Деловые письма и их виды
Содержание
Требования к оформлению деловых писем
Помимо структуры
еще одной важной составляющей грамотного
делового письма является его аккуратное
оформление. Деловое письмо должно иметь
следующие реквизиты: 1
Дата. 2. Номер.
3. Ссылка на дату и номер полученного
письма. 4. Адресат. 5. Заголовок (отвечающий
на вопрос о
чем письмо?
6. Текст. 7. Отметка о наличии приложений.
8. Подпись. 9. Отметка об исполнителе.
Деловое письмо
обязательно должно иметь поля
слева – около трёх сантиметров, справа
– около полутора. Советуем Вам пользоваться
стандартными формами Microsoft Word. Поля
необходимы для возможных заметок,
которые будет делать адресат, а также
для подшивки письма в архивную папку.
Регистрационный
номер письма,
включающий в себя дату подписания письма
руководителем, необходим для Вашего же
удобства. Например, Вы решили отправить
письмо в другую организацию и не присвоили
ему дату и номер. А если эта компания
получает несколько тысяч писем в день,
как Вы будете отслеживать судьбу своего
послания? Обычно ищут по дате и номеру.
Особенно это актуально для государственных
учреждений. Письмо-ответ помимо
собственного исходящего номера должно
также содержать информацию о номере
входящего письма, ответом на которое
оно является. Регистрационный номер
ставится в верхнем левом углу письма.
Естественно, что в любой организации
входящие и исходящие письма должны
аккуратно регистрироваться.
Шапка письма,
содержащая обращение к адресату,
размещается чуть ниже регистрационного
номера и обычно оформляется следующим
образом: должность и ФИО адресата пишутся
в верхнем правом углу письма. Непосредственно
обращение оформляется по центру письма.
Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Шрифт
письма принципиальным образом влияет
на его восприятие адресатом. Шрифт не
должен быть слишком мелким или слишком
крупным. Стандартной практикой является
использование шрифта Times New Roman с 12-м
размером кегля и единичным интервалом
между строками. Но если Вам известно,
что у адресата плохое зрение, проявите
заботу – увеличьте шрифт письма. К
выбору шрифта писем личной деловой
переписки (приглашения, поздравления,
соболезнования и т.п.) можно подойти
более творчески.
Информация об
исполнителе
должна обязательно содержаться во всех
деловых письмах, которые подписывают
топ-менеджеры компании и руководители
подразделений. Это позволит адресату
быстро найти конкретного специалиста,
отвечающего за решение вопроса в
компании-отправителе.
Информация об
исполнителе должна содержать его ФИО
(желательно полностью, иначе Вашему
адресату будет сложно начинать телефонный
разговор, который может потребоваться
для выяснения дополнительной информации)
и номер контактного телефона – рабочего
или мобильного. Также желательно указать
адрес электронной почты.
Информация об
исполнителе пишется в самом конце письма
после подписи. Кегль его шрифта должен
быть на одну или две единицы меньше
шрифта основного текста письма.
Понятие письмо. Письмо в Древнерусском государстве.
Письмо
— обобщенное наименование различных по
содержанию документов, служащих средством
общения между учреждениями, частными
лицами. Письма
— одно из самых распространенных средств
общения в сфере деловых отношений. Они
составляют до 80% общего объема документов
любой организации. Письмо является
своего рода «визитной карточкой»
организации. Грамотно составленное и
оформленное деловое письмо говорит о
высоком уровне культуры делового
общения, что, несомненно, характеризует
организацию с лучшей стороны.
