализ процессов складского хозяйства позволят вовремя обнаруживать проблему и оперативно ее разрешать в соответствии с интересами компании.

Проводить аудит в какой-то определенной сфере деятельности нужно не только для того, чтобы выявить несовершенства. Анализ является источником идей для разработки методов оптимизации рабочего процесса. Каждая мера по улучшению деятельности склада в свою очередь непременно благотворно отразится на работе компании в целом.

Вероятно, может возникнуть вопрос: нельзя ли один раз отрегулировать всю деятельность склада, упорядочить все процессы, а потом просто контролировать? К сожалению, ответ отрицательный. Ведь любая динамичная бизнес-среда подвержена изменениям, что-то устаревает, где-то появляются нововведения и т. п. Чтобы всегда держать руку на пульсе, своевременно реагировать на возникновение трудностей, нужно постоянно проводить анализ работы склада.

Партионный метод учета товара на складе

Как осуществляется внутреннее перемещение товаровКак следует из названия, эта методика ведения учета основывается на партиях товара, поступающих на склад. Согласно партионному методу, поступившая под одной товарно-транспортной накладной партия товара хранится отдельно.

Тем не менее состав каждой партии может содержать разные категории товара, сорта и наименования. Каждую партию, под которой подразумевается товар, поступающий одновременно с одним транспортным документом, хранят отдельно.

В состав партии могут входить товары разных сортов и названий. Поступившую партию регистрируют в специальном журнале учета поступающей продукции. Номер партии является порядковым номером при регистрации, его указывают в расходных документах вместе с названием товара, отпущенного из партии.

Материально ответственное лицо обязано открыть на каждую партию товара партионную карточку – одну для склада, а другую для бухгалтерии или завести запись в базе данных, если ведение складского учета компьютеризировано.

Запись в партионной карточке в приходе делается на основании документа, сопровождающего поступившую продукцию.

В нем должны быть указаны:

  • номер,
  • дата,
  • номер склада,
  • фамилия, имя и отчество лица, принимающего товар,
  • поставщик,
  • количество товара (с указанием цены, сорта и названия),
  • место хранения (для продовольственной продукции – общее число мест; для непродовольственной – номер каждого места).

В расходную часть партионной карточки проставляются:

  • дата отпуска,
  • номер документа,
  • количество в натуральных показателях отпущенного товара,
  • остаток товара в конце месяца,
  • итог за месяц.

Записи по продовольственной части товара ведутся линейным позиционным методом по отдельно взятому тарному месту, вплоть до внесения конкретной товарной единицы. Это имеет особое значение, когда ведется учет продукции, имеющей уникальный заводской номер, например при реализации ювелирных изделий.

Эта методика позволяет усилить контроль над сохранностью материальных ценностей и предупреждает пересортировку товара. С этой же целью следует указывать номер партии на ящиках, пакетах и других товарных местах, а на отрезах ткани – писать или наклеивать кусковой ярлык (партионный кусковой учет).

Когда учет ведется по каждой конкретной единице товара, активно используют уникальный заводской номер изделия, а поступление товара сопровождается присваиванием ярлыка с отдельным номером, который и вносится в партионный лист на момент оприходования товара на складе.

Когда вся партия товара реализована, материально ответственному лицу необходимо закрыть партионную карту. Для этого составляется акт, что товар партии израсходован, после чего товаровед и заведующий складом расписываются в этом.

Форму акта составляют в зависимости от разновидности товара и наличия отклонений от количества оприходованного товара. Данный акт, партионную карточку, отчет по товару и тару материально ответственное лицо обязано передать в бухгалтерию на проверку.

Если проверка по партии выявляет недостачу товара в пределах нормы естественного убытка, происходит списание за счет учреждения, а недостача сверх нормы взыскивается с материально ответственного лица. Если проверкой фиксируется излишек товара, его приходуют.

С помощью партионного метода учета выявляются результаты реализации партий товара без инвентаризации, которая проводится после закрытия каждой партии товара.

Ко всему прочему партионный способ позволяет контролировать сохранность материальных ценностей и помогает снизить товарные потери.

Однако в этом случае складская площадь используется не так рационально, как при сортовом методе учета. Кроме того, отсутствует возможность более оперативно управлять материальными запасами из-за хранения определенной разновидности товара в разных местах и отражения остатка в разных партионных карточках.

Существует также партионно-сортовой метод складского учета товара, при котором каждая поступившая партия хранится отдельно. В условиях большого ассортимента данная методика учета используется наиболее часто.