С чего начать разработку бизнес процессов

Что бывает, если система бизнес-процессов не отлажена

   Система бизнес процессов — это некий свод правил и задач, которые регламентируют все, что происходит в компании для каждого подразделения и в целом по предприятию. Если процессы разобщены, происходит следующее:

• отсутствие четко прописанных процедур и правил приводит к тому, что работники не стремятся выполнить задачи, которые им ставятся;
• отсутствие системы не позволяет ни вам, ни кому другому видеть процесс в целом, а значит, управление производится фрагментарно, не налажено межфункциональное взаимодействие между подразделениями, что ведет в конечном итоге к падению эффективности;
• система показателей, как и в целом система бизнес-процессов, ориентирована не на конечный результат, а на традиционную функциональную структуру подразделений, что ведет к несбалансированности с позиций сквозных процессов;
• система бизнес-процессов не работает — следовательно, никакой речи о реальном, а не формальном внедрении системы менеджмента качества (СМК) не ведется;
• при отсутствии современной технологии управление производится таким образом, что трудно увязать в единое целое все производственные цепочки, снизить потери. Отсюда производство становится неэффективным, ошибки сотрудников ведут к срывам сроков выполнения заказов и пр.;
• бизнес управляется по понятиям — при отсутствии полной документации руководители подразделений строят управление как умеют, а руководитель компании, вместо того, чтобы заниматься стратегическими задачами, вынужден вникать в каждое решение, боясь плохого качества работы, выполнять рутинные работы и контролировать всех сотрудников лично, теряя время, силы, возможности для более грандиозных задач;
• когда отсутствует четкая система бизнес-процессами, невозможно расширение бизнеса, нельзя открыть новых филиалов, и даже уход сотрудника наносит урон делу — поиск и обучение нового занимает так много сил и времени, что на все остальное их становится еще меньше.

     Что дает отлаженная система бизнес-процессов?

    Как только вы понимаете, что работа в вашей компании строится именно таким образом, нужно как можно быстрее сделать все, чтобы выстроилась система бизнес-процессов корректным образом. Только правильная организация и система бизнес-процессов, позволит выйти из постоянного решения текущих проблем и заниматься стратегическими задачами, освободиться от рутины и в конечном итоге, улучшить доходность бизнеса.

Потому что правильно выстроенная система бизнес-процессов позволяет сделать следующее:

• оргструктуру настроить на реальные процессы, происходящие компании посредством перехода от устаревших к эффективным методам управления. В конечном итоге это положительно скажется и на удовлетворенности клиентов тем продуктом, который предлагает компания;
• отладить качественное взаимодействие всех структур и их работу на конечный результат;
• улучшить качество работы сотрудников, при этом даже при увольнении одного всегда найдется замена другим;
• стандартизация деятельности посредством внедрения такой меры, как система бизнес-процессов, позволит тиражировать бизнес филиалами, расширять его направление и пр.;
• выработать новые показатели управления процессом, ориентированные на конечный результат;
• внедрить СМК настоящим, а не формальным образом;
• снизить потери, улучшить качество продукции, сделать производство более рациональным и пр.;
• создать ту базу знаний о предприятии, которая позволит выстроить эффективно работающую систему управления и высвободить руководителя для великих, а не рутинных дел. Вот для чего так необходима система бизнес-процессов.

   Таким образом отлаженая система бизнес-процессов приводит только к положительным результатам и даст возможность вашей компании выйти на новый уровень развития вашего бизнеса.

   Остались вопросы? Хотите выстроить систему бизнес-процессов, чтобы она приносила пользу вашей компании? Звоните по номеру 290-92-14, напишите нам на strateg@dar-link.ru или свяжитесь с нами по скайпу tubr221

МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ ИННОВАЦИОННАЯ НАУКА

организационными рисками. Грамотно выстроенные процессы управления организационными рисками и

конфликтологическая экспертиза, лежащая в основе институциональных практик медиации, должны быть

интегрированы в обще-организационное управление современными организациями.

Список использованной литературы

Рубин Дж., Салакюз Дж. Фактор силы в переговорах// Международная жизнь. 1990. № 3. С. 27Козер Л.А. Реалистический и нереалистический конфликт // Сост. и общ. ред. Н.В. Гришиной. СПб.: Питер, 2001. — С.59-67.

Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или переговоры без поражения: Пер. с анг. — М.: Наука, 3.

1990г. – С.155-158.

Луман Н. Проблемы теоретической социологии. СПб., 1994.

4.

Мангейм Б. Дж., Рич К.Р. Политология. Методы исследования: Пер. с англ./Предисл. А.К.

5.

Соколова. М.: Весь Мир, 1997.

Наумов С.Ю., Журавлев П.В., Шеховцев А.Ю., Федорова А.В. Риски в коммуникативном 6.

пространстве социума. Саратов: Изд-во ПАГС. 2004.

Олейник А.Н. Сбор, агрегирование и обработка качественных данных.//Социс.2014.№5.С.121Федорова А.В. Исследование современных организаций: теоретические основания и 8.

методологические установки.//Вестник ПАГС. №3(42). 2014.С. 108-116 Федорова Анна. Современные системы управления. LAP LAMBERT Academic Publishing. 2014.

9.

А. А. Вест, А. В. Фёдорова, 2015 УДК 309 А.О.Конушкина студентка 4 курса направления подготовки «Реклама и связи с общественностью»

А.В.Федорова к.ф.н. доцент кафедры социальных коммуникаций Политико-правовое управление Поволжский институт управления им. П.А.Столыпина – филиал РАНХиГС г. Саратов, Российская Федерация

Когда следует использовать бизнес-процессы

Используйте бизнес-процессы для автоматизации бизнес-процессов в фоновом режиме. Бизнес-процессы обычно инициируются событиями системы, поэтому пользователю не требуется знать, что они выполняются. Бизнес-процессы, работающие в фоновом режиме, называются «асинхронными». Бизнес-процессы можно также настроить таким образом, чтобы они запускались пользователями вручную. Используйте их, если требуется автоматизировать типовые задачи, такие как автоматическая отправка клиенту подтверждения по электронной почте при отгрузке заказа. Бизнес-процессы, работающие в режиме реального времени, называются «синхронными». Дополнительные сведения о бизнес-процессах см. в разделе Бизнес-процессы

Что такое бизнес-процесс

С понятием бизнес-процесса в источниках просто беда: универсальной и понятной формулировки нет. Дошло до того, что многие авторы попросту избегают таких объяснений и делают вид, что и так вся ясно – по умолчанию. Такая тактика – не самый плохой вариант, потому что изобретение собственных альтернативных формулировок вроде «бизнес сущности» может внести хаос и беспорядок в непростой процессный подход и все, что с ним связано. С учетом сказанного выше, определения основ бизнес-процесса следующие:

Процесс – продвижение, течение, ход событий. Это превращение «входа» в «выход».

Бизнес-процесс – фиксированная на носителе последовательность действий людей в коллективе для анализа, регламентации и оптимизации.

Неотъемлемой частью общего определения являются чрезвычайно важные детали, их можно назвать основными характеристиками бизнес-процесса:

Без людей нет бизнес-процессов. Если речь идет о действиях, выполняемых автоматами или программным обеспечением, то это уже технологическая цепочка или спецификация. Кроме того, конечный результат технологического процесса всегда неизменен, без вариантов. Если и есть брак, то вследствие нарушений в технологии. В бизнес-процессе результат может отличаться в зависимости от тех или иных условий, прописанных в цепочке («вилки» вариантов).

• В бизнес-процессе всегда участвует больше одного человека. Даже если действия расписаны для одного (индивидуальный горизонтальный процесс), всегда есть неявные «коллеги» по процессу – например, заказчики.
• Без описания нет бизнес-процесса. Иногда процессы описываются «как есть», иногда — «как должно быть». В обоих случаях это очень творческое дело.
• Никакие виды бизнес-процессов не могут быть идеальными на 100%. Всегда есть возможность оптимизации – хоть немедленно, хоть в будущем. Корректировка и совершенствование, учитывая человеческий фактор и в особенности научно-технический прогресс, одно из главных преимуществ процессного подхода перед любыми другими управленческими системами.
• Совершенствование бизнес-процессов постоянно и без конца – примерно такой слоган подойдет всем, кто всерьез занимается моделированием процессов.