В
древнем мире
не очень сильно уделяли внимание ,
правилам написания деловых писем, а
лишь только в средних веках стали
обращать внимание. Первые документы на
Руси появились в 10 веке,
в Киевском государстве существовала
своя русская письменность
Свидетельством
этого служат, в частности, договоры
киевских князей с Византией: Олега —
911г., Игоря — 945 г. Примечательно, что в
обоих договорах упоминается о практике
составления документов, а
в 11 веке уже появился первый свод законов
Киевской Руси, появляется и Русская
Правда, в половине 11 века Правда
Ярославича. Но даже в ранних вориантах
Русской Правды присутствовали уже
характерные черты делового стиля. В 14
веке произошли большие изменения в
письменности во второй половине 15 в.
появилось Московское княжество, местные
канцелярии получают название «Приказы»
появились «челобитные» и «грамоты».
Письменность
использовалась и как средство
документирования, и как средство обмена
информацией и она призвана была
удовлетворять растущие потребности
государственной и частной жизни. В
феодальном государстве применяется
документирование правовых отношений,
прежде всего в целях укрепления прав и
привилегий господствующего класса
феодалов, охрана частной собственности
(жалованные, вкладные грамоты), укрепление
власти феодального государства и
отдельных феодалов, их прославление
(летописи, надписи на могилах). Накопление
традиций в сфере документирования вело
к формированию круга профессиональных
специалистов в области создания и
обработки документов. Первоначально
их состав пополнялся за счет церковных
псаломщиков и дьяков.
Однако
в период Древнерусского государства и
феодальной раздробленности о системе
определенных норм и правил говорить
еще преждевременно. Об этом периоде
можно говорить как о периоде постепенного
создания традиций русского ведения
документов, накопления опыта
документирования и ведения переписки,
обработки и хранения документов,
обеспечения их сохранности, в том числе
защиты от несанкционированного доступа
и подделки.
Деловое письмо и его функции.
Деловое
письмо выполняет ряд важных функций.
Прежде всего, это – информационная
функция. В
письме фиксируются факты, сведения,
мнения и другие явления практической
и мыслительной деятельности людей.
Письмо обладает организационной
функцией. С
помощью письма обеспечивается воздействие
на людей в целях организации и координаты
их деятельности. Внешние связи организаций
обеспечивает коммуникативная
функция
письма. Письмо несет юридическую
функцию,
поскольку его содержание используется
в качестве свидетельства, доказательства
при рассмотрении спорных вопросов
сторонами отношений. Наконец, письмо
выполняет воспитательную
функцию,
поскольку требует повышенного уровня
образовательной подготовки, дисциплинирует
исполнителя, а хорошо оформленное письмо
воспитывает эстетический вкус
управленческого персонала, поддерживает
престиж организации – автора документа.
Информация,
которую содержит в себе письмо, может
быть выражена на любом языке, зафиксирована
любым способом и на любом носителе с
целью последующего ее обращения
(передачу, прием, обработку, хранение,
поиск, размножение) в сфере делопроизводства.
Что
касается языка, то тексты писем
составляются на русском или национальных
языках в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации
и ее субъектов о государственных языках.
Переписка в сфере внешнеэкономической
деятельности ведется на русском или
ином языке, предусмотренном коммерческим
договором между деловыми партнерами.
К
числу основных средств фиксации деловой
информации относятся ручные пишущие
средства, пишущие машинки, диктофонная
техника и печатающие устройства
персональных компьютеров.
В качестве носителей
информации находят применение носители
на бумажной основе (несветочувствительные),
микроносители визуальной и звуковой
информации (кино- и фотопленка, CD-диски),
носители для записи и хранения компьютерной
информации (дискеты, картриджи и
CD-диски). Следует подчеркнуть, что
основным носителем деловой информации
на сегодня является бумага.
Письма
оформляют на специально спроектированных
для этого вида документов бланках с
последующим нанесением на них необходимых
информационных элементов – реквизитов.
Требования к оформлению писем складываются
из требований, оговоренных нормативными
документами (стандартами); норм и правил
русского языка; учета особенностей
делового стиля, сложившегося в сфере
управления за последние 100-150 лет, а также
норм и правил делового этикета,
проявляющегося в форме изложения текста.
