Как вести кассу ООО?

Совокупность всех операций (доходов и расходов), выполняемых с наличными средствами называют кассой. В ней должны отражаться все операции с наличными. Поэтому вести кассу ООО должны обязательно, даже если количество операций с наличными минимально (например, только закупка канцелярии или оплата услуг сторонних специалистов).
Кассу иначе можно назвать кошельком предпринимателя. Ее ведение включает прием и выдачу средств, составление кассовых документов. Обязанность по ведению кассы не зависит от режима налогообложения.

Документы, необходимые для ведения кассы

• Приходные ордера. В них отражают сведения о поступлении наличных денег, необходимых для ведения деятельности (описывается операция, указывается сумма).
• Расходные ордера. Они содержат информацию о расходовании средств (описание операции, размер суммы).
• Кассовая книга. В ней отражается информация о поступлении средств и их расходовании. Основанием для заполнения служат ордера.

Руководство

Для ведения кассы потребуется завести кассовую книгу. Она представляет собой бухгалтерский документ установленной формы. Ее ведение обязательно для всех видов предприятий. Заполнение может вестись вручную или с использованием программного обеспечения.

Основываясь на данных из приходных и расходных ордеров, заполняют кассовую книгу. Стандартная книга представляет собой журнал. На его титульном листе указывают информацию о предприятии, год ведения, наименование подразделения. При активной кассовой деятельности одного журнала может быть недостаточно. Тогда заводят второй, указывая на титульном листе период его ведения.

На листах журнала приведена готовая форма, в которую и вносят информацию с ордеров. По итогам рабочего дня сводится остаток. Листы книги разделены на две части: непосредственно книга и отчет кассира. Они заполняются одинаково. Первая часть затем подшивается к книге, а к отчету прикладываются первичные документы (ордера, выписки).

По итогам дня лист книги должен быть заполнен вручную в журнале или распечатан. Все листы должны быть пронумерованы, их хранят в кассе. В конце календарного года их подшивают в одну книгу, скрепляют печатью. Своей подписью заверяет журнал главный бухгалтер или руководитель.

Если предприниматель не ведет кассу (у него нет кассовой книги, не заполняются кассовые документы), то на него может налагаться штраф. Контроль ведения кассы осуществляет инспектор налоговой.

Полезный совет и рекомендации эксперта

Заполнение кассовой книги может вестись при помощи онлайн сервиса. Правилами установлено, что ее листы нужно распечатывать по итогам каждого дня. Выяснить соблюдение этого пункта практически невозможно. Если операций немного, то можно формировать кассу по итогам определенного периода (неделя, месяц). В конце года все документы должны быть обязательно распечатаны.

Вопрос: ООО не проводит никаких операций с наличностью. Должно ли оно вести кассу?
Ответ: Законодательно нет никаких оговорок по поводу случаев, когда предприниматель не использует в своей деятельности наличные средства. Поэтому инспектор налоговой имеет полное право проверить ведение кассы. В этом случае можно составить заявление в свободной форме, в котором указать на отсутствие операций с наличными.

Вопрос: У ООО имеются обособленные подразделения. Можно ли вести кассу ООО одну для всех подразделений?
Ответ: Нет, для каждого подразделения должна вестись своя книга.

Вопрос: Что подразумевается под понятием «кассовая дисциплина»?
Ответ: «Кассовая дисциплина» подразумевает совокупность правил, согласно которым должны вестись наличные расчеты. Иными словами, это та же касса со всем перечнем документации, которую должен вести предприниматель.