Управляющие процессы

Входом в управляющие процессы чаще всего являются данные внутренних и внешних отчетов. Для них есть своя собственная классификация бизнес-процессов. Их можно разделить на две большие группы:

• Стратегические процессы, направленные на развитие компании, ее конкурентоспособность и текущую деятельность.
• Чисто управленческие, направленные на управление деятельностью компании.

Управляющие процессы – единственный вид процессов, к которым можно применить типовую структуру. Модель процесса одна и та же, а объекты управления – разные: это может быть управление персоналом, управление финансами, управление планированием и т. д. Что же касается типовой модели управляющих бизнес-процессов, то она следующая:

• Планирование – сбор и анализ информации, разработка плана действий.
• Коммуникации – разъяснения, мотивация и поддержка сотрудников перед началом работы.
• Реализация плана действий.
• Мониторинг работы согласно срокам и пунктам плана.
• Контроль – сравнение и анализ выполненных действий с планом.
• Корректировка плана дальнейших действий, оценка результатов.

Как описывать процесс

Как было замечено выше, создание бизнес-процессов – интереснейшая работа

Важное условие — показать сотрудникам, что это:

1. Не так сложно, как может показаться.
2. Чрезвычайно увлекательно и интересно.

Не так уж принципиально, кто именно будет собирать детальную информацию и последовательности действий каждого участника процесса – консультант, назначенный сотрудник или вся команда исполнителей процесса (самый лучший вариант). Главное – не спешить и собрать исчерпывающую и максимально детальную информацию для того, чтобы перевести ее в графическое изложение. Текстовый вариант тоже возможен, в данном случае жестких требований нет, но картинка работает лучше, чем «стена» текста. Особенно это касается случаев, когда бизнес-процессы описываются для большого количества людей.

Алгоритм описания бизнес-процессов:

Собрать участников процесса. Определить название и цель процесса. Зафиксировать начало и конец процесса – первое и последнее действия. Определить вход и все, что необходимо для входа (материалы, информация, другие ресурсы). Определить выход (все, что должно быть получено в итоге). Назвать этапы бизнес-процессов. Назвать владельца процесса с полномочиями и ответственностью

Точно определить и согласовать (очень важно!) исполнителя каждого этапа. Уточнить сроки выполнения каждой стадии, перечислить все необходимые сопутствующие документы и формы

Степень подробности бизнес-процессов может быть разной. Это зависит от аудитории читателей, для которой они описываются. Оптимальным вариантом кажется тот, который будет понятен новичку, пришедшему на новое место и вникающему в новые обязанности. Изучение бизнес-процесса с сопутствующими вопросами и пояснениями от наставника будет идеальным примером обучения на рабочем месте.

Полезным будет отдельно изложить ключевые процессы в укрупненном варианте на одной странице – «приподнять картинку», чтобы увидеть весь процессный ландшафт.

Мифы, ошибки и советы

• Серьезное и распространенное заблуждение – думать, что бизнес-процессы обязательно должны быть прибыльными. Это верно, если процесс связан, например, с прямыми продажами. Нельзя говорить о прибыли в других процессах – формировании кадровой отчетности или промежуточной отгрузки товара. Добавление ценности – не есть получение прибыли.
• Не нужно писать огромные простыни с подробнейшими деталями. На такие «шедевры» даже смотреть страшно, не говоря об изучении или оптимизации. Лаконичность и простота – важнейшие требования к оформлению бизнес-процессов.
• Нельзя путать корпоративные бизнес-процессы и IT процессы, которые не имеют ничего общего друг с другом, кроме названий. Считайте IT процессы просто полными тезками, не более того.
• Нет смысла изобретать свои «авторские» способы изображения процессов. Лучше всего использовать готовые системы, например BPMN2.0 или IDEF3, которые минимизируют ошибки и помогут стандартизировать ваши процессы, чтобы они были понятными самой широкой аудитории пользователей.
• Частая ошибка – описать бизнес-процессы «как есть» и на этом успокоиться. В результате получается «описание ради описания». Исполнители забывают, что создание графических процессов – лишь инструмент для достижения главной цели: улучшений, оптимизаций, снижения затрат, увеличения доходности и т. д. Прописать бизнес-процессы – только начало. Самое интересное начинается позже.
• При анализе и корректировке бизнес-процессов ни в коем случае нельзя игнорировать внешний контекст, особенно в современном быстро меняющемся мире. Контрагенты, конкуренты, кризисы, изменения в налогах – во внешней среде мелочей нет.
• Стереотипы, связанные с японскими «легендами» о бережливом производстве, принципах производства в Тойоте, системе «кайдзен» и т. д. Не имея понятия о сути японского менеджмента качества, консультанты или сами сотрудники стараются подогнать свою новую систему бизнес-процессов под японский трафарет. Чужие трафареты никогда и никому не помогали, особенно это касается японских разработок, которые связаны, прежде всего, с особенностями культуры и менталитета.
• Слишком много внимания уделяется второстепенным деталям: подробное описание процесса заказа корпоративных обедов вряд ли сыграет какую-либо роль в повышении эффективности работы компании. Описывать и оптимизировать нужно все действия во всех отделах, но приоритеты нужно знать и соблюдать.

— 250 МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ ИННОВАЦИОННАЯ НАУКА

Предоставление информации о состоянии и тенденциях рынка труда, полученной от работодателей, студентам и выпускникам института (газеты «Работа сегодня» и журнал «Карьера», развешены 4 доски с вакансиями по факультетам).

Формирование и ведение банка вакансий по заявкам работодателей (370 вакансий – 176 постоянной и 194 временной занятости), внедрена в работу новая форма регистрации соискателей web-резюме и предоставление вакансий с помощью электронной почты.

Проведение карьерных мероприятий с работодателями: проведение мастер-классов с участием работодателей, презентаций на базе института (24 презентации), практических занятий на базе организаций, деловых игр с работодателями, внедрение Дня работодателя на факультете.

Взаимодействие с выпускниками-работодателями: поддержка связи с выпускниками института, их привлечение в качестве работодателей для будущих выпускников (пресс-конференция с выпускниками «5 шагов к успеху», 11 мастер классов с руководителями-выпускниками, получено более 30 вакансий от бывших выпускников) и проведение традиционного опроса работодателей для выявления их ожиданий от сотрудничества с институтом и степени качество подготовки выпускников.

При анализе внешних организационных коммуникаций Поволжского института управления имени П.А.

Столыпина были исследованы три приоритетных направления по взаимодействию с работодателями и сделаны следующие выводы:

В деятельности института внешние организационные коммуникации играют важную роль. Институт активно сотрудничает с работодателями: организовывает временную и постоянную занятость студентов, заключает соглашения с работодателями, получает большое количество заявок от организаций, осуществляет подбор кандидатов на вакансии. Оба участника данного коммуникационного процесса являются активными и выполняют обе роли (отправитель – получатель), наличие обратной связи: организации-работодатели присылают заявки, а институт отправляет к ним кандидатуры.

Особое внимание в институте уделяется непосредственным встречам студентов с работодателями, что увеличивает число трудоустроенных (эффект прямого контакта) и повышает заинтересованность работодателя, так как он сам может пообщаться с будущими кандидатами на вакансии и оценить их способности. Институт сохраняет и поддерживает тесную связь с выпускниками и активно привлекает их в качестве работодателей, что способствует установлению новых связей с другими организациями и увеличивает базу контактов института, устраивает для студентов личные встречи с выпускниками-работодателями, способствующие эффективному трудоустройству студентов

Для института очень важны мнения, оценки и ожидания работодателей, это означает, что институт в своей деятельности учитывает интересы другой стороны коммуникационного процесса

Институт сохраняет и поддерживает тесную связь с выпускниками и активно привлекает их в качестве работодателей, что способствует установлению новых связей с другими организациями и увеличивает базу контактов института, устраивает для студентов личные встречи с выпускниками-работодателями, способствующие эффективному трудоустройству студентов. Для института очень важны мнения, оценки и ожидания работодателей, это означает, что институт в своей деятельности учитывает интересы другой стороны коммуникационного процесса.

Таким образом, рефлексия, проведенная нами, как исследователями, по отношению к современным коммуникациям позволила выделить структурные и функциональные компоненты коммуникаций. Нам удалось установить, что современные коммуникации имеют организационную природу, т.к. коммуникационные практики реализуются в организациях. Они интегрированы в структурные и функциональные составляющие организационной жизни, обеспечивают организационную целостность

Проведенное самостоятельное исследование проявляет важность для организаций процесса управления внутренними и внешними коммуникациями. Особенно внешние организационные коммуникации важны в процессе построения комплексных показателей эффективности деятельности

Представление процесса

Обычно, процесс в вычислительной системе представлен (также говорят, «владеет») следующими ресурсами:

образом исполняемого машинного кода, ассоциированного с программой;

• памятью (обычно некоторой областью виртуальной памяти), которая включает в себя:
  • исполняемый код;
  • входные и выходные данные процесса;
  • стек вызовов (для отслеживания активных подпрограмм);
  • кучу для хранения промежуточных результатов вычислений, генерируемых во время выполнения;

• дескрипторами ресурсов операционной системы, выделенными для процесса, например, файл
• файловыми дескрипторами (в терминологии ОС Unix) или «хэндлами» (в терминологии ОС Windows);

атрибутами безопасности, такими как владелец и набор полномочий процесса (допустимых операций);

• состоянием процессора (контекстом), таким как:
  • содержимое регистров;
  • схема преобразования виртуальных адресов в физические;
  • и т. д.

Контекст текущего процесса выгружается в память, когда выполняется переключение на другой процесс.

Операционная система хранит большую часть информации о процессах в таблице процессов.

В операционных системах, поддерживающих потоки выполнения (нити), потоки также владеют собственными ресурсами. Обычно это только состояние процессора, хотя потоки могут использовать и другие ресурсы.

Для снижения вероятности влияния процессов друг на друга и вероятности отказа системы (например, взаимных блокировок или пробуксовки) операционная система обеспечивает изоляцию процессов и выделяет необходимые им ресурсы. Также операционная система предоставляет механизмы для взаимодействия процессов безопасными и предсказуемыми способами.

Представление процесса в памяти

В данном разделе рассмотрено представление процесса в памяти операционной системы Linux и архитектуры x86. Подобное представление мало отличается от многих других многозадачных операционных систем и архитектур. Например в amd64, наследнике x86, стек вызовов точно так же растёт сверху вниз, но размер адресного пространства увеличен до 248 байт.

Представление программы в памяти в пространстве пользователя

Linux использует плоскую модель памяти, и поэтому в данной архитектуре каждому процессу доступно 232 байт памяти. Вся виртуальная память делится на пространство пользователя и пространство ядра. Пространство ядра занимает один гигабайт памяти, начиная с самого старшего адреса. Всё остальное пространство, то есть, три гигабайта отведено под пространство пользователя.

На схеме справа показано представление пользовательского пространства любого процесса. Пространство ядра едино для всех процессов, так как в операционной системе может существовать только один экземпляр ядра. После запуска программы в оперативную память импортируются команды процессора (машинный код) и инициализированные данные. В то же время в старшие адреса импортируются аргументы запуска, а также переменные окружения.

В области инициализированных данных хранятся данные, доступные только для чтения. Это могут быть, например, строковые литералы.

В области неинициализированных данных, как правило, хранятся глобальные переменные.

Куча (heap) используется для выделения памяти во время работы программы. В Linux для этого существует системный вызов .

Область стека используется для вызова процедур.

Также немаловажной деталью является наличие случайного отступа между стеком и верхней областью, а также между областью инициализированных данных и кучей. Делается это в целях безопасности, например, для предотвращения встраивания в стек других функций.. Динамически подключаемые библиотеки и отображения файлов располагаются между стеком и кучей.

Динамически подключаемые библиотеки и отображения файлов располагаются между стеком и кучей.

Нотация IDEF0

Данная нотация не является дружественной для новичков и пользователю очень желательно ознакомиться с основами моделирования в IDEF0 самостоятельно или прослушать соответствующий семинар перед началом моделирования процессов верхнего уровня. Реализация этой нотации в Business Studio вносит дополнительные условности, которые бизнес-аналитик, рисующий диаграмму должен учитывать.

Особенности реализации нотации IDEF0 в Business Studio:

1. Участники процессов на схеме IDEF0 не отображаются, их нужно указывать в свойствах процесса.

Нажмите, чтобы увеличить

С нашей точки зрения, было бы удобнее отображать ответственность на графической диаграмме, а не в свойствах блока, содержание которого не видно на схеме.

2. Название стрелки ≠ содержанию.

Сначала Вы создаёте стрелку, вписываете её название вручную, а затем закрепляете за стрелкой какой-то реальный объект. Хотите заменить или добавить другой объект – не забудьте снова вручную переименовать стрелку. Если перетащить документ на диаграмму, то первичное название стрелки подставится автоматически, но синхронизации никакой в дальнейшем не будет, при переименовании документа текст над стрелкой не меняется.

А теперь представьте, что произойдёт, если Вы переименуете или удалите какой-то документ из уже заполненной базы данных. Объект удалится из свойств стрелок, но пользователю необходимо будет вручную во всех бизнес-процессах переименовать стрелки либо воспользоваться переименованием стрелок в справочнике «Словарь стрелок».

Нажмите, чтобы увеличить

Подобный подход к именованию стрелок вносит дополнительные трудности для пользователя и сводит на нет преимущества систем бизнес-моделирования, которые должны брать на себя всю рутинную работу по сохранению целостности модели автоматически.

Было бы удобно, если бы Business Studio проверяла внесение изменений в модель (например, переименование или удаление документа), отслеживала, содержание каких стрелок было этим действием изменено и предупреждала пользователя о необходимости переименовать соответствующие стрелки.

3. Несоответствие модели верхнего уровня процессам нижнего уровня.

Продолжая тему целостности модели, хочется обратить внимание на то, что при декомпозиции процессов, взаимодействия из схем верхнего уровня переносятся на нижний не всегда. В документации к Business Studio есть отдельная глава, посвященная особенностям связывания процессов разных нотаций по входам и выходам с перечнем правил и ограничений так называемого «автосращивания связей»

Если не знать всех тонкостей и нюансов, то можно легко нарушить целостность модели, когда взаимодействия на верхнем уровне процессов, например, на схеме IDEF0 не будут соответствовать взаимодействиям в процессах нижнего уровня, в нотациях BPMN или EPC.

Хотелось бы, чтобы Business Studio имела какой-то механизм проверки целостности построенной модели, хотя бы на описанные выше противоречия, так как отследить подобные ошибки вручную в визуальном режиме бывает достаточно сложно.

Подробнее о бизнес-процессах и действиях

Процессы могут проверять условия, применять логику ветвления и выполнять действия. Эти действия выполняются поэтапно. В следующей таблице описываются доступные этапы в бизнес-процессе и процессах действий. Дополнительные сведения см. в разделах о каждом типе процесса.

Дополнительные сведения для разработчиков см. в разделе руководства для разработчиков Автоматизация бизнес-процессов в приложениях Customer Engagement.

См. также

Обзор последовательности операций бизнес-процессаСоздание последовательности операций бизнес-процессаСоздание потока задач для мобильного приложенияПроцедуры бизнес-процессаДействия

Общее описание

Блок бизнес-процессов и задач предназначен для автоматизации порядка взаимодействия пользователей при совместной работе.

В программе предусмотрено несколько «простых» типовых процессов, на основе которых можно построить сложные составные и комплексные процессы.

Каждый «простой» типовой процесс при выполнении порождает задачи. Выполнение задач продвигает процесс по его карте маршрута. Процесс считается завершенным, когда выполнены все его задачи.

«Простые» типовые процессы можно разделить на процессы с одним и несколькими исполнителями.

Для некоторых процессов с несколькими исполнителями есть возможность настроить порядок выполнения задач. Этим порядком определяется создание задачи для конкретного исполнителя.

Комплексный процесс строится на основании «простых» типовых процессов с возможностью настроить порядок их выполнения.

Составные процессы построены на основе простых процессов, но порядок их выполнения жестко определен и недоступен для изменения в режиме «Предприятие». В программе есть три составных процесса обработки документов: обработка внутренних, входящих и исходящих документов.

Для работы с процессами и задачами предусмотрены специальные рабочие места. Подробнее в таблице ниже